इंटरनल कैंडिडेट या एक्सटर्नल हायर? निष्पक्ष फैसला कैसे लें

आपके पास एक पद खाली है। आपकी टीम में कोई पिछले एक साल से अनौपचारिक रूप से इस काम का आधा हिस्सा संभाल रहा है और साफ तौर पर वह पद चाहता है। लेकिन आपको यह भी लगता है कि टीम को एक नई सोच की जरूरत है, या फिर वह इंटरनल व्यक्ति अभी पूरी तरह तैयार नहीं है। इसलिए आप फिर भी यह पद बाहर पोस्ट कर देते हैं — और अब आपको डर है कि आप जो भी करें, पूरी प्रक्रिया पहले से तय की हुई ही लगेगी।

यह एक छोटे नियोक्ता के लिए सबसे असहज फैसलों में से एक है, क्योंकि इसका असली मुद्दा स्किल्स नहीं है। यह भरोसे, मनोबल और इस बात का है कि लोग आपकी प्रक्रिया को ईमानदार मानते हैं या नहीं। अगर आप इसे गलत तरीके से संभालते हैं, तो या तो आप एक अच्छे कर्मचारी को खो देते हैं जो खुद को इस्तेमाल किया हुआ महसूस करता है, या फिर आप किसी ऐसे व्यक्ति को प्रमोट कर देते हैं जो तैयार नहीं है, सिर्फ इसलिए कि उसे मना करना अजीब लग रहा था।

उम्मीदवारों का पता चलने से पहले ही मानदंड तय करें

सबसे बड़ी गलती यह है कि "अच्छा उम्मीदवार कैसा दिखता है" यह तय करना तब शुरू करें जब आपके पास पहले से आवेदक आ चुके हों — क्योंकि तब तक आप अनजाने में उस व्यक्ति के हिसाब से नंबर देने लगते हैं जिसे आप पहले से जानते हैं। इंटरनल हो या एक्सटर्नल, आवेदन खुलने से पहले ही जॉब की जरूरतें लिख लें — असल काम क्या होंगे, ज़िम्मेदारी का स्तर क्या होगा, कौन-सी स्किल्स चाहिए। इसे कहीं लिखित रूप में रखें, चाहे वह खुद को भेजा गया एक ईमेल ही क्यों न हो या कोई साझा दस्तावेज़। 30 लोगों की कंपनी के लिए यह भले ही थोड़ा औपचारिक लगे, लेकिन यही एक चीज़ है जो मानदंडों को चुपचाप आपके पसंदीदा व्यक्ति की ओर झुकने से रोकती है।

एक उपयोगी टेस्ट: अगर आपने ये जरूरतें तब लिखी होतीं जब न तो इंटरनल और न ही एक्सटर्नल कैंडिडेट का अस्तित्व होता, तो क्या आप इन्हें फिर भी इसी तरह लिखते? अगर कोई शर्त सिर्फ इसलिए मायने रखती है क्योंकि वह ठीक-ठीक आपके इंटरनल कैंडिडेट का वर्णन करती है, तो उसे हटा दें या दोबारा लिखें।

क्या इंटरनल कैंडिडेट को भी वही प्रक्रिया से गुजरना चाहिए?

हां — वही इंटरव्यू सवाल, वही वर्क सैंपल या टेस्ट, वही स्कोरकार्ड। इसलिए नहीं कि आप उन पर भरोसा नहीं करते, बल्कि इसलिए कि इससे कम कुछ भी उन बाहरी उम्मीदवारों के साथ अन्याय होगा जिन्हें संदेह का लाभ नहीं मिलता, और इससे आपको असली जानकारी भी नहीं मिल पाती। जिन लोगों के साथ आप रोज़ काम करते हैं, उनका आंकलन गलत करना आश्चर्यजनक रूप से आसान है, और यह दोनों दिशाओं में हो सकता है: या तो आप उन्हें पसंद करने के कारण ज्यादा आंकते हैं, या फिर सिर्फ उनकी मौजूदा, सीमित भूमिका देखने के कारण कम आंकते हैं।

अगर आप प्रक्रिया के हिस्से के रूप में किसी तरह का स्ट्रक्चर्ड टेस्ट या वर्क सैंपल इस्तेमाल कर रहे हैं, तो सबको बिल्कुल एक जैसा वर्ज़न दें — वही समय-सीमा, वही स्कोरिंग। यह वह जगह है जहां इसके लिए बना एक टूल वाकई मदद करता है: AssessFit हर उम्मीदवार के लिए एक जैसा एडैप्टिव टेस्ट चलाता है और यह सीमित करता है कि सीवी (या इस मामले में, कार्यकाल और परिचय) स्कोर को कितना प्रभावित कर सकता है, ताकि इंटरनल कैंडिडेट का आकर्षण या आपके साथ उसका इतिहास चुपचाप सबूतों पर हावी न हो जाए। यह बात यहां लगभग किसी भी अन्य जगह से ज्यादा मायने रखती है, क्योंकि आंतरिक राजनीति ठीक वही चीज़ है जिससे बचाने के लिए स्कोरिंग की कठोरता होती है।

एक अपवाद जिसका जिक्र करना ज़रूरी है: अगर इंटरनल व्यक्ति महीनों से इस काम के कुछ हिस्से कर रहा है, तो उससे एक ताज़ा बाहरी उम्मीदवार से ज्यादा कठिन और विशिष्ट सवाल पूछना उचित है — अलग विषय नहीं, बल्कि गहरे फॉलो-अप सवाल, क्योंकि उसे इस पर सोचने के ज्यादा मौके मिले हैं। यह पक्षपात नहीं है, बल्कि ज्यादा जानकारी रखने वाले व्यक्ति के लिए उचित रूप से मानक ऊंचा करना है।

आवेदन से पहले बताएं, हारने के बाद नहीं

जो बातचीत लगभग हमेशा छूट जाती है, वह है: प्रक्रिया शुरू होने से पहले इंटरनल कैंडिडेट के साथ बैठकर साफ-साफ बताना कि आप बाहर भी उम्मीदवार तलाश रहे हैं, क्यों तलाश रहे हैं, और आप उनकी तुलना किन खास बातों में कर रहे हैं। कुछ इस तरह से:

"मैं चाहता हूं कि आपको पता हो कि हम यह पद बाहर भी पोस्ट कर रहे हैं। यह आपके बारे में कोई संकेत नहीं है — बल्कि इसलिए है क्योंकि [कारण: भूमिका का स्वरूप बदल रहा है / हम बाज़ार को परखना चाहते हैं / यह इतनी बड़ी हायरिंग है कि हमें बिज़नेस के लिए तुलना करनी ही चाहिए]। आप बाकी सबकी तरह ही उसी प्रक्रिया से गुज़रेंगे। नतीजा जो भी हो, मैं आपसे साफ बात करूंगा।"

यह एक बातचीत ही "ना" के बाद पैदा होने वाली ज्यादातर नाराज़गी को रोक देती है। लोग एक निष्पक्ष प्रतिस्पर्धा में हारना संभाल सकते हैं। लेकिन वे यह पता चलने पर बर्दाश्त नहीं कर पाते कि वे एक ऐसी प्रक्रिया का हिस्सा थे जो कभी सच में खुली ही नहीं थी।

अगर आपको पहले से जवाब पता है

कभी-कभी आपके पास वाकई कोई असली फैसला लेने को नहीं होता — आपको पहले से पता होता है कि आप बाहर से भर्ती करने वाले हैं, या आपको पहले से पता होता है कि यह पद इंटरनल व्यक्ति को ही मिलना तय है, और यह "प्रक्रिया" महज़ एक दिखावा है। अगर ऐसा है, तो प्रक्रिया मत चलाइए। एक नकली प्रतिस्पर्धी प्रक्रिया, प्रक्रिया के न होने से भी बदतर है, क्योंकि इससे बाहरी उम्मीदवारों का असली समय बर्बाद होता है और इंटरनल व्यक्ति को असली चिंता में डाला जाता है, वह भी उस फैसले के लिए जो आप पहले ही ले चुके थे। अगर आपको पता है, तो सीधे कह दें और सीधे वही करें। औपचारिक प्रक्रिया तभी चलाएं जब नतीजा वाकई खुला हो।

अगर इंटरनल कैंडिडेट को पद नहीं मिलता तो क्या कहें

यही वह हिस्सा है जो तय करता है कि आप उन्हें अगले छह महीनों में अपने पास बनाए रख पाएंगे या खो देंगे। यह बताएं कि ऐसा क्यों हुआ, बिल्कुल स्पष्ट रूप से, बिना यह दिखावा किए कि मुकाबला करीबी था अगर वह नहीं था। अगर मुकाबला करीबी नहीं था, तो झूठी दिलासा ("यह वाकई बहुत करीबी था, आप शानदार थे") एक बार जब वे किसी और से बात करके तुलना करेंगे, तो यह उपहासपूर्ण लगेगा। बेहतर होगा कहना:

"हमने बाहर से भर्ती इसलिए की क्योंकि हमें [असली कमी बताएं — इतनी बड़ी टीम चलाने का गहरा अनुभव, कोई खास तकनीकी पृष्ठभूमि, जो भी सच में सही हो] चाहिए था। यह आपके यहां के काम को नहीं दर्शाता, जो वाकई अच्छा रहा है, और यहां बताता हूं कि अगली बार यह मौका आने पर आपको स्पष्ट रूप से चुना जाने के लिए क्या करना होगा।"

फिर अगले कुछ महीनों में उस योजना पर वाकई अमल करें। जो इंटरनल कैंडिडेट निष्पक्ष रूप से हारता है और उसे आगे बढ़ने का असली रास्ता दिखता है, वह आमतौर पर टिका रहता है। लेकिन जो हारता है और उसके बाद कुछ नहीं सुनता, वह उसी तिमाही में नौकरी ढूंढना शुरू कर देता है — और आप अपनी पूरी टीम को सिखा देंगे कि ईमानदारी से किसी चीज़ के लिए प्रतिस्पर्धा करने का क्या नतीजा होता है।

वह निर्णय जिसे स्क्रिप्ट में नहीं बांधा जा सकता

यहां कोई ऐसा फॉर्मूला नहीं है जो असली तनाव को खत्म कर दे: वफादारी और संस्थागत ज्ञान का कुछ मूल्य होता है, और उसे किसी अजनबी के चमकदार इंटरव्यू प्रदर्शन के मुकाबले आंकना वाकई मुश्किल है। इसे किसी बाहरी नियुक्ति की संभावनाओं के मुकाबले निष्पक्ष रूप से तौलना एक निर्णय-क्षमता का मामला है, न कि चेकलिस्ट का — आप बस इतना कर सकते हैं कि मानदंड स्पष्ट रखें, उन्हें सबके साथ समान रूप से लागू करें, और लोगों से इस बारे में ईमानदार रहें कि आप कौन-सा तरीका अपना रहे हैं। अगर आप उस प्रक्रिया को उस व्यक्ति के सामने सही नहीं ठहरा सकते जिसे नौकरी नहीं मिली, तो वह निष्पक्ष नहीं थी, चाहे कागज़ पर वह कितनी भी सही क्यों न दिखे।