Como Fazer uma Pré-seleção de Candidatos Quando Há Demasiados

O problema da pilha

Publicou a vaga na segunda-feira. Na quarta já tem 214 candidaturas e um negócio para gerir. Abre as primeiras dez, apanha uma dor de cabeça e começa a fazer aquilo que toda a gente faz quando está sobrecarregada: ler à pressa, julgar pelo instinto e parar assim que encontra algo "suficientemente bom".

O problema não é a falta de bons candidatos na pilha. É que está a tentar avaliar 200 candidaturas com um processo pensado para oito. Isso não escala, e penaliza silenciosamente quem se candidatou por último, porque nessa altura já está cansado e a ler na diagonal.

Aqui fica um sistema que funciona quer tenha 20 candidaturas, quer tenha 500.

Defina os fatores eliminatórios antes de abrir um único CV

Escreva duas ou três coisas que um candidato tem de ter, não coisas que seriam boas de ter. Faça isto antes de olhar para qualquer candidatura, enquanto ainda está a pensar com clareza sobre a função, em vez de reagir a uma pessoa.

Exemplos que funcionam bem como filtros:
- Ter autorização legal para trabalhar no país, sem necessidade de patrocínio
- Ter usado o software específico ou realizado a tarefa específica (não "experiência com ferramentas semelhantes")
- Estar a uma distância razoável de deslocação, ou disponível para trabalho remoto de forma explícita

Escreva estes critérios num sítio onde vá realmente confirmá-los, não apenas de cabeça. "Boa impressão" não é um fator eliminatório e não deve desempenhar esse papel.

Adicione uma pergunta eliminatória ao formulário de candidatura

Se o anúncio da vaga ou o formulário de candidatura permitir uma pergunta curta, use-a. Uma pergunta bem direcionada filtra mais do que uma hora a ler CVs, porque apanha quem nem sequer leu o anúncio.

Boas perguntas eliminatórias são específicas e respondem-se numa linha:
- "Esta função exige trabalhar aos sábados. Consegue comprometer-se com isso?"
- "Qual é o nome da ferramenta que usaria para criar um relatório mensal em Excel?"
- "Esta vaga é em [cidade]. Consegue atualmente trabalhar a partir daí?"

Quem ignorar a pergunta, ou responder de forma que mostre que não leu o anúncio, vai para o fundo da pilha sem sequer precisar de abrir o CV.

Analise em lote, não aos poucos

É tentador rever as candidaturas à medida que vão chegando, sobretudo as primeiras, porque está entusiasmado com a vaga. Resista. Se avaliar os primeiros 20 candidatos na segunda-feira e os restantes 180 na quinta, não os está a comparar de forma justa — está a comparar o "eu de segunda" com o "eu de quinta", e o "eu de quinta" está cansado.

Defina um prazo, deixe as candidaturas acumularem-se e reveja-as todas de uma ou duas vezes. É menos gratificante, mas é mais justo, e mais justo costuma significar melhores contratações.

Limite o tempo da primeira leitura

Dê-se cerca de 90 segundos por CV na primeira leitura. Não está a decidir quem contratar — está a organizar em três pilhas: sim, não e talvez. Não discuta consigo mesmo sobre a pilha do "talvez" ainda. É para isso que serve a segunda leitura.

A disciplina de um limite de tempo rigoroso tem uma utilidade clara: obriga-o a procurar as duas ou três coisas que realmente definiu como importantes, em vez de se deixar levar por um CV longo e bem formatado que não diz nada de concreto.

Para funções de alto volume ou de nível júnior, teste antes de conversar

Se está a contratar para uma função em que dezenas de pessoas parecem plausíveis no papel — um operador de call center, um cargo de introdução de dados, uma posição júnior em vendas — a triagem por CV, sozinha, não vai separá-los. Todos têm os mesmos três pontos no currículo.

Nesse caso, vale a pena colocar uma tarefa curta ou um teste de competências antes da entrevista telefónica, em vez de depois. Custa ao candidato dez ou quinze minutos e faz a triagem que o CV não consegue fazer. Este é um dos poucos casos em que uma ferramenta realmente compensa, em vez de adicionar burocracia por adicionar — algo como o AssessFit permite enviar um teste curto a todos os que passam a pergunta eliminatória, e só quem tem realmente um bom desempenho recebe um horário na sua agenda. Vale a pena saber que, nesse tipo de sistema, o próprio CV está limitado a 30% da pontuação final, e é gratuito para o candidato de qualquer forma, por isso não está a pedir a ninguém que pague pelo privilégio de se candidatar.

Se uma ferramenta não estiver dentro do orçamento, ou se a função não precisar de uma, uma versão caseira também funciona: uma tarefa escrita de duas perguntas, uma chamada de cinco minutos em que pede ao candidato para explicar algo específico — qualquer coisa que o faça realizar uma pequena parte do trabalho real, em vez de apenas descrevê-lo.

Repare nos atalhos que se transformam em preconceito

Sob pressão de tempo, o cérebro procura atalhos, e alguns deles transformam-se silenciosamente em discriminação. Ordenar por nome da universidade. Ignorar quem tem uma lacuna no percurso profissional sem ler o motivo. Dar mais simpatia a um nome que soa familiar. Normalmente nada disto é deliberado — é o que acontece quando se está a avançar depressa.

Esta é uma questão genuína de julgamento e não há uma solução perfeita. A melhor defesa é a lista de fatores eliminatórios do primeiro passo: se não estiver nessa lista, não deve estar a incluir ou excluir ninguém, por mais tentador que seja no momento.

Quantas pessoas devem ficar na lista final

A lista final deve ter o tamanho da sua capacidade real de entrevistas, não "todos os que parecem razoáveis". Se tem cinco vagas para entrevistas, faça uma lista de cinco a oito pessoas, não quarenta.

Se estiver a encontrar quarenta candidatos genuinamente fortes, isso não é um problema de pré-seleção — é sinal de que o anúncio da vaga era demasiado abrangente, de que o salário é invulgarmente atrativo para a função, ou de que o mercado está saturado nessa competência neste momento. Vale a pena rever o anúncio antes de se afundar na próxima ronda também.

Fazer uma boa pré-seleção não é encontrar as cinco melhores pessoas da pilha. É não gastar três horas a fazê-lo, e não deixar escapar, sem querer, alguém verdadeiramente bom pelo caminho.