初めての従業員採用ガイド:創業者のためのチェックリスト

ここ数ヶ月、営業も納品も請求書発行も、すべて一人でやってきた。そしてついに壁にぶつかった。人が必要だ。友人のちょっとした手伝いでも、単発のフリーランサーでもない。本物の従業員――デスク(あるいはログインアカウント)があり、半年後もそこにいる理由がある人が必要なのだ。

初めての従業員を雇うことの奇妙な点は、世間にあふれる採用アドバイスのほとんどが「すでに人を雇っている会社である」ことを前提にしていることだ。あなたはまだそうではない。あなたの事業は今、雇用主になろうとしているところであり、それはこれまでやってきた仕事とはまったく別の仕事だ。

以下、その順番を示す。

1. 求人広告を書く前に、その仕事が実際に何なのかを書き出す

職務名ではない。こう終わる一文だ:「この人がいることで、私は_____をしなくて済むようになる」。この文が完成しないなら、まだ雇う準備ができていない――むしろ、何が本当に足りないのかを見極めるために、しばらくもっと忙しくする準備ができているというだけだ。

その一文ができたら、通常の一週間で彼らがやる5〜6個のことをリストにする。それが混在した内容であっても正直に書くこと。「半分は事務作業、半分は顧客対応の電話」というのも立派な職務内容だ。ある仕事内容で募集して別の仕事を渡すより、最初から正直に伝えるほうがいい。

2. 給与以外の分も予算に入れる

頭の中にある数字が、実際にかかる費用と一致することはほとんどない。給与に加えて、以下を計算しておこう:

• 法定の負担分 ―― 年金・積立基金、社会保険、労災保険など。これらは国によって大きく異なり、時折変更されるため、うろ覚えの数字を信じるのではなく、現地の当局の最新の基準を直接確認すること。
• 設備とソフトウェアのライセンス ―― ノートPC、メールアカウント、初日から必要な各種ツール。
• あなた自身の時間 ―― どんな採用でも、たとえ優秀な人材であっても、最初の1ヶ月は研修やミスの修正に時間がかかる。速くなる前に一時的に遅くなることを想定しておこう。

正直に合計した金額で成り立たないなら、それは3ヶ月後ではなく今知っておくべき有用な情報だ。

3. この採用がどのような雇用形態になるのかを決める

「従業員」と「業務委託(契約者)」は、事務手続きの好みで選べる互換可能なラベルではない。国によって異なる法的義務が伴い、区分を誤ると、当時は双方が合意していたとしても後から問題になることがある。この役職がどちらに該当するのか確信が持てない場合は、求人を出す前に、現地の会計士や労働弁護士に10分ほど相談する価値がある。後で修正するより、今聞いておくほうが安く済む。

4. 小さな会社であっても、本物の内定通知書を作成する

弁護士は必要ないが、文書として存在し、署名されている必要がある。少なくとも以下を含めること:

• 職務名と、ステップ1で決めた一文の目的
• 給与とその支払い頻度
• 勤務時間と勤務場所
• 試用期間の長さと、その終了時に何が起こるか
• 双方向の通知期間
• 開始日

初めて雇用主になる人の多くは、社員2人の会社にはこれは大げさすぎると感じてこれを省略してしまう。だがこれは相手のためではない――6ヶ月後のあなた自身のためだ。そのとき、あなたと新入社員はその会話をそれぞれ違う形で覚えているだろう。

5. すでに心に決めた人がいても、公募する

いとこの友人がぴったりに思えると、プロセス全体をすっ飛ばしたくなる。それでもやるべきだ――たとえ2週間だけでも、実際にどこかに求人を出すこと。理由は二つ。本当にもっと良い人が見つかるかもしれないし、もし既に知っている人とうまくいかなかった場合、公正な選考プロセスを行ったという記録――単なる縁故採用ではないという証拠――が欲しくなるからだ。

6. 「印象」ではなく「証拠」で面接する

人事部もなく、面接の経験もないと、話していて気が合った人を採用しがちだ。だが、誰かを好きだと感じることは、その人がその仕事をできるかどうかについてほとんど何も教えてくれない。代わりに具体的なことを聞こう:

• 「誰にも相談できない状況で、何かを自分で解決しなければならなかった経験を教えてください」(あなたにも、たいていの日は相談できる相手がいない)
• 「前職でやったことで誇りに思っていることは何ですか。また、何か違うやり方をするとしたら?」
• 「[実際の業務の一つを――仮想の話ではなく]どう対応するか、順を追って説明してください」

可能であれば、実際の仕事に近い小さな有給タスクを与えよう――パズルではなく、実務の1時間分だ。実際にやっているところを見るほうが、1時間の会話よりもはるかに多くのことを教えてくれる。この役職での採用経験がなく、そのタスクにおける「良い出来」がどういうものか感覚がつかめない場合は、構造化されたアセスメントを使うことで、まだ持っていない比較の基準を得ることができる――AssessFitのようなツールの合理的な使い方の一つだ。特に無料プランは月に数名の候補者をカバーしており、これは最初の採用にちょうど必要な規模と言える。

7. 少なくとも一つの経歴照会をしっかり行う

メールではなく、電話をかけること。その人が実際に何を担当していたか、そして改善すべき点を一つ尋ねよう。何も具体的なことを言えない照会先も、それ自体が一つのメッセージだ。

8. 初日が来る前に計画を立てる

機材の準備を済ませておく。ログインが正常に動作する状態にしておく。ゼロから全部説明しなくても始められる最初のタスクを用意しておく――与えた指示だけで取りかかれるものにしておけば、初日の午後をあなたが手を空けるのを待つだけの時間にしなくて済む。最初の採用で最も大きな失敗は、面接プロセスの不出来ではない。せっかく優秀な人材が入社したのに、デスクにノートPCも計画もない状態で迎えることだ。

9. 「どう確認していくか」を今のうちに決めておく

従業員を雇う前は、フィードバックのリズムなど必要なかった――ただ一人でやっていただけだから。今日のうちに、週次で確認するかどうか、何を尋ねるか、何かうまくいっていないときにどう伝えるかを決めておこう。問題が起きてから初めて確認プロセスを考え始めると、パフォーマンスについて話す最初の会話が、あなたにとって「パフォーマンスについて話した初めての会話」にもなってしまう。それはかなり厳しい出発点だ。

初めての従業員を雇うことは、完璧な人を見つけることよりも、かなり短い期間のうちに、その人をマネジメントできる人間に「あなた自身が」なることのほうが重要だ。上に挙げた事務手続きは、実は簡単な部分にすぎない。難しいのは――何かがうまくいっていないことに早めに気づき、それを口にすること――これは練習でしか上達しない。最初のミスの後ではなく、今からその練習を始めよう。