जब उम्मीदवार बहुत ज्यादा हों तो शॉर्टलिस्ट कैसे बनाएं

ढेर की समस्या

आपने सोमवार को जॉब पोस्ट की। बुधवार तक आपके पास 214 एप्लिकेशन आ गए हैं, और साथ में एक बिज़नेस भी चलाना है। आप पहले दस एप्लिकेशन खोलते हैं, सिर दर्द होने लगता है, और फिर वही करने लगते हैं जो हर कोई अभिभूत होने पर करता है: जल्दी-जल्दी पढ़ना, गट फीलिंग पर फैसला लेना, और जहाँ "ठीक-ठाक लगा" वहीं रुक जाना।

समस्या यह नहीं है कि आप उस ढेर में अच्छे लोग नहीं ढूंढ पा रहे। समस्या यह है कि आप 200 एप्लिकेशन का आकलन उस प्रोसेस से कर रहे हैं जो आठ के लिए बनाई गई थी। यह स्केल नहीं करता, और चुपचाप उन उम्मीदवारों को नुकसान पहुँचाता है जिन्होंने आखिर में अप्लाई किया, क्योंकि तब तक आप थक चुके होते हैं और सिर्फ ऊपर-ऊपर से देख रहे होते हैं।

यहाँ एक सिस्टम है जो 20 एप्लिकेशन हों या 500, दोनों में काम करता है।

एक भी CV खोलने से पहले डिसक्वालिफायर तय करें

दो या तीन ऐसी चीज़ें लिख लें जो किसी उम्मीदवार में होनी ही चाहिए — ऐसी चीज़ें नहीं जो "अच्छी रहेंगी"। यह तब करें जब आप अभी किसी भी एप्लिकेशन को देख नहीं रहे, जब आप जॉब के बारे में साफ सोच रहे हों, किसी व्यक्ति के प्रति रिएक्ट नहीं कर रहे हों।

कुछ उदाहरण जो वास्तव में फिल्टर के रूप में काम करते हैं:
- देश में काम करने की कानूनी अनुमति होनी चाहिए, कोई स्पॉन्सरशिप नहीं
- कोई खास सॉफ्टवेयर इस्तेमाल किया हो या कोई खास काम किया हो (सिर्फ "इस तरह के टूल्स का अनुभव" नहीं)
- आने-जाने की दूरी में हो, या साफ तौर पर रिमोट के लिए तैयार हो

इन्हें किसी ऐसी जगह लिखें जहाँ आप वास्तव में इन्हें चेक कर सकें, सिर्फ मन में मत रखें। "अच्छा वाइब" कोई डिसक्वालिफायर नहीं है और इसे यह काम नहीं करना चाहिए।

एप्लिकेशन फॉर्म में एक नॉकआउट सवाल जोड़ें

अगर आपकी जॉब पोस्टिंग या एप्लिकेशन फॉर्म आपको एक छोटा सवाल पूछने देता है, तो उसका इस्तेमाल करें। एक सही निशाने पर लगा सवाल एक घंटे की CV पढ़ाई से ज़्यादा छँटाई करता है, क्योंकि यह उन लोगों को पकड़ लेता है जिन्होंने विज्ञापन पढ़ा ही नहीं था।

अच्छे नॉकआउट सवाल स्पष्ट होते हैं और एक लाइन में जवाब दिए जा सकते हैं:
- "इस रोल में शनिवार को काम करना ज़रूरी है। क्या आप इसके लिए तैयार हैं?"
- "Excel में मंथली रिपोर्ट बनाने के लिए आप जिस टूल का इस्तेमाल करेंगे, उसका नाम क्या है?"
- "यह रोल [शहर] में स्थित है। क्या आप अभी वहाँ से काम कर सकते हैं?"

जो भी इस सवाल को छोड़ देता है, या ऐसा जवाब देता है जिससे साफ पता चलता है कि उसने पोस्टिंग पढ़ी ही नहीं, उसे ढेर के सबसे नीचे रखा जाए — उसकी CV खोलने की भी ज़रूरत नहीं।

एक साथ देखें, टुकड़ों में नहीं

जैसे-जैसे एप्लिकेशन आते हैं, उन्हें तभी रिव्यू करने का मन करता है, खासकर पहले वाले, क्योंकि आप रोल को लेकर उत्साहित होते हैं। इस लालच से बचें। अगर आप सोमवार को पहले 20 उम्मीदवारों को स्क्रीन करते हैं और गुरुवार को बाकी 180 को, तो आप उनकी निष्पक्ष तुलना नहीं कर रहे — आप सोमवार-वाले-आप की तुलना गुरुवार-वाले-आप से कर रहे हैं, और गुरुवार-वाले-आप थके हुए होते हैं।

एक डेडलाइन तय करें, एप्लिकेशन इकट्ठा होने दें, और सबको एक या दो बैठकों में रिव्यू करें। इसमें संतुष्टि कम मिलती है, लेकिन यह ज़्यादा निष्पक्ष है, और निष्पक्षता का मतलब आम तौर पर बेहतर हायरिंग होता है।

पहले पास को टाइम-बॉक्स करें

पहली रीडिंग में हर CV को लगभग 90 सेकंड दें। आप यह तय नहीं कर रहे कि किसे हायर करना है — आप तीन ढेरों में बाँट रहे हैं: हाँ, नहीं, और शायद। "शायद" वाले ढेर पर अभी खुद से बहस न करें। वह काम दूसरे पास के लिए है।

सख्त टाइम लिमिट का अनुशासन एक फायदेमंद काम करता है: यह आपको उन दो-तीन चीज़ों को खोजने पर मजबूर करता है जो आपने पहले से तय की थीं, न कि किसी लंबे, अच्छे फॉर्मेट वाले लेकिन खोखले CV में उलझने पर।

बड़ी संख्या या एंट्री-लेवल रोल्स के लिए, बात करने से पहले टेस्ट लें

अगर आप ऐसे रोल के लिए हायर कर रहे हैं जहाँ दर्जनों लोग कागज़ पर एक जैसे दिखते हैं — जैसे कॉल सेंटर एजेंट, डेटा एंट्री रोल, या जूनियर सेल्स पोज़िशन — तो सिर्फ CV स्क्रीनिंग उन्हें अलग नहीं कर पाएगी। सबके पास एक जैसे तीन बुलेट पॉइंट होते हैं।

ऐसी स्थिति में फोन स्क्रीन से पहले, न कि बाद में, एक छोटा टास्क या स्किल चेक रखना फायदेमंद होता है। इसमें उम्मीदवार के दस-पंद्रह मिनट लगते हैं, और यह वह छँटाई करता है जो CV नहीं कर सकती। यह उन कुछ जगहों में से एक है जहाँ कोई टूल सचमुच अपना महत्व साबित करता है, न कि सिर्फ प्रोसेस की एक और परत जोड़ता है — जैसे AssessFit आपको नॉकआउट सवाल पास करने वाले हर उम्मीदवार को एक छोटा टेस्ट भेजने देता है, और सिर्फ अच्छा प्रदर्शन करने वालों को आपके कैलेंडर में स्लॉट मिलता है। यह जानना अच्छा है कि इस तरह के सिस्टम में CV का वेटेज फाइनल स्कोर में सिर्फ 30% तक सीमित रहता है, और उम्मीदवार के लिए यह हर हाल में मुफ़्त है, तो आप किसी से अप्लाई करने के लिए पैसे नहीं मांग रहे।

अगर बजट में कोई टूल नहीं है या रोल को इसकी ज़रूरत नहीं है, तो घर-में-बना विकल्प भी काम करता है: दो-सवालों का लिखित टास्क, पाँच मिनट की कॉल जिसमें आप उन्हें किसी खास चीज़ को समझाने के लिए कहें — कुछ भी जो उन्हें असली काम का एक छोटा टुकड़ा करने पर मजबूर करे, बस उसका वर्णन करने पर नहीं।

उन शॉर्टकट्स पर ध्यान दें जो पूर्वाग्रह बन जाते हैं

समय के दबाव में, आपका दिमाग शॉर्टकट्स की तरफ जाता है, और इनमें से कुछ चुपचाप भेदभाव बन जाते हैं। यूनिवर्सिटी के नाम से छँटाई करना। किसी के टाइमलाइन में गैप देखकर, वजह जाने बिना उसे छोड़ देना। किसी जाने-पहचाने से लगने वाले नाम को ज़्यादा गर्मजोशी देना। ज़्यादातर यह जानबूझकर नहीं होता — यह तब होता है जब आप तेज़ी से आगे बढ़ रहे होते हैं।

यह एक सच्चा जजमेंट-कॉल है और इसका कोई साफ-सुथरा हल नहीं है। सबसे अच्छा बचाव पहले चरण की डिसक्वालिफायर लिस्ट ही है: अगर वह उस लिस्ट में नहीं है, तो उसे किसी को अंदर या बाहर करने का आधार नहीं बनना चाहिए, चाहे उस पल में यह कितना भी लुभावना क्यों न लगे।

शॉर्टलिस्ट में कितने लोग होने चाहिए

शॉर्टलिस्ट का आकार आपकी वास्तविक इंटरव्यू क्षमता के बराबर होना चाहिए, "जो भी ठीक-ठाक लगे उन सब" के बराबर नहीं। अगर आपके पास पाँच इंटरव्यू स्लॉट हैं, तो पाँच से आठ लोगों को शॉर्टलिस्ट करें, चालीस को नहीं।

अगर आपको सचमुच चालीस मजबूत उम्मीदवार मिल रहे हैं, तो यह शॉर्टलिस्टिंग की समस्या नहीं है — यह इस बात का संकेत है कि जॉब पोस्टिंग बहुत ज़्यादा व्यापक थी, वेतन इस रोल के लिए असामान्य रूप से आकर्षक है, या इस स्किल के लिए फिलहाल मार्केट में भीड़ है। अगली बार डूबने से पहले विज्ञापन पर फिर से नज़र डालना बेहतर होगा।

अच्छी शॉर्टलिस्टिंग का मतलब ढेर में से सबसे बेहतरीन पाँच लोगों को ढूंढ लेना नहीं है। इसका मतलब है इस काम में तीन घंटे न लगाना, और इस दौरान गलती से किसी अच्छे उम्मीदवार को न खो देना।