Candidat interne ou recrutement externe ? Comment trancher équitablement

Vous avez un poste à pourvoir. Quelqu'un dans votre équipe en assume officieusement la moitié depuis un an et le veut manifestement. Mais vous savez aussi que l'équipe gagnerait à un regard neuf, ou que cette personne n'est pas encore tout à fait prête. Alors vous publiez quand même l'offre en externe — et maintenant vous craignez que tout cela paraisse joué d'avance, quoi que vous fassiez.

C'est l'une des décisions les plus inconfortables pour un petit employeur, car elle ne porte pas vraiment sur les compétences. Elle porte sur la confiance, le moral, et la conviction que votre processus est honnête. Se tromper signifie soit perdre un bon employé qui se sent utilisé, soit promouvoir quelqu'un qui n'est pas prêt parce que dire non semblait trop délicat.

Définissez les critères avant de savoir qui est en lice

La plus grande erreur consiste à définir « à quoi ressemble un bon profil » une fois que vous avez déjà des candidatures, car à ce stade vous évaluez inconsciemment par rapport à la personne que vous connaissez déjà. Rédigez les exigences du poste — les tâches concrètes, le niveau de responsabilité, les compétences requises — avant d'ouvrir les candidatures, internes ou externes. Mettez-le par écrit quelque part, ne serait-ce qu'un e-mail que vous vous envoyez à vous-même ou un document partagé. Cela peut sembler bureaucratique pour une entreprise de 30 personnes, mais c'est la seule chose qui empêche les critères de se déformer discrètement en fonction de la personne que vous appréciez.

Un test utile : si vous rédigiez ces exigences alors que ni le candidat interne ni le candidat externe n'existaient encore, les écririez-vous de la même façon ? Si une exigence n'a de sens que parce qu'elle correspond précisément à votre candidat interne, supprimez-la ou reformulez-la.

Le candidat interne doit-il suivre les mêmes étapes ?

Oui — mêmes questions d'entretien, même test ou mise en situation, même grille d'évaluation. Non pas parce que vous ne lui faites pas confiance, mais parce que faire autrement serait injuste envers les candidats externes, qui ne bénéficient pas du doute, et cela vous priverait aussi d'informations réelles. Les personnes avec qui vous travaillez tous les jours sont étonnamment faciles à mal juger, dans les deux sens : soit vous les surestimez parce que vous les appréciez, soit vous les sous-estimez parce que vous ne les avez jamais vues que dans leur rôle actuel, plus restreint.

Si vous utilisez un test structuré ou une mise en situation dans le cadre du processus, faites passer à tout le monde une version identique — même limite de temps, même notation. C'est justement là qu'un outil conçu pour cela peut aider : AssessFit fait passer le même test adaptatif à chaque candidat et plafonne l'influence qu'un CV (ou, dans ce cas, l'ancienneté et la familiarité) peut avoir sur le score, de sorte que le charme d'un candidat interne ou son historique avec vous ne l'emporte pas discrètement sur les preuves objectives. C'est d'autant plus important ici, car les jeux politiques internes sont exactement le genre de chose contre laquelle la rigueur de notation est censée protéger.

Une exception mérite d'être mentionnée : si la personne en interne fait déjà des morceaux de ce travail depuis des mois, il est légitime de lui poser des questions plus poussées et plus précises qu'à un candidat externe fraîchement arrivé — pas des sujets différents, mais des questions de suivi plus approfondies, puisqu'elle a eu davantage l'occasion d'y réfléchir. Ce n'est pas un biais, c'est relever à juste titre la barre pour quelqu'un qui a plus de contexte.

Prévenez-les avant qu'ils postulent, pas après avoir perdu

La conversation qu'on saute presque toujours : s'asseoir avec le candidat interne avant le début du processus et lui dire clairement que vous cherchez aussi en externe, pourquoi, et par rapport à quoi vous allez précisément le/la comparer. Quelque chose comme :

« Je veux que tu saches que nous publions aussi cette offre en externe. Ce n'est pas un signal te concernant — c'est parce que [raison : le rôle évolue / nous voulons voir ce qui existe sur le marché / c'est un recrutement suffisamment important pour qu'on se doive de comparer les options]. Tu passeras par les mêmes étapes que n'importe qui d'autre. Je serai honnête avec toi, quel que soit le résultat. »

Cette seule conversation évite la plupart des ressentiments qui suivent un refus. Les gens peuvent accepter de perdre une compétition équitable. Ils ne peuvent pas accepter de découvrir après coup qu'ils ont fait partie d'un processus qui n'a jamais vraiment été ouvert.

Si vous connaissez déjà la réponse

Parfois, vous n'avez pas vraiment de décision à prendre — vous savez déjà que vous allez recruter en externe, ou vous savez déjà que la personne en interne a le poste assuré, et le « processus » n'est que du théâtre. Si c'est le cas, n'en organisez pas. Un faux processus compétitif est pire que l'absence de processus, car il fait perdre du temps réel aux candidats externes et cause une anxiété réelle à la personne en interne, pour une décision déjà prise. Si vous savez, dites-le simplement et agissez directement. Réservez le processus formel aux cas où l'issue est véritablement ouverte.

Que dire si le candidat interne n'obtient pas le poste

C'est ce moment qui déterminera si vous le/la gardez ou si vous le/la perdez dans les six mois. Soyez précis sur les raisons, sans prétendre que c'était serré si ça ne l'était pas. Un réconfort vague (« c'était vraiment très serré, tu étais excellent(e) ») alors que ça ne l'était pas sonnera comme condescendant dès qu'il/elle comparera ses notes avec quelqu'un d'autre. Mieux vaut dire :

« Nous avons recruté en externe parce que nous avions besoin de [manque spécifique — une expérience plus poussée dans la gestion d'une équipe de cette taille, un profil technique particulier, ce qui est réellement vrai]. Ce n'est pas un jugement sur ton travail ici, qui a été réellement bon, et voici ce qui, selon moi, ferait de toi le choix évident la prochaine fois que l'occasion se présentera. »

Puis assurez réellement le suivi de ce plan dans les mois suivants. Un candidat interne qui perd équitablement et voit une réelle perspective d'évolution reste généralement. Celui qui perd et n'entend plus jamais parler de rien commence à chercher un nouvel emploi dans le trimestre — et vous aurez appris à toute votre équipe ce qui arrive quand on se bat honnêtement pour quelque chose.

Le jugement qui ne se réduit pas à une formule

Il n'existe aucune formule capable de dissiper la véritable tension ici : la loyauté et la connaissance de l'entreprise ont une vraie valeur, et elles sont réellement difficiles à évaluer face à la prestation soignée d'un inconnu en entretien. Peser cela équitablement face à ce qu'un recrutement externe pourrait apporter relève du jugement, pas d'une case à cocher — le mieux que vous puissiez faire est de rendre les critères explicites, de les appliquer de la même manière à tout le monde, et d'être honnête avec chacun sur ce que vous êtes réellement en train de faire. Si vous ne pouvez pas justifier le processus auprès de la personne qui n'a pas obtenu le poste, alors il n'était pas équitable, quelle que soit son apparence sur le papier.