एक अच्छी हायरिंग प्रक्रिया शुरू से अंत तक कैसी दिखती है

आपने अभी किसी ऐसे व्यक्ति को ऑफर दिया है जिसने बातें तो बहुत अच्छी कीं, लेकिन काम के लिए गलत साबित हुआ। अब आप पूरी प्रक्रिया को दोबारा खंगाल रहे हैं यह पता लगाने के लिए कि कौन-सा एक कदम गलत हुआ। आमतौर पर यह एक कदम नहीं होता। दरअसल कोई प्रक्रिया थी ही नहीं — बस मन-मुताबिक फैसलों की एक श्रृंखला थी, जो संयोग से हर बार एक ही क्रम में हो जाती थी।

एक अच्छी हायरिंग प्रक्रिया कोई सख्त HR रस्म नहीं है। यह चेकपॉइंट्स की एक छोटी श्रृंखला है, जिनमें से हर एक अलग तरह की गलती पकड़ने के लिए बनाया गया है। किसी चेकपॉइंट को छोड़ देने से आप समय नहीं बचाते, बल्कि जोखिम को आगे टाल देते हैं, उस बिंदु तक जहां उसे ठीक करने में कहीं ज़्यादा कीमत चुकानी पड़ती है।

यहाँ बताया गया है कि यह क्रम कैसा दिखता है, और हर कदम असल में किसलिए है।

चरण 1: विज्ञापन लिखने से पहले लिखें कि नौकरी में क्या चाहिए

ज़्यादातर जॉब विज्ञापन या तो पिछले व्यक्ति की याद से लिखे जाते हैं जो उस भूमिका में था, या फिर ऑनलाइन मिले किसी टेम्पलेट से। विज्ञापन का एक भी शब्द लिखने से पहले, एक खाली पन्ने पर इन तीन सवालों के जवाब दें:

• इस व्यक्ति को पहले महीने में क्या करना होगा, जिसे अगर खराब तरीके से किया गया तो व्यवसाय को असल में नुकसान पहुँचे?
• वह कौन-सा एक कौशल है जिसकी कमी को कोई भी उत्साह पूरा नहीं कर सकता?
• क्या नौकरी पर सिखाया जा सकता है, और क्या पहले से ही होना ज़रूरी है?

इसमें पंद्रह मिनट लगते हैं, और यही वह कदम है जिसे लगभग सभी छोड़ देते हैं। इसके बाद जो कुछ भी आता है — विज्ञापन, स्क्रीनिंग प्रश्न, टेस्ट, इंटरव्यू — सबका संबंध इसी सूची से होना चाहिए। अगर आपके इंटरव्यू का कोई सवाल इस सूची की किसी चीज़ से नहीं जुड़ता, तो उसे हटा दें।

चरण 2: सबूतों की जांच करें, माहौल की नहीं

जब आवेदन आते हैं, तो आपका मन एक अच्छे स्कूल, किसी पहचाने जाने वाले नियोक्ता के नाम, या साफ-सुथरे ढंग से बने CV को देखकर उसकी तरफ खिंच जाता है। इनमें से कोई भी यह नहीं बताता कि कोई व्यक्ति नौकरी कर सकता है या नहीं। जो बात इसका अनुमान देती है वह है सबूत: क्या उन्होंने कुछ ऐसा किया, जिसका कोई नतीजा निकला, जो उस काम से मिलता-जुलता है जो आप उनसे यहाँ करवाना चाहते हैं।

एक तेज़ फ़िल्टर जो काम करता है: हर CV को एक बार पढ़ें, सिर्फ उन वाक्यों को देखें जो किसी काम और उसके नतीजे का वर्णन करते हों ("कतार को फिर से व्यवस्थित करके रिटर्न प्रोसेसिंग समय को कम किया") न कि सिर्फ किसी ज़िम्मेदारी का ("रिटर्न प्रोसेसिंग के लिए ज़िम्मेदार")। शॉर्टलिस्टिंग सबूतों की सघनता के आधार पर करें, न कि दिखावे के आधार पर। यह सुनने में जितना खुरदुरा लगता है, उतना ही यह किसी लोगो देखकर बने मन-मुताबिक फैसले से कहीं बेहतर है।

चरण 3: इंटरव्यू से पहले असली कौशल की जांच करें

यह वह कदम है जिसे ज़्यादातर छोटी कंपनियां पूरी तरह छोड़ देती हैं, और यही वह कदम है जो आपकी पिछली गलत हायरिंग को पकड़ सकता था। एक इंटरव्यू आपको यह बताता है कि कोई व्यक्ति काम के बारे में कैसे बात करता है। एक टेस्ट आपको यह बताता है कि वह वह काम कर भी सकता है या नहीं।

इसे बहुत विस्तृत बनाने की ज़रूरत नहीं है। एक आधे दिन का टेक-होम टास्क, एक छोटा वर्क सैंपल, या नौकरी के लिए ज़रूरी विशिष्ट कौशल का एक संरचित टेस्ट — ये सब एक बातचीत से बेहतर हैं, क्योंकि बातचीत आत्मविश्वास को इनाम देती है और टास्क योग्यता को। अगर आप इसे खुद बना रहे हैं, तो इसे इतना छोटा रखें कि एक अच्छा उम्मीदवार इसे आपके बताए गए समय में पूरा कर सके, और इसे उस रूब्रिक के आधार पर स्कोर करें जो आपने किसी भी जवाब को देखने से पहले लिखा था।

यही वह जगह भी है जहां AssessFit जैसा टूल एक असली शॉर्टकट साबित होता है, न कि सिर्फ एक अच्छी-सी सुविधा — इसे इस तरह बनाया गया है कि CV का योगदान अंतिम स्कोर में कभी 30% से ज़्यादा नहीं हो सकता, जिससे फैसला वापस इस बात पर केंद्रित हो जाता है कि कोई व्यक्ति असल में क्या कर सकता है। लेकिन चाहे आप कोई प्रोडक्ट इस्तेमाल करें या स्प्रेडशीट, सिद्धांत वही रहता है: किसी पर मोहित होने से पहले उसे टेस्ट करें।

चरण 4: एक संरचित इंटरव्यू लें

जब तक आप इंटरव्यू लें, आपके पास CV और टेस्ट से पहले ही कुछ संकेत मौजूद होने चाहिए। इंटरव्यू का काम यह जांचना है कि व्यक्ति का निर्णय कैसा है, न कि पहली बार उसका कौशल खोजना। भूमिका के हर उम्मीदवार से एक जैसे मूल सवाल, एक ही क्रम में पूछें, और बातचीत के दौरान ही नोट्स लें, बाद में नहीं — याददाश्त खालीपन को धारणाओं से भरती है, और धारणाएं ही वह चीज़ हैं जिन्हें आप कम करने की कोशिश कर रहे हैं।

भूमिका चाहे जो भी हो, यह सवाल ज़रूर पूछने लायक है: "मुझे बताइए कि कब आप काम पर किसी बात को लेकर गलत साबित हुए और किस चीज़ ने आपका मन बदला।" इसे अच्छी तरह से नकली बनाना मुश्किल है, और यह आपको इस बारे में लगभग किसी भी अन्य सवाल से ज़्यादा बताता है कि कोई व्यक्ति दबाव में कैसा व्यवहार करेगा।

चरण 5: संदर्भों (references) की सही तरीके से जांच करें

ज़्यादातर संदर्भ जांचें एक फोन कॉल की बर्बादी होती हैं क्योंकि वे पूछती हैं "क्या आप इनकी सिफारिश करेंगे?" — यह ऐसा सवाल है जिसका हर संदर्भ हां में जवाब देता है, क्योंकि उम्मीदवार ने खुद उन्हें चुना था। इसके बजाय कोई विशिष्ट और जांचने-योग्य बात पूछें: "आप चाहते कि वे अपने पिछले तीन महीनों में क्या अलग करते?" या "किस तरह के काम में उन्हें सबसे ज़्यादा मदद की ज़रूरत पड़ती थी?" आप यहाँ खतरे के संकेत नहीं ढूंढ रहे, आप बारीकियां ढूंढ रहे हैं — यह अंतर कि कोई उम्मीदवार खुद का वर्णन कैसे करता है, और जिसने उसके साथ काम किया है वह उसका वर्णन कैसे करता है।

चरण 6: सभी को एक ही तरीके से स्कोर करें, फिर फैसला लें

अपने स्कोरिंग मानदंड पहले इंटरव्यू से पहले लिख लें, न कि सबसे मिलने और अपने पसंदीदा तय करने के बाद। तीन या चार मानदंडों पर एक साधारण 1–5 स्केल — कौशल टेस्ट, संरचित इंटरव्यू, संदर्भ जांच, संकीर्ण रूप से परिभाषित संस्कृति-फिट (यह कि वे असहमति को कैसे संभालते हैं, न कि यह कि आप उनके साथ बीयर पीना चाहेंगे या नहीं) — फैसले को सबूतों पर टिकाए रखता है, न कि उस व्यक्ति पर जिसने आखिरी इंटरव्यू सबसे अच्छा दिया था।

यहाँ ईमानदार सीमा यह है: कोई भी स्कोरिंग सिस्टम निर्णय-क्षमता को खत्म नहीं करता, और उसे करना भी नहीं चाहिए। यह सिर्फ उस निर्णय को दिखाई देने योग्य और तुलना करने योग्य बनाता है, ताकि आप उस फैसले को खुद को और उस व्यक्ति को समझा सकें जिसे आपने नहीं चुना।

चरण 7: अच्छे से ऑफर दें, अच्छे से मना करें

एक बार फैसला हो जाने के बाद ऑफर तेज़ी से आगे बढ़ना चाहिए — अच्छे उम्मीदवारों की समानांतर रूप से अन्य बातचीतें चल रही होती हैं, और धीमा ऑफर कम दिलचस्पी जैसा लगता है, भले ही यह सिर्फ प्रशासनिक देरी हो। अस्वीकृति भी लगभग उतनी ही मायने रखती है: एक छोटा, विशिष्ट, इंसानी नोट (कोई ऐसा टेम्पलेट नहीं जो किसी पर भी लागू हो सके) उन चंद चीज़ों में से एक है जो कोई उम्मीदवार आपकी कंपनी के बारे में सालों तक याद रखता है, चाहे किसी भी दिशा में।

चरण 8: पहले 90 दिन भी हायरिंग का ही हिस्सा हैं

एक प्रक्रिया जो हस्ताक्षरित ऑफर पर खत्म हो जाती है, वह पूरी नहीं है — उसने सिर्फ जोखिम को प्रोबेशन तक टाल दिया है। हर मील के पत्थर के लिए विशिष्ट, लिखित अपेक्षाओं के साथ 30, 60, और 90 दिनों पर एक असली चेक-इन तय करें, न कि सिर्फ एक अस्पष्ट "कैसा चल रहा है।" अगर कोई ठीक से काम नहीं कर रहा है, तो अगर आप सही चीज़ों पर नज़र रख रहे थे, तो आपको 60 दिनों तक इसका पता चल जाएगा। अगर आप नज़र नहीं रख रहे थे, तो आपको यह नौवें महीने में पता चलेगा, जो पता चलने के लिए कहीं ज़्यादा महंगी जगह है।

एक यथार्थवादी समयरेखा

10–200 कर्मचारियों वाली किसी कंपनी में, जिसके पास कोई समर्पित रिक्रूटर नहीं है, एक भूमिका के लिए भर्ती में लगभग इतना समय लगने की उम्मीद करें: भूमिका को परिभाषित करने और पोस्ट करने में एक हफ्ता, आवेदन इकट्ठा करने और स्क्रीन करने में एक से दो हफ्ते, टेस्ट लेने और शॉर्टलिस्ट करने में कुछ दिन, इंटरव्यू के लिए एक हफ्ता, संदर्भ जांच के लिए कुछ दिन, और एक तेज़ ऑफर। कुल मिलाकर तीन से पांच हफ्ते, जिनमें से ज़्यादातर समय आपके खुद के फैसलों की बजाय दूसरों के कैलेंडर के इंतज़ार में जाता है। ऊपर बताए गए कदम हायरिंग को तेज़ नहीं बनाते। वे बस उस समय को, जिसे आप पहले से ही खर्च कर रहे हैं, सही चीज़ों की ओर मोड़ देते हैं।