अलग-अलग टाइम ज़ोन में रिमोट स्टाफ की हायरिंग (बिना अफरा-तफरी के)

आपने रोल पोस्ट किया, सबसे अच्छा उम्मीदवार आपसे नौ घंटे दूर है, और अब आप रात के 11 बजे यह हिसाब लगा रहे हैं कि उनकी तरफ सुबह 9 बजे की कॉल आपकी तरफ किसी समझदार समय पर फिट बैठती है या नहीं। यह वह पल है जिससे कुआलालंपुर, मनीला, दुबई, जोहान्सबर्ग या सिंगापुर का हर फाउंडर कभी न कभी गुज़रता है — सबसे अच्छा उम्मीदवार आपके शहर में नहीं है, शायद आपके क्षेत्र में भी नहीं है।

अलग-अलग टाइम ज़ोन में हायरिंग करना लोकल हायरिंग से मुश्किल नहीं है। यह बस समस्याओं का एक अलग सेट है, और इनमें से ज़्यादातर को व्यक्ति के पहले दिन से पहले सुलझाया जा सकता है, बाद में नहीं।

पहले असली ओवरलैप निकालें

शॉर्टलिस्ट करने से पहले ही, यह जान लें कि आपकी टीम और उम्मीदवार का दिन — दोनों की आँखें एक साथ कितने घंटे खुली रहती हैं। सिर्फ "वो तो बस 5 घंटे आगे हैं, चल जाएगा" कहकर मत निकल जाइए — असल में इसे लिखकर देखिए।

• अगर आप मनीला या सिंगापुर में हैं और पूर्वी यूरोप में किसी को हायर कर रहे हैं, तो शायद आपको दोपहर बाद के समय में सिर्फ 2–3 घंटे का उपयोगी ओवरलैप मिलेगा।
• अगर आप दुबई में हैं और अमेरिका के ईस्ट कोस्ट पर किसी को हायर कर रहे हैं, तो आपका ओवरलैप मूल रूप से आपकी शाम और उनकी सुबह ही है।
• अगर आप जोहान्सबर्ग में हैं और यूरोप या गल्फ में किसी को हायर कर रहे हैं, तो ओवरलैप काफी अच्छा हो सकता है — यह जानना ज़रूरी है, इससे पहले कि आप मान लें कि हर रिमोट हायर शेड्यूलिंग का बुरा सपना है।

असली ओवरलैप विंडो को लिखकर रखें और खुद से पूछें: क्या यह डेली स्टैंडअप के लिए काफी है, या सिर्फ हफ्ते में दो बार चेक-इन के लिए? यह फैसला ऑफर देने से पहले लें, पहले अजीब हफ्ते के दौरान नहीं जब किसी से कोई सीधा जवाब नहीं मिल पाता।

तय करें कि क्या लाइव होना ज़रूरी है, और उस लिस्ट को छोटा करें

ज़्यादातर रिमोट फेलियर टाइम ज़ोन की वजह से नहीं होते — वे इसलिए होते हैं क्योंकि टीम ने कभी तय ही नहीं किया कि असल में किन चीज़ों के लिए सबका एक साथ जागना ज़रूरी है। इस बारे में साफ़ रहें:

• लाइव होना ज़रूरी है: ऑनबोर्डिंग वीक, क्लाइंट के साथ कोई भी कॉल, असली इमरजेंसी।
• लाइव होना ज़रूरी नहीं है: स्टेटस अपडेट्स, कोड रिव्यू, ड्राफ्ट्स, ज़्यादातर फैसले जो लिखे जा सकते हैं और जिन पर एक दिन के भीतर प्रतिक्रिया दी जा सकती है।

अगर आपका जॉब डिस्क्रिप्शन या इंटरव्यू बार-बार यह मान लेता है कि "वो बस हमारे समय के दौरान मौजूद रहेंगे," तो आप रिमोट हायर नहीं कर रहे — आप किसी लोकल व्यक्ति का थोड़ा सस्ता वर्ज़न हायर कर रहे हैं, और आप दोनों निराश होंगे।

गैप के पार इंटरव्यू करना

पहली कॉल ऐसे समय पर शेड्यूल करें जो दोनों के लिए उचित हो, सिर्फ आपके लिए सुविधाजनक न हो। फिलीपींस में किसी उम्मीदवार से UAE की कंपनी के लिए रात 2 बजे कॉल लेने को कहना, उन्हें ठीक-ठीक बता देता है कि यह रिश्ता आगे कैसा रहने वाला है। अगर आपको एक मानवीय ओवरलैप नहीं मिल पाता, तो यह भी एक उपयोगी जानकारी है — इसका मतलब शायद यह है कि रोल के ढांचे को बदलने की ज़रूरत है, उम्मीदवार को नहीं।

इंटरव्यू का इस्तेमाल किसी ऐसी चीज़ को टेस्ट करने के लिए करें जो खासतौर पर रिमोट वर्क से जुड़ी हो, सिर्फ जॉब से नहीं:

• "मुझे बताइए एक ऐसे समय के बारे में जब आप किसी काम में अटके हुए थे और जो व्यक्ति आपको वहां से निकाल सकता था वो सो रहा था। आपने क्या किया?"
• "मुझे बताइए कि आप किसी मैनेजर को कैसे बताएंगे कि आप किसी काम में पीछे चल रहे हैं, इससे पहले कि वो पूछें।"

ये जवाब आपको यह बताएंगे कि कोई व्यक्ति असिंक्रोनस तरीके से काम कर सकता है या नहीं — इससे कहीं ज़्यादा, जितना उनके तकनीकी कौशल से जुड़ा कोई सवाल बता पाएगा।

काम को टेस्ट करें, मीटिंग परफॉर्मेंस को नहीं

वीडियो कॉल किसी ऐसे व्यक्ति को परखने का अजीब तरीका है जिसे आप लाइव में शायद ही कभी देखेंगे। कोई व्यक्ति कॉल पर गर्मजोशी से भरा और स्पष्टवादी हो सकता है, फिर भी कॉन्ट्रैक्ट शुरू होने के बाद तीन दिन तक चुप हो सकता है। जो चीज़ रिमोट सफलता को बेहतर तरीके से बताती है, वह यह है कि कोई व्यक्ति बिना किसी की निगरानी के और ऐसी डेडलाइन के साथ, जो आज नहीं है, असली काम के एक टुकड़े को कैसे संभालता है।

एक छोटा, भुगतान वाला या स्पष्ट रूप से परिभाषित असिंक टास्क, असली डेडलाइन के साथ दें और देखें क्या वापस आता है — सिर्फ आउटपुट ही नहीं, बल्कि यह भी कि क्या उन्होंने कोई स्पष्ट करने वाला सवाल पूछा, किसी जोखिम की ओर इशारा किया, या बिना एक भी चेक-इन के काम डिलीवर किया। यही वह असली कौशल है जिसके लिए आप हायर कर रहे हैं। अगर आप उम्मीदवारों के बीच कुछ ज़्यादा संरचित और तुलनीय चाहते हैं, तो एक असेसमेंट जो असिंक्रोनस तरीके से होता है और लाइव प्रॉक्टरिंग के दबाव पर निर्भर नहीं करता, आपको यह बताने में एक और इंटरव्यू से ज़्यादा मदद कर सकता है कि कोई व्यक्ति अकेले कैसे काम करता है — यही इसका असली उद्देश्य है, वर्क सैंपल को खुद परखने का विकल्प नहीं।

पैसों और कॉन्ट्रैक्ट को सही करें, इससे पहले कि आप जुड़ाव महसूस करने लगें

यह वह हिस्सा है जिसे लोग छोड़ देते हैं क्योंकि यह उबाऊ लगता है, और यही वह हिस्सा है जो बाद में सबसे ज़्यादा पछतावे का कारण बनता है।

• यह जानें कि आप किसी को एम्प्लॉई हायर कर रहे हैं या कॉन्ट्रैक्टर, और यह उनके स्थानीय कानून के मुताबिक तय होगा, आपके स्थान के मुताबिक नहीं। मलेशिया, फिलीपींस, UAE, साउथ अफ्रीका और सिंगापुर के बीच यह इतना अलग होता है कि कोई सामान्य नियम आपको मुश्किल में डाल सकता है — स्थानीय रूप से जांच करें, या किसी ऐसे व्यक्ति से करवाएं जो उस देश के नियमों को जानता हो।
• करेंसी तय करें और यह भी कि एक्सचेंज रेट में उतार-चढ़ाव का बोझ कौन उठाएगा। इसे लिखित रूप में दर्ज करें।
• यह तय करें कि पब्लिक हॉलिडे किसका कैलेंडर फॉलो करेंगे। यह तब तक मामूली लगता है जब तक कोई इस बात को लेकर उलझन में न पड़ जाए कि उससे किसी ऐसे दिन काम करने की उम्मीद क्यों की जा रही है जो उसके देश में छुट्टी है।

इनमें से कुछ भी रोमांचक नहीं है, लेकिन इसे ऑफर लेटर में सुलझाना छह महीने बाद किसी विवाद में सुलझाने से कहीं सस्ता पड़ता है।

जब आप सीधे उनकी डेस्क तक नहीं जा सकते, तब ऑनबोर्डिंग कैसे करें

पहले दो हफ्ते ही तय करते हैं कि रिमोट हायर आपकी प्रोसेस पर भरोसा करेगा या चुपचाप कहीं और देखना शुरू कर देगा। कुछ चीज़ें जो असल में मदद करती हैं:

• उन्हें जो कुछ भी चाहिए — लॉगिन, डॉक्स, किससे क्या पूछना है — वह सब पहले दिन से पहले भेज दें, उसी दिन नहीं। "आप एक बाद की सोच हैं" यह बताने का इससे बेहतर कोई तरीका नहीं कि उनकी पहली सुबह IT एक्सेस का इंतज़ार करते हुए बीते।
• "मुझे नहीं पता किससे यह पूछना है" के लिए एक खास व्यक्ति को उनका गो-टू बनाएं। कोई Slack चैनल नहीं। एक इंसान।
• पहले हफ्ते में उन्हें एक छोटा, पूरा किया जा सकने वाला टास्क दें। जो रिमोट हायर पहले कुछ दिनों में कोई असली चीज़ शिप कर देते हैं, वे उन लोगों से ज़्यादा जल्दी सेटल हो जाते हैं जो दो हफ्ते ओरिएंटेशन स्लाइड्स में बिताते हैं।

यहाँ की ईमानदार सीमाएं

कुछ रोल्स सचमुच बड़े टाइम गैप में बंटकर अच्छे से काम नहीं करते — कोई भी ऐसा काम जिसमें लगातार रियल-टाइम सहयोग, तेज़ क्लाइंट-फेसिंग फैसले, या भारी पेयरिंग शामिल हो, चाहे आपकी प्रोसेस कितनी भी अच्छी क्यों न हो, उसमें दिक्कत आएगी। सिर्फ इसलिए कि कोई शानदार उम्मीदवार सामने आ गया, इन्हें टाइम-ज़ोन-भर के रिमोट ढांचे में जबरदस्ती फिट न करें। और कोई भी अच्छी प्रोसेस, यह जानने की जगह नहीं ले सकती कि आपके हायर जहाँ असल में रहते हैं वहाँ का स्थानीय रोज़गार कानून क्या कहता है — यह एक असली गैप है जिसके लिए एक बार वकील को भुगतान करना बेहतर है, अंदाज़ा लगाना नहीं।

टाइम ज़ोन उतनी बड़ी रुकावट नहीं है जितनी ज़्यादातर लोग सोचते हैं। असली रुकावट यह अस्पष्टता है कि किसे कब जागना चाहिए। इस हिस्से को ठीक कर लें और घंटों का अंतर एक शेड्यूलिंग डिटेल बनकर रह जाएगा, रोज़ाना की लड़ाई नहीं।