अपना पहला कर्मचारी कैसे रखें: फाउंडर्स के लिए एक चेकलिस्ट

आप महीनों से सब कुछ खुद ही कर रहे हैं — सेल्स, डिलीवरी, इनवॉइसिंग, सब कुछ — और अब आखिरकार आप थक चुके हैं। अब आपको एक व्यक्ति चाहिए। किसी दोस्त का एहसान नहीं, न ही किसी एक प्रोजेक्ट के लिए फ्रीलांसर। एक असली कर्मचारी, जिसकी एक डेस्क हो (या एक लॉगिन हो) और छह महीने बाद भी वहाँ बने रहने की कोई वजह हो।

अपने पहले कर्मचारी को रखने की अजीब बात यह है कि आमतौर पर मिलने वाली हायरिंग सलाह यह मानकर चलती है कि आपके पास पहले से ही एक ऐसी कंपनी है जो लोगों को नौकरी पर रखती है। लेकिन आपके पास अभी ऐसी कंपनी नहीं है। आपके पास एक ऐसा बिज़नेस है जो अभी-अभी एक एम्प्लॉयर बनने जा रहा है, और यह अब तक आप जो काम करते आए हैं, उससे बिल्कुल अलग काम है।

इसे इसी क्रम में करें।

1. पहले तय करें कि यह नौकरी असल में है क्या — विज्ञापन लिखने से पहले

सिर्फ एक जॉब टाइटल नहीं। एक ऐसा वाक्य जो यूँ पूरा हो: "यह व्यक्ति इसलिए है ताकि मुझे ______ करना बंद करना पड़े।" अगर आप यह वाक्य पूरा नहीं कर पा रहे, तो आप हायर करने के लिए तैयार नहीं हैं — आप बस कुछ समय और व्यस्त रहने के लिए तैयार हैं, जब तक आपको यह समझ न आ जाए कि असल कमी कहाँ है।

एक बार यह वाक्य तैयार हो जाए, तो उन पाँच-छह चीज़ों की सूची बनाएं जो वे एक सामान्य हफ्ते में करेंगे। अगर यह काम मिला-जुला है तो ईमानदार रहें — "आधा एडमिन, आधा कस्टमर कॉल्स" भी एक असली जॉब डिस्क्रिप्शन है, और शुरू में ही यह बता देना बेहतर है बजाय इसके कि आप एक चीज़ का विज्ञापन दें और उन्हें कुछ और थमा दें।

2. सिर्फ सैलरी नहीं, उससे कहीं ज़्यादा का बजट बनाएं

जो आंकड़ा आपके दिमाग में है, वह असल लागत से अक्सर कम ही निकलता है। सैलरी के अलावा, इनका भी हिसाब लगाएं:

• वैधानिक अंशदान (Statutory contributions) — पेंशन/भविष्य निधि, सामाजिक सुरक्षा, बीमा। ये देश के हिसाब से काफी अलग होते हैं और कभी-कभी बदलते भी रहते हैं, इसलिए किसी अनुमानित आंकड़े पर भरोसा करने के बजाय अपने स्थानीय प्राधिकरण से मौजूदा दरें सीधे जांच लें।
• उपकरण और सॉफ्टवेयर सीट्स — एक लैपटॉप, ईमेल अकाउंट, और वे टूल्स जो उन्हें पहले दिन से चाहिए होंगे।
• आपका खुद का समय — किसी भी नई हायरिंग का पहला महीना आपके ट्रेनिंग और गलतियाँ सुधारने में लगने वाले घंटों की कीमत लेता है, भले ही हायरिंग अच्छी ही क्यों न हो। तेज़ बनने से पहले धीमे होने के लिए बजट रखें।

अगर ईमानदारी से जोड़ा गया कुल आंकड़ा फिट नहीं बैठता, तो यह जानकारी अभी काम की है, तीन महीने बाद नहीं।

3. तय करें कि यह हायरिंग असल में किस तरह की है

"कर्मचारी" और "कॉन्ट्रैक्टर" ऐसे लेबल नहीं हैं जिन्हें आप कागज़ी सुविधा के हिसाब से चुन सकें — इनके साथ आपके देश के हिसाब से अलग-अलग कानूनी दायित्व जुड़े होते हैं, और किसी को गलत तरीके से वर्गीकृत करना बाद में महंगा पड़ सकता है, भले ही उस समय दोनों पक्ष व्यवस्था से खुश रहे हों। अगर आपको यकीन नहीं है कि यह भूमिका किस श्रेणी में आती है, तो कुछ भी पोस्ट करने से पहले किसी स्थानीय अकाउंटेंट या एम्प्लॉयमेंट लॉयर से दस मिनट बात कर लेना फायदेमंद रहेगा। अभी पूछना, बाद में ठीक करने से सस्ता पड़ता है।

4. एक असली ऑफर लेटर लिखें, भले ही कंपनी बहुत छोटी हो

इसके लिए वकील की ज़रूरत नहीं, लेकिन यह मौजूद होना चाहिए और साइन किया हुआ होना चाहिए। कम से कम इतना तो हो:

• जॉब टाइटल और स्टेप 1 वाला वह एक वाक्य जो नौकरी का मकसद बताता हो
• सैलरी और वह कितनी बार दी जाएगी
• काम के घंटे और काम कहाँ होगा
• प्रोबेशन की अवधि और उसके खत्म होने पर क्या होगा
• नोटिस पीरियड, दोनों ओर से
• शुरुआत की तारीख

बहुत से पहली बार हायर करने वाले एम्प्लॉयर इसे छोड़ देते हैं क्योंकि दो लोगों की कंपनी के लिए यह बहुत औपचारिक लगता है। यह उनके लिए नहीं है — यह आपके लिए है, आज से छह महीने बाद, जब आपको और नए कर्मचारी को वह बातचीत अलग-अलग तरह से याद होगी।

5. इसका विज्ञापन दें, भले ही आपके दिमाग में पहले से कोई हो

अगर आपके कज़िन के दोस्त एकदम सही लगते हैं, तो पूरी प्रक्रिया छोड़ देने का मन कर सकता है। फिर भी ऐसा करें — किसी असली जगह पर यह भूमिका पोस्ट करें, भले ही सिर्फ दो हफ्तों के लिए ही सही। इसकी दो वजहें हैं: हो सकता है आपको कोई सचमुच बेहतर व्यक्ति मिल जाए, और अगर जिसे आप पहले से जानते हैं उसके साथ बात न बने, तो आपके पास यह दिखाने के लिए दस्तावेज़ी सबूत होगा कि आपने एक निष्पक्ष प्रक्रिया अपनाई थी, न कि किसी पर एहसान किया था।

6. इंटरव्यू सबूतों के लिए लें, फीलिंग के लिए नहीं

बिना HR टीम और बिना इंटरव्यू के अनुभव के, उस व्यक्ति को हायर कर लेना आसान है जिससे बात करके आपको अच्छा लगा। किसी को पसंद करना आपको लगभग कुछ नहीं बताता कि वह काम कर पाएगा या नहीं। इसके बजाय विशिष्ट उदाहरण पूछें:

• "मुझे किसी ऐसे समय के बारे में बताएं जब आपको बिना किसी से पूछे खुद ही कोई रास्ता निकालना पड़ा हो।" (आपके पास भी ज़्यादातर दिनों में पूछने के लिए कोई नहीं होगा।)
• "अपनी पिछली भूमिका में आपने ऐसा क्या किया जिस पर आपको गर्व है, और आप उसमें क्या अलग करते?"
• "मुझे बताएं कि आप [नौकरी से जुड़ा एक असली काम, कोई काल्पनिक सवाल नहीं] कैसे संभालेंगे।"

अगर संभव हो, तो उन्हें असली नौकरी के करीब का एक छोटा सा भुगतान वाला काम दें — असल काम का एक घंटा, कोई पहेली नहीं। किसी को वह काम करते देखना, एक घंटे की बातचीत से कहीं ज़्यादा बताता है। अगर आपको इस बात का अच्छा अंदाज़ा नहीं है कि उस काम पर "अच्छा" प्रदर्शन कैसा दिखता है क्योंकि आपने इस भूमिका के लिए पहले कभी हायरिंग नहीं की है, तो एक संरचित असेसमेंट आपको तुलना का एक ऐसा आधार दे सकता है जो अभी आपके पास नहीं है — AssessFit जैसे टूल का इस्तेमाल इसी वजह से समझदारी भरा है, खासकर इसलिए क्योंकि इसका फ्री प्लान एक महीने में मुट्ठी भर कैंडिडेट्स कवर करता है, जो लगभग उतना ही है जितना पहली हायरिंग के लिए काफी होता है।

7. कम से कम एक रेफरेंस ठीक से जांचें

कॉल करें, ईमेल न करें। पूछें कि वह व्यक्ति असल में किस चीज़ के लिए ज़िम्मेदार था, और एक ऐसी बात जो वह बेहतर कर सकता था। जो रेफरेंस कुछ भी विशिष्ट नहीं बता पाता, वह भी आपको कुछ बता रहा होता है।

8. पहले दिन आने से पहले उसकी योजना बना लें

उनका उपकरण तैयार रखें। एक लॉगिन तैयार रखें जो काम करता हो। पहला ऐसा काम तैयार रखें जिसके लिए आपको शुरू से सब कुछ समझाना न पड़े — कुछ ऐसा जो वे आपके दिए निर्देशों के साथ शुरू कर सकें, ताकि उनकी पहली दोपहर आपके फुर्सत में आने का इंतज़ार करते हुए न बीते। पहली हायरिंग की सबसे बड़ी गलती खराब इंटरव्यू प्रक्रिया नहीं होती। यह तब होती है जब एक बेहतरीन कर्मचारी डेस्क पर आता है और वहाँ न लैपटॉप होता है, न कोई योजना।

9. अभी तय करें कि आप चेक-इन कैसे करेंगे

कर्मचारी रखने से पहले, आपको फीडबैक के लिए किसी लय की ज़रूरत नहीं थी — बस आप ही थे। आज ही तय करें कि क्या आप साप्ताहिक चेक-इन करेंगे, क्या पूछेंगे, और अगर कुछ ठीक नहीं चल रहा है तो उसे कैसे बताएंगे। किसी समस्या के आने का इंतज़ार करके चेक-इन प्रक्रिया बनाना मतलब है कि प्रदर्शन के बारे में आपकी पहली बातचीत, आपकी अब तक की प्रदर्शन के बारे में पहली ही बातचीत होगी। वहाँ से शुरुआत करना मुश्किल है।

अपना पहला कर्मचारी रखना, एक बिल्कुल सही व्यक्ति ढूंढने से कम और, काफी कम समय में, किसी को मैनेज करने में सक्षम व्यक्ति बनने से ज़्यादा जुड़ा है। ऊपर बताया गया कागज़ी काम आसान हिस्सा है। कठिन हिस्सा — यह पहचानना कि कब कुछ ठीक नहीं चल रहा और उसे समय रहते बता देना — इसमें आप अभ्यास से ही माहिर होंगे। अभ्यास अभी शुरू करें, पहली गलती के बाद नहीं।