Comment recruter votre premier employé : la checklist du fondateur

Vous faites tout vous-même depuis des mois — la vente, la livraison, la facturation, tout — et vous avez fini par heurter le mur. Il vous faut quelqu'un. Pas un coup de main d'un ami, pas un freelance pour un projet ponctuel. Un véritable employé, avec un bureau (ou un identifiant de connexion) et une raison d'être encore là dans six mois.

Ce qui est étrange quand on recrute son premier employé, c'est que tous les conseils de recrutement habituels partent du principe que vous avez déjà une entreprise qui embauche des gens. Ce n'est pas encore votre cas. Vous avez une activité qui s'apprête à devenir employeur, et c'est un métier différent de celui que vous exerciez jusqu'ici.

Voici dans quel ordre procéder.

1. Définissez ce que le poste recouvre réellement — avant de rédiger l'annonce

Pas un intitulé de poste. Une phrase qui complète : « Cette personne existe pour que je n'aie plus à _____. » Si vous n'arrivez pas à finir cette phrase, vous n'êtes pas prêt à recruter — vous êtes prêt à rester débordé encore un moment, le temps de comprendre où se situe vraiment le manque.

Une fois cette phrase trouvée, listez les cinq ou six tâches que cette personne accomplira dans une semaine type. Soyez honnête si c'est un mélange — « moitié administratif, moitié appels clients » est une vraie description de poste, et il vaut mieux le dire d'emblée plutôt que d'annoncer une chose et d'en confier une autre.

2. Prévoyez un budget qui dépasse le salaire

Le chiffre que vous avez en tête est rarement le coût réel. En plus du salaire, calculez :

• Les cotisations obligatoires — retraite/prévoyance, sécurité sociale, assurances. Ces montants varient beaucoup selon les pays et évoluent régulièrement, donc vérifiez les taux en vigueur directement auprès de votre administration plutôt que de vous fier à un chiffre approximatif.
• Le matériel et les licences logicielles — un ordinateur portable, une adresse e-mail, tous les outils dont la personne aura besoin dès le premier jour.
• Votre propre temps — le premier mois de toute embauche vous coûte des heures de formation et de corrections, même pour un bon recrutement. Prévoyez d'être plus lent avant d'être plus efficace.

Si le total réel ne tient pas la route, mieux vaut le savoir maintenant que dans trois mois.

3. Déterminez de quel type d'embauche il s'agit réellement

« Employé » et « prestataire indépendant » ne sont pas des étiquettes interchangeables que l'on choisit selon ses préférences administratives — elles entraînent des obligations légales différentes selon votre pays, et une mauvaise qualification peut vous coûter cher plus tard, même si les deux parties étaient satisfaites de l'arrangement au moment des faits. Si vous n'êtes pas sûr de la catégorie dans laquelle ce poste s'inscrit, cela vaut le coup de passer dix minutes avec un comptable ou un avocat en droit du travail local avant de publier quoi que ce soit. Mieux vaut se renseigner maintenant que corriger plus tard.

4. Rédigez une véritable lettre d'offre, même pour une toute petite entreprise

Pas besoin d'avocat, mais elle doit exister et être signée. Au minimum :

• L'intitulé du poste et la phrase-mission de l'étape 1
• Le salaire et sa fréquence de versement
• Les horaires de travail et le lieu de travail
• La durée de la période d'essai et ce qui se passe à son terme
• Le préavis, dans les deux sens
• La date de début

Beaucoup de primo-employeurs sautent cette étape parce que cela leur semble trop formel pour une entreprise de deux personnes. Ce n'est pas pour eux que c'est utile — c'est pour vous, dans six mois, quand vous et la nouvelle recrue vous souviendrez différemment de la conversation.

5. Publiez l'offre, même si vous avez déjà quelqu'un en tête

Si l'ami de votre cousin semble parfait, la tentation est grande de sauter tout le processus. Faites-le quand même — publiez le poste quelque part de sérieux, ne serait-ce que pendant deux semaines. Pour deux raisons : vous pourriez trouver quelqu'un de réellement meilleur, et si ça ne fonctionne pas avec la personne que vous connaissiez déjà, vous voudrez pouvoir montrer que vous avez mené un processus équitable, et non un simple service rendu.

6. Interrogez pour obtenir des preuves, pas des impressions

Sans équipe RH ni expérience en entretien, il est facile de recruter la personne avec qui on a bien discuté. Apprécier quelqu'un ne dit presque rien de sa capacité à faire le travail. Demandez plutôt des exemples concrets :

• « Racontez-moi une situation où vous avez dû trouver une solution sans personne à qui demander conseil. » (Vous non plus, la plupart du temps, vous n'aurez personne à qui demander.)
• « Qu'avez-vous accompli dans votre précédent poste dont vous êtes fier, et que feriez-vous différemment aujourd'hui ? »
• « Expliquez-moi comment vous géreriez [une tâche réelle du poste, pas un cas hypothétique]. »

Si possible, confiez-leur une petite tâche rémunérée proche du travail réel — une heure de travail concret, pas une énigme abstraite. Observer quelqu'un accomplir la tâche vous en apprendra plus qu'une heure de conversation. Si vous n'avez pas une idée claire de ce à quoi ressemble une « bonne » performance sur cette tâche, faute d'avoir déjà recruté pour ce poste, une évaluation structurée peut vous fournir un point de comparaison qui vous manque — c'est une utilisation pertinente d'un outil comme AssessFit, d'autant que la formule gratuite couvre déjà une poignée de candidats par mois, ce qui correspond à peu près aux besoins d'une première embauche.

7. Vérifiez au moins une référence, sérieusement

Appelez, n'envoyez pas d'e-mail. Demandez de quoi la personne était réellement responsable, et un point qu'elle pourrait améliorer. Une référence incapable de donner un exemple précis vous en dit aussi quelque chose.

8. Préparez le premier jour avant qu'il n'arrive

Ayez le matériel prêt. Ayez un identifiant de connexion qui fonctionne. Prévoyez une première tâche qui ne nécessite pas de tout réexpliquer depuis le début — quelque chose que la personne peut commencer avec les instructions que vous lui donnez, pour que sa première après-midi ne se résume pas à attendre que vous soyez disponible. La plus grande erreur lors d'une première embauche n'est pas un mauvais processus d'entretien. C'est une excellente recrue qui arrive à un bureau sans ordinateur et sans plan.

9. Décidez, dès maintenant, comment vous ferez le point

Avant d'avoir un employé, vous n'aviez jamais eu besoin d'un rythme de feedback — c'était juste vous. Décidez dès aujourd'hui si vous ferez un point hebdomadaire, ce que vous demanderez, et comment vous signalerez ce qui ne fonctionne pas. Attendre qu'un problème survienne pour inventer un processus de suivi signifie que votre première conversation sur la performance sera aussi la toute première que vous aurez jamais eue sur ce sujet. C'est un point de départ difficile.

Recruter son premier employé consiste moins à trouver la personne parfaite qu'à devenir soi-même, en assez peu de temps, quelqu'un capable de la manager. Tout ce qui précède, sur le plan administratif, est la partie facile. La partie la plus difficile — remarquer quand quelque chose ne fonctionne pas et le dire tôt — ne s'acquiert qu'avec la pratique. Commencez à vous entraîner dès maintenant, pas après la première erreur.