Cómo contratar a tu primer empleado: la checklist del fundador

Llevas meses haciéndolo todo tú solo —ventas, entregas, facturación, de todo— y por fin has chocado con el muro. Necesitas a alguien. No un favor de un amigo, ni un freelance para un proyecto puntual. Un empleado de verdad, con un escritorio (o un login) y una razón para seguir ahí dentro de seis meses.

Lo curioso de contratar a tu primer empleado es que todos los consejos habituales sobre contratación asumen que ya tienes una empresa que contrata gente. Tú todavía no. Tienes un negocio que está a punto de convertirse en empleador, y eso es un trabajo distinto al que has estado haciendo hasta ahora.

Aquí va el orden en el que hacerlo.

1. Escribe en qué consiste realmente el puesto, antes de escribir el anuncio

No un título de puesto. Una frase que termine así: "Esta persona existe para que yo deje de _____". Si no puedes terminar esa frase, no estás listo para contratar: estás listo para seguir ocupado un poco más mientras averiguas cuál es el vacío real.

Una vez que tengas la frase, enumera las cinco o seis cosas que esa persona hará en una semana normal. Sé honesto si es una mezcla —"mitad administración, mitad llamadas a clientes" es una descripción de puesto válida, y es mejor decirlo desde el principio que anunciar una cosa y luego entregarle otra.

2. Presupuesta más allá del salario

La cifra que tienes en la cabeza casi nunca es lo que realmente cuesta. Además del salario, calcula:

• Cotizaciones obligatorias — pensión/fondo de previsión, seguridad social, seguros. Varían mucho según el país y cambian de vez en cuando, así que consulta directamente las tarifas actuales de tu organismo local en lugar de fiarte de un número que recuerdas a medias.
• Equipo y licencias de software — un portátil, una cuenta de correo, las herramientas que necesite desde el primer día.
• Tu propio tiempo — el primer mes de cualquier contratación te cuesta horas en formación y en corregir errores, incluso con una buena incorporación. Cuenta con ir más lento antes de ir más rápido.

Si la cifra honesta no encaja, es mejor saberlo ahora que dentro de tres meses.

3. Decide qué tipo de contratación es realmente

"Empleado" y "autónomo/contratista" no son etiquetas intercambiables que eliges según lo que te resulte más cómodo en el papeleo: conllevan obligaciones legales distintas según el país, y clasificar mal a alguien puede salirte caro más adelante, incluso si ambas partes estaban conformes con el acuerdo en su momento. Si no tienes claro qué tipo de rol es este, dedica diez minutos a consultarlo con un contable o un abogado laboral local antes de publicar nada. Es más barato preguntar ahora que arreglarlo después.

4. Redacta una oferta de trabajo formal, aunque tu empresa sea diminuta

No necesita un abogado, pero sí necesita existir y estar firmada. Como mínimo, debe incluir:

• El puesto y la frase-propósito del paso 1
• Salario y frecuencia de pago
• Horario y lugar de trabajo
• Duración del periodo de prueba y qué ocurre al finalizarlo
• Plazo de preaviso, en ambas direcciones
• Fecha de inicio

Muchos empleadores primerizos se saltan esto porque parece demasiado formal para una empresa de dos personas. No es para ellos: es para ti, dentro de seis meses, cuando tú y la nueva incorporación recordéis la conversación de forma distinta.

5. Publica el puesto, aunque ya tengas a alguien en mente

Si el amigo de tu primo parece perfecto, es tentador saltarse todo el proceso. Hazlo igualmente: publica la vacante en algún sitio real, aunque sea solo durante dos semanas. Por dos razones: puede que encuentres a alguien realmente mejor, y si la cosa no funciona con la persona que ya conocías, querrás tener constancia de que seguiste un proceso justo, no que hiciste un favor.

6. Entrevista buscando evidencias, no buenas vibraciones

Sin equipo de RRHH y sin experiencia entrevistando, es fácil contratar a la persona con la que te gustó hablar. Que alguien te caiga bien no te dice casi nada sobre si puede hacer el trabajo. Pide ejemplos concretos en su lugar:

• "Cuéntame una vez en la que tuviste que resolver algo sin nadie a quien preguntar." (Tampoco tendrás a nadie a quien preguntar la mayoría de los días.)
• "¿Qué hiciste en tu último puesto de lo que te sientes orgulloso, y qué habrías hecho diferente?"
• "Explícame cómo manejarías [una tarea real del puesto, no un supuesto hipotético]."

Si puedes, dale una pequeña tarea remunerada parecida al trabajo real —una hora de trabajo genuino, no un acertijo. Ver a alguien hacer la tarea te dice más que una hora de conversación. Si no tienes muy claro qué aspecto tiene "bueno" en esa tarea porque nunca has contratado para este puesto, una evaluación estructurada puede darte un punto de comparación que ahora mismo no tienes: es un uso razonable de una herramienta como AssessFit, sobre todo porque el plan gratuito cubre un puñado de candidatos al mes, que es más o menos lo que necesita una primera contratación.

7. Comprueba al menos una referencia, y hazlo bien

Llama, no envíes un correo. Pregunta de qué era realmente responsable la persona, y qué mejoraría. Una referencia que no puede decir nada concreto también te está diciendo algo.

8. Planifica el primer día antes de que llegue

Ten el equipo listo. Ten un login que funcione. Ten preparada una primera tarea que no requiera que le expliques todo desde cero —algo con lo que pueda empezar con las instrucciones que le das, para que no pase la primera tarde esperando a que tú tengas un hueco. El mayor error en una primera contratación no es un mal proceso de entrevistas. Es que una gran incorporación llegue a un escritorio sin portátil y sin plan.

9. Decide, ya, cómo vas a hacer seguimiento

Antes de tener un empleado, nunca necesitaste una rutina de feedback: eras solo tú. Decide hoy si harás seguimiento semanal, qué vas a preguntar y cómo señalarás si algo no funciona. Esperar a que surja un problema para inventar un proceso de seguimiento significa que la primera conversación que tengas sobre desempeño será también la primera conversación que hayas tenido nunca sobre desempeño. Ese no es un buen punto de partida.

Contratar a tu primer empleado tiene menos que ver con encontrar a la persona perfecta y más con convertirte, en un plazo bastante corto, en alguien capaz de gestionar a una persona. El papeleo anterior es la parte fácil. La parte difícil —darse cuenta de cuándo algo no funciona y decirlo a tiempo— solo se domina con la práctica. Empieza a practicar ahora, no después del primer error.