Cómo preseleccionar candidatos a un empleo cuando hay demasiados

El problema del montón

Publicaste la oferta el lunes. El miércoles ya tienes 214 solicitudes y un negocio que dirigir. Abres las primeras diez, te entra dolor de cabeza y empiezas a hacer lo que hace todo el mundo cuando está desbordado: leer rápido, juzgar a ojo y parar en cuanto encuentras algo "suficientemente bueno".

El problema no es que no puedas encontrar buenos candidatos ahí dentro. Es que estás intentando evaluar 200 solicitudes con un proceso pensado para ocho. Eso no escala, y de paso castiga en silencio a quienes aplicaron más tarde, porque para entonces ya estás cansado y leyendo por encima.

Aquí tienes un sistema que funciona igual de bien con 20 solicitudes que con 500.

Decide los criterios eliminatorios antes de abrir un solo CV

Anota dos o tres cosas que un candidato debe tener obligatoriamente, no cosas que estaría bien que tuviera. Hazlo antes de mirar ninguna solicitud, mientras todavía piensas con claridad sobre el puesto y no estás reaccionando ante una persona concreta.

Ejemplos que funcionan bien como filtros:
- Debe tener permiso legal para trabajar en el país, sin necesidad de patrocinio
- Debe haber usado ese software concreto o haber hecho esa tarea concreta (no "experiencia con herramientas similares")
- Debe vivir a una distancia razonable del lugar de trabajo, o estar explícitamente abierto al trabajo remoto

Anota estos criterios en algún sitio donde realmente los vayas a consultar, no solo en tu cabeza. "Buena onda" no es un criterio eliminatorio y no debería cumplir esa función.

Añade una pregunta eliminatoria al formulario de solicitud

Si tu oferta de empleo o formulario de solicitud te permite hacer una pregunta breve, aprovéchala. Una pregunta bien apuntada filtra más que una hora entera leyendo CVs, porque pilla a quienes ni siquiera leyeron el anuncio.

Las buenas preguntas eliminatorias son concretas y se responden en una línea:
- "Este puesto requiere trabajar los sábados. ¿Puedes comprometerte a ello?"
- "¿Cómo se llama la herramienta que usarías para elaborar un informe mensual en Excel?"
- "El puesto está en [ciudad]. ¿Puedes trabajar actualmente desde ahí?"

Cualquiera que se salte la pregunta, o responda algo que demuestre que no leyó la oferta, pasa al final del montón sin que tengas que abrir siquiera su CV.

Agrupa las revisiones, no las hagas por goteo

Es tentador revisar las solicitudes a medida que van llegando, sobre todo las primeras, porque estás con energía renovada por el puesto. Resiste esa tentación. Si evalúas a los primeros 20 candidatos el lunes y a los otros 180 el jueves, no los estás comparando de forma justa: estás comparando al tú-del-lunes con el tú-del-jueves, y el tú-del-jueves está cansado.

Fija una fecha límite, deja que se acumulen las solicitudes y revísalas todas en una o dos sesiones. Es menos gratificante, pero es más justo, y lo más justo suele traducirse en mejores contrataciones.

Ponle límite de tiempo a la primera revisión

Concédete algo así como 90 segundos por CV en la primera lectura. No estás decidiendo a quién contratar, sino clasificando en tres montones: sí, no y quizás. No te pongas a debatir contigo mismo sobre el montón de "quizás" todavía; para eso está la segunda revisión.

La disciplina de un límite de tiempo estricto tiene una ventaja: te obliga a buscar esas dos o tres cosas que realmente dijiste que importaban, en lugar de dejarte arrastrar por un CV largo y bien formateado que no dice nada concreto.

Para puestos de alto volumen o de nivel de entrada, evalúa antes de hablar

Si estás contratando para un puesto donde decenas de personas parecen igual de válidas sobre el papel —un agente de call center, un puesto de entrada de datos, un cargo júnior de ventas—, la simple lectura de CVs no va a diferenciarlos. Todos tienen los mismos tres puntos en su currículum.

En esa situación, conviene poner una prueba breve o una evaluación de habilidades antes de la entrevista telefónica, no después. Le cuesta al candidato diez o quince minutos y hace la clasificación que el CV no puede hacer. Este es uno de los pocos casos en los que una herramienta realmente se justifica, en lugar de añadir una capa de proceso porque sí: algo como AssessFit te permite enviar una prueba breve a todos los que superen la pregunta eliminatoria, y solo quienes obtienen buenos resultados consiguen un hueco en tu agenda. Vale la pena saber que en ese tipo de sistema el propio CV pesa como máximo un 30% de la puntuación final, y que es gratis para el candidato en cualquier caso, así que no le estás pidiendo a nadie que pague por el privilegio de presentarse.

Si una herramienta no entra en el presupuesto o el puesto no la necesita, una versión casera también funciona: una tarea escrita de dos preguntas, una llamada de cinco minutos en la que les pidas que expliquen algo concreto paso a paso, cualquier cosa que les haga realizar una pequeña parte del trabajo real en lugar de describirlo.

Detecta los atajos que se convierten en sesgo

Bajo presión de tiempo, tu cerebro busca atajos, y algunos de ellos se convierten silenciosamente en discriminación. Ordenar por el nombre de la universidad. Descartar a cualquiera con un hueco en su trayectoria sin leer por qué. Mostrar más simpatía hacia un nombre que suena familiar. Casi nunca es algo deliberado; es lo que ocurre cuando vas con prisa.

Esto es un juicio genuino y no hay una solución perfecta. La mejor defensa es la lista de criterios eliminatorios del primer paso: si algo no está en esa lista, no debería servir para incluir o descartar a nadie, por muy tentador que resulte en el momento.

Cuántos deberían llegar a la preselección

La preselección debe tener el tamaño de tu capacidad real de entrevistar, no "todos los que parecen decentes". Si tienes cinco huecos para entrevistas, preselecciona entre cinco y ocho personas, no cuarenta.

Si te encuentras con cuarenta candidatos genuinamente sólidos, eso no es un problema de preselección: es una señal de que la oferta de empleo era demasiado amplia, de que el salario resulta inusualmente atractivo para el puesto, o de que el mercado está saturado ahora mismo para esa habilidad. Vale la pena revisar el anuncio antes de que te ahogue la siguiente ronda también.

Preseleccionar bien no consiste en encontrar a las cinco mejores personas del montón. Consiste en no pasarse tres horas haciéndolo, y en no descartar por accidente a alguien bueno en el camino.