Kandidat Internal atau Perekrutan Eksternal? Cara Memutuskan Secara Adil

Anda punya posisi yang perlu diisi. Salah satu anggota tim Anda sudah menjalankan separuh dari tugas itu secara informal selama setahun terakhir dan jelas menginginkan posisi tersebut. Tapi Anda juga tahu tim membutuhkan perspektif baru, atau orang internal itu belum sepenuhnya siap. Jadi Anda tetap membuka lowongan ke luar — dan sekarang Anda khawatir seluruh proses ini terlihat "diatur" apa pun yang Anda lakukan.

Ini salah satu keputusan yang paling tidak nyaman bagi pemberi kerja skala kecil, karena sebenarnya ini bukan soal keterampilan. Ini soal kepercayaan, moral tim, dan apakah orang-orang percaya proses Anda jujur. Jika salah langkah, Anda bisa kehilangan karyawan baik yang merasa dimanfaatkan, atau mempromosikan orang yang belum siap karena merasa terlalu canggung untuk menolak.

Tetapkan kriteria sebelum Anda tahu siapa saja yang bersaing

Kesalahan terbesar adalah mendefinisikan "seperti apa yang baik" setelah Anda sudah punya pelamar, karena saat itu Anda tanpa sadar akan menilai berdasarkan orang yang sudah Anda kenal. Tulis persyaratan pekerjaan — tugas sebenarnya, tingkat kepemilikan (ownership), keterampilan yang dibutuhkan — sebelum Anda membuka lamaran, baik internal maupun eksternal. Tuliskan di suatu tempat, bahkan sekadar email untuk diri sendiri atau dokumen bersama. Ini mungkin terdengar birokratis untuk perusahaan beranggotakan 30 orang, tapi ini satu-satunya cara mencegah kriteria diam-diam bergeser mengikuti orang yang Anda sukai.

Uji sederhana: jika Anda menulis persyaratan ini dan baik kandidat internal maupun eksternal belum ada, apakah Anda akan tetap menulisnya seperti itu? Jika suatu persyaratan hanya masuk akal karena kebetulan menggambarkan kandidat internal Anda secara persis, hapus atau tulis ulang.

Haruskah kandidat internal melalui tahapan yang sama?

Ya — pertanyaan wawancara yang sama, contoh kerja atau tes yang sama, kartu penilaian (scorecard) yang sama. Bukan karena Anda tidak percaya padanya, tetapi karena tanpa itu tidak adil bagi kandidat eksternal yang tidak mendapat keuntungan dari "manfaat keraguan" (benefit of the doubt), dan ini juga merampas informasi nyata dari Anda. Orang yang bekerja dengan Anda setiap hari ternyata cukup mudah dinilai secara keliru, dalam dua arah: Anda bisa terlalu memujinya karena Anda menyukainya, atau terlalu meremehkannya karena Anda hanya pernah melihatnya dalam peran yang lebih sempit seperti sekarang.

Jika Anda menggunakan tes terstruktur atau contoh kerja sebagai bagian dari proses, jalankan semua orang melalui versi yang identik — batas waktu sama, penilaian sama. Di sinilah alat yang dirancang khusus untuk ini benar-benar membantu: AssessFit menjalankan tes adaptif yang sama untuk setiap kandidat dan membatasi seberapa besar CV (atau dalam hal ini, masa kerja dan keakraban) dapat memengaruhi skor, sehingga daya tarik atau riwayat kandidat internal dengan Anda tidak diam-diam mengalahkan bukti nyata. Ini penting di sini lebih dari hampir di mana pun, karena politik internal justru adalah hal yang seharusnya dilindungi oleh ketatnya penilaian skor.

Satu pengecualian yang patut disebutkan: jika orang internal sudah menjalankan bagian-bagian dari pekerjaan ini selama berbulan-bulan, wajar untuk mengajukan pertanyaan yang lebih sulit dan spesifik kepadanya dibanding kandidat eksternal yang baru — bukan topik yang berbeda, tapi pendalaman lebih jauh, karena ia sudah punya lebih banyak kesempatan untuk memikirkannya. Itu bukan bias, itu wajar menaikkan standar untuk orang yang punya lebih banyak konteks.

Beri tahu mereka sebelum melamar, bukan setelah kalah

Percakapan yang hampir selalu terlewat: duduk bersama kandidat internal sebelum proses dimulai dan mengatakan dengan jelas bahwa Anda juga membuka lowongan ke luar, alasannya, dan hal spesifik apa yang akan dibandingkan dengannya. Sesuatu seperti:

"Saya ingin kamu tahu bahwa kita juga membuka posisi ini ke luar. Ini bukan sinyal tentang kamu — ini karena [alasan: bentuk perannya berubah / kita ingin melihat kondisi pasar / ini perekrutan yang cukup besar sehingga kita perlu membandingkan demi kepentingan bisnis]. Kamu akan melalui tahapan yang sama seperti orang lain. Saya akan terbuka denganmu apa pun hasilnya."

Percakapan tunggal ini mencegah sebagian besar kekecewaan yang muncul setelah penolakan. Orang bisa menerima kekalahan dalam kompetisi yang adil. Mereka tidak bisa menerima jika baru mengetahui belakangan bahwa mereka menjadi bagian dari proses yang sebenarnya tidak pernah benar-benar terbuka.

Jika Anda sudah tahu jawabannya

Terkadang Anda sebenarnya tidak punya keputusan nyata untuk dibuat — Anda sudah tahu akan merekrut dari luar, atau Anda sudah tahu posisi itu pasti jatuh ke orang internal, dan "proses" hanyalah sandiwara. Jika itu benar, jangan jalankan prosesnya. Proses kompetitif palsu lebih buruk daripada tidak ada proses sama sekali, karena itu menghabiskan waktu nyata kandidat eksternal dan menimbulkan kecemasan nyata bagi orang internal, untuk sebuah keputusan yang sudah Anda buat sejak awal. Jika Anda sudah tahu, katakan saja dan lakukan secara langsung. Simpan proses formal untuk saat hasilnya benar-benar masih terbuka.

Apa yang harus dikatakan jika kandidat internal tidak mendapatkan posisi itu

Inilah bagian yang menentukan apakah Anda akan mempertahankannya atau kehilangannya dalam enam bulan ke depan. Jelaskan alasannya secara spesifik, tanpa berpura-pura bahwa persaingannya ketat jika sebenarnya tidak. Kata-kata penghibur yang samar ("sebenarnya sangat ketat, kamu hebat") padahal tidak ketat akan terdengar merendahkan begitu ia membandingkan cerita dengan orang lain. Lebih baik:

"Kami merekrut dari luar karena kami butuh [kekurangan spesifik — pengalaman yang lebih dalam mengelola tim sebesar ini, latar belakang teknis tertentu, apa pun yang memang benar]. Ini bukan cerminan dari kerjamu di sini, yang memang sudah benar-benar baik, dan berikut hal-hal yang menurut saya bisa membuatmu menjadi pilihan yang jelas di kesempatan berikutnya."

Lalu benar-benar tindaklanjuti rencana itu dalam beberapa bulan ke depan. Kandidat internal yang kalah secara adil dan melihat jalan nyata ke depan biasanya akan bertahan. Yang kalah lalu tidak mendengar kabar apa-apa lagi biasanya mulai mencari pekerjaan baru dalam waktu tiga bulan — dan Anda akan mengajarkan seluruh tim Anda apa yang terjadi ketika mereka bersaing secara jujur untuk sesuatu.

Keputusan yang tidak bisa dijadikan skrip

Tidak ada rumus yang bisa menghilangkan ketegangan sesungguhnya di sini: loyalitas dan pengetahuan institusional itu bernilai, dan sungguh sulit dinilai dibandingkan dengan penampilan wawancara seorang asing yang tampak mulus. Menimbang hal itu secara adil dengan apa yang mungkin dibawa oleh kandidat eksternal adalah keputusan berdasarkan penilaian, bukan sekadar item daftar centang — yang bisa Anda lakukan sebaik mungkin adalah membuat kriteria eksplisit, menerapkannya dengan cara yang sama untuk semua orang, dan jujur kepada semua pihak tentang mana dari itu yang sedang Anda lakukan. Jika Anda tidak bisa mempertanggungjawabkan proses ini kepada orang yang tidak mendapatkan pekerjaan itu, maka itu tidak adil, sebagus apa pun kelihatannya di atas kertas.