Cara Merekrut Karyawan Pertama Anda: Daftar Periksa untuk Founder

Selama berbulan-bulan Anda mengerjakan segalanya sendirian — penjualan, pengiriman, penagihan, semuanya — dan akhirnya Anda mentok. Anda butuh orang. Bukan bantuan dari teman, bukan pula freelancer untuk satu proyek. Karyawan sungguhan, dengan meja kerja (atau login) dan alasan untuk masih ada di sana enam bulan dari sekarang.

Hal aneh soal merekrut karyawan pertama adalah semua saran perekrutan yang umum beredar mengasumsikan Anda sudah punya perusahaan yang terbiasa merekrut orang. Anda belum. Anda punya bisnis yang baru akan menjadi pemberi kerja, dan itu pekerjaan yang berbeda dari yang selama ini Anda jalani.

Berikut urutan yang perlu Anda lakukan.

1. Tuliskan apa sebenarnya pekerjaan ini — sebelum menulis iklan lowongan

Bukan sekadar jabatan. Tuliskan satu kalimat yang melengkapi: "Orang ini ada supaya saya tidak perlu lagi _____." Jika Anda tidak bisa melengkapi kalimat itu, Anda belum siap merekrut — Anda baru siap untuk lebih sibuk lagi sementara mencari tahu apa sebenarnya yang kurang.

Setelah kalimat itu jadi, buat daftar lima atau enam hal yang akan mereka kerjakan dalam seminggu normal. Jujurlah kalau pekerjaannya campuran — "separuh administrasi, separuh menerima telepon pelanggan" adalah deskripsi pekerjaan yang valid, dan lebih baik mengatakannya sejak awal daripada mengiklankan satu hal lalu memberi mereka hal lain.

2. Anggarkan lebih dari sekadar gaji

Angka yang ada di kepala Anda jarang sama dengan biaya sebenarnya. Selain gaji, hitung juga:

• Kontribusi wajib — dana pensiun/BPJS Ketenagakerjaan, jaminan sosial, asuransi. Ini bervariasi banyak antarnegara dan sesekali berubah, jadi periksa langsung tarif terbaru dari otoritas setempat, jangan mengandalkan angka yang cuma diingat sekilas.
• Peralatan dan lisensi software — laptop, akun email, alat-alat apa pun yang mereka butuhkan sejak hari pertama.
• Waktu Anda sendiri — bulan pertama perekrutan mana pun akan menyita jam Anda untuk pelatihan dan memperbaiki kesalahan, bahkan untuk karyawan yang bagus sekalipun. Siapkan diri untuk melambat dulu sebelum bisa lebih cepat.

Jika total yang jujur ternyata tidak masuk akal, itu informasi berharga sekarang, bukan tiga bulan lagi.

3. Tentukan jenis perekrutan ini sebenarnya apa

"Karyawan" dan "kontraktor" bukan sekadar label yang bisa dipilih sesuka hati berdasarkan preferensi administrasi — keduanya membawa kewajiban hukum yang berbeda tergantung negara Anda, dan salah mengklasifikasikan seseorang bisa merugikan Anda di kemudian hari, bahkan jika kedua pihak sama-sama senang dengan kesepakatan itu saat itu. Jika Anda belum yakin peran ini termasuk yang mana, luangkan sepuluh menit berkonsultasi dengan akuntan atau pengacara ketenagakerjaan setempat sebelum memasang lowongan apa pun. Lebih murah bertanya sekarang daripada memperbaikinya nanti.

4. Buat surat penawaran kerja yang sesungguhnya, bahkan untuk perusahaan sekecil apa pun

Tidak perlu melibatkan pengacara, tapi surat ini harus ada dan ditandatangani. Minimal, surat itu memuat:

• Jabatan dan satu kalimat tujuan pekerjaan dari langkah 1
• Gaji dan seberapa sering dibayarkan
• Jam kerja dan di mana pekerjaan dilakukan
• Lama masa percobaan dan apa yang terjadi setelahnya
• Masa pemberitahuan (notice period), dari kedua belah pihak
• Tanggal mulai kerja

Banyak pemberi kerja pemula melewatkan ini karena terasa terlalu formal untuk perusahaan yang cuma berisi dua orang. Ini bukan untuk mereka — ini untuk Anda, enam bulan dari sekarang, saat Anda dan karyawan baru mengingat percakapan itu secara berbeda.

5. Pasang iklan lowongan, meski Anda sudah punya calon di kepala

Jika sepupu Anda atau teman sepupu Anda tampak cocok, godaan untuk melewati seluruh proses ini besar. Tetap lakukan saja — pasang lowongan di tempat yang benar-benar dilihat orang, sekalipun cuma dua minggu. Ada dua alasan: Anda mungkin menemukan orang yang benar-benar lebih baik, dan jika ternyata tidak cocok dengan orang yang sudah Anda kenal, Anda akan butuh jejak dokumen yang menunjukkan Anda menjalankan proses yang adil, bukan sekadar titipan.

6. Wawancarai untuk mencari bukti, bukan sekadar chemistry

Tanpa tim HR dan tanpa pengalaman wawancara, sangat mudah untuk akhirnya merekrut orang yang Anda sukai saat mengobrol. Padahal, rasa suka nyaris tidak memberi tahu apa pun soal apakah orang itu bisa mengerjakan pekerjaannya. Sebagai gantinya, minta hal-hal spesifik:

• "Ceritakan saat Anda harus mencari solusi sendiri tanpa ada orang yang bisa ditanya." (Anda pun kebanyakan tidak punya siapa-siapa untuk ditanya.)
• "Apa hal yang Anda lakukan di pekerjaan sebelumnya yang Anda banggakan, dan apa yang akan Anda lakukan berbeda?"
• "Jelaskan langkah demi langkah bagaimana Anda akan menangani [tugas nyata dari pekerjaan ini, bukan skenario hipotetis]."

Jika memungkinkan, beri mereka tugas kecil berbayar yang mendekati pekerjaan sesungguhnya — satu jam pekerjaan yang nyata, bukan teka-teki. Melihat seseorang benar-benar mengerjakan sesuatu memberi tahu Anda jauh lebih banyak daripada satu jam mengobrol. Jika Anda belum punya gambaran jelas soal seperti apa "hasil yang bagus" untuk tugas itu karena belum pernah merekrut untuk peran ini sebelumnya, asesmen terstruktur bisa memberi Anda titik pembanding yang belum Anda miliki — ini penggunaan yang wajar untuk alat seperti AssessFit, apalagi paket gratisnya sudah mencakup beberapa kandidat per bulan, kira-kira sesuai kebutuhan untuk perekrutan pertama.

7. Periksa setidaknya satu referensi, dengan benar

Telepon, jangan sekadar mengirim email. Tanyakan apa sebenarnya tanggung jawab orang tersebut, dan satu hal yang bisa mereka perbaiki. Referensi yang tidak bisa memberi jawaban spesifik pun sebenarnya sedang memberi tahu Anda sesuatu.

8. Rencanakan hari pertama sebelum harinya tiba

Siapkan peralatan mereka. Siapkan login yang berfungsi. Siapkan tugas pertama yang tidak mengharuskan Anda menjelaskan segalanya dari nol — sesuatu yang bisa langsung mereka mulai dengan instruksi yang Anda beri, supaya sore pertama mereka tidak habis menunggu Anda sempat. Kesalahan terbesar dalam perekrutan pertama bukanlah proses wawancara yang buruk. Melainkan karyawan hebat yang datang ke meja kerja tanpa laptop dan tanpa rencana.

9. Tentukan sekarang, bagaimana Anda akan melakukan check-in

Sebelum punya karyawan, Anda tidak pernah butuh ritme untuk memberi umpan balik — karena hanya ada Anda sendiri. Putuskan hari ini apakah Anda akan check-in mingguan, apa yang akan Anda tanyakan, dan bagaimana Anda akan menandai jika ada yang tidak berjalan baik. Menunggu sampai muncul masalah baru untuk membuat proses check-in berarti percakapan pertama Anda soal kinerja juga menjadi percakapan pertama yang pernah Anda lakukan soal kinerja. Itu titik awal yang sulit.

Merekrut karyawan pertama Anda bukan cuma soal menemukan orang yang sempurna, melainkan soal berubah, dalam waktu yang relatif singkat, menjadi seseorang yang bisa mengelola orang lain. Semua urusan administratif di atas adalah bagian yang mudah. Bagian yang lebih sulit — menyadari saat sesuatu tidak berjalan baik dan mengatakannya sejak dini — hanya bisa Anda kuasai lewat latihan. Mulailah berlatih sekarang, bukan setelah kesalahan pertama terjadi.