Sebenarnya Butuh Berapa Kali Sesi Wawancara?

Anda baru saja melihat kandidat yang bagus jadi tidak responsif setelah sesi keempat. Mereka antusias di sesi satu dan dua, masih terlibat di sesi tiga, lalu... tidak ada kabar. Perusahaan lain bergerak lebih cepat dan mereka menerima tawaran itu. Anda tidak kehilangan mereka karena penawaran yang lebih baik. Anda kehilangan mereka karena jadwal Anda sendiri.

Kebanyakan perusahaan kecil tidak benar-benar merancang proses wawancara mereka. Prosesnya tumbuh secara tidak sengaja — seseorang menambahkan "coba minta CEO ketemu mereka" untuk satu perekrutan, dan tiga tahun kemudian setiap kandidat harus bertemu CEO, entah posisinya membutuhkan itu atau tidak. Tidak ada yang pernah menghapus satu sesi. Hanya ditambahkan terus.

Jadi, sebenarnya berapa kali yang tepat?

Jawaban singkatnya

Untuk sebagian besar posisi di perusahaan dengan 10–200 karyawan: dua sampai tiga sesi. Satu sesi screening, satu percakapan sungguhan dengan hiring manager, dan — untuk posisi teknis atau berisiko tinggi — satu langkah tambahan yang menguji pekerjaan yang sesungguhnya. Empat sesi masih bisa dibenarkan untuk posisi senior atau kepemimpinan, di mana Anda juga perlu memastikan kecocokan dengan beberapa orang yang akan bekerja sama erat dengan kandidat. Lima sesi atau lebih hampir tidak pernah soal keputusan yang lebih baik. Itu biasanya soal tidak ada yang mau jadi orang yang bilang "ya".

Fungsi masing-masing sesi

Masalahnya bukan pada jumlahnya. Masalahnya, kebanyakan sesi menanyakan pertanyaan yang sama di ruangan yang berbeda. Kalau sesi kedua cuma mengulang sesi pertama dengan pewawancara berbeda, Anda tidak mendapatkan informasi baru — Anda hanya membuat kandidat mengucapkan "ceritakan tentang diri Anda" dua kali.

Setiap sesi harus punya satu tujuan spesifik:

1. Screening (20–30 menit). Fungsinya menyaring keluar, bukan meloloskan masuk. Apakah mereka bisa mengerjakan pekerjaan ini, kira-kira, dengan gaji segini, mulai kira-kira kapan yang Anda butuhkan? Itu saja. Jangan menggali terlalu dalam di sini.
2. Percakapan inti (45–60 menit). Ini saatnya hiring manager menggali situasi-situasi spesifik di masa lalu — apa yang benar-benar mereka lakukan, bukan apa yang akan mereka lakukan secara teori. Sesi inilah yang paling memprediksi performa kerja, jadi berikan waktu paling banyak dan pertanyaan paling tajam di sini.
3. Sesi pembuktian. Contoh hasil kerja, tes terstruktur, studi kasus yang relevan dengan pekerjaan sesungguhnya. Ini sesi yang paling sering dilewatkan oleh banyak perusahaan, dan paling sering disesali karena dilewatkan. Orang yang wawancaranya bagus dan orang yang pekerjaannya bagus tidak selalu orang yang sama, dan sebanyak apa pun percakapan tidak akan memberi tahu Anda mana yang Anda dapatkan. Ini juga sesi yang paling sering dipotong pertama kali ketika perusahaan sedang terburu-buru — padahal itu terbalik, karena justru sesi inilah yang benar-benar mengubah keputusan Anda.
4. Pengecekan kecocokan (opsional, 30 menit). Calon rekan kerja atau orang senior kedua, terutama untuk menangkap hal yang mungkin terlewat oleh hiring manager dan memberi kesempatan kandidat bertanya kepada seseorang yang bukan sedang "menjual" posisi itu ke mereka.

Kalau Anda menjalankan lebih dari empat sesi, tanyakan pada diri sendiri: sesi kelima sebenarnya menguji apa yang tidak diuji oleh sesi kedua? Biasanya jawaban jujurnya adalah "rasa aman", bukan informasi.

Menyesuaikan dengan posisi

• Posisi entry-level atau volume tinggi: satu screening, satu percakapan, selesai. Kalau posisinya memang benar-benar entry-level, proses yang panjang justru menyaring keluar kandidat yang justru Anda inginkan — orang-orang yang punya opsi lain dan tidak akan menunggu tiga minggu untuk pekerjaan gudang.
• Individual contributor, posisi terampil: screening, percakapan dengan hiring manager, contoh hasil kerja atau tes. Tiga langkah, tidak lebih.
• Manager atau lead: tambahkan satu sesi dengan rekan setara atau bawahan langsung, karena cara mereka memperlakukan orang yang tidak menentukan nasib mereka mengungkap hal yang tidak bisa terungkap dari percakapan dengan hiring manager.
• Kepemimpinan senior: empat sesi masuk akal di sini, karena biaya kesalahan jauh lebih besar dan lebih banyak orang perlu benar-benar bertemu langsung dengan kandidat. Pastikan saja setiap sesi punya tujuan yang berbeda, yang sudah ditulis sebelum Anda mulai, bukan diputuskan secara dadakan.

Biaya sesungguhnya dari terlalu banyak sesi

Setiap sesi tambahan tidak hanya menghabiskan waktu Anda. Itu juga menghabiskan kandidat Anda. Orang-orang bagus — yang justru Anda inginkan — biasanya sedang menjalani percakapan lain juga. Proses yang butuh lima sesi dan tiga minggu memberi tahu mereka sesuatu tentang bagaimana keputusan dibuat di perusahaan Anda, dan itu tidak menguntungkan citra perusahaan. Kandidat yang bertahan sampai sesi kelima terkadang justru mereka yang paling sedikit punya opsi lain — yang justru kebalikan dari apa yang seharusnya disaring oleh funnel perekrutan Anda.

Ada juga biaya yang lebih diam-diam: kelelahan pewawancara. Kalau enam orang masing-masing menghabiskan satu jam untuk setiap kandidat, Anda membakar satu hari kerja penuh waktu perusahaan per orang yang direkrut, sebelum Anda bahkan memberikan tawaran. Tidak ada yang menyadari biaya ini karena tersebar di enam kalender berbeda, bukan satu baris anggaran, tapi biaya ini nyata, dan biasanya inilah hal pertama yang layak dipangkas ketika proses rekrutmen terasa memakan seluruh minggu Anda.

Apa yang harus dipangkas lebih dulu, kalau Anda perlu bergerak lebih cepat

Mulailah dengan sesi apa pun yang ada terutama supaya seseorang merasa dilibatkan, bukan untuk mengumpulkan informasi baru. Lalu cari sesi yang duplikat — dua orang menanyakan variasi dari pertanyaan perilaku yang sama. Gabungkan keduanya, atau bagi pertanyaannya sehingga setiap pewawancara memegang sudut pandang berbeda dan membandingkan catatan setelahnya, bukannya menutupi wilayah yang sama dua kali.

Yang tidak boleh Anda pangkas adalah sesi pembuktian — sesi di mana Anda melihat pekerjaan yang sesungguhnya, bukan deskripsi tentang pekerjaan di masa lalu. Kalau waktu Anda mepet, sesi ini sering kali lebih baik dijalankan sebelum percakapan final, bukan sesudahnya: sebuah tes keterampilan singkat yang diberi skor atau contoh hasil kerja yang dikerjakan kandidat di waktu mereka sendiri, sehingga sesi tatap muka yang Anda jalankan bisa difokuskan pada penilaian yang tidak bisa dilakukan oleh sebuah tes, bukan untuk memverifikasi ulang apakah mereka bisa mengerjakan pekerjaan itu sama sekali. AssessFit adalah salah satu cara melakukan ini tanpa menambah beban penjadwalan — tesnya berjalan secara asinkron dan gratis untuk kandidat.

Keputusan berdasarkan penilaian yang jarang dibicarakan orang

Tidak ada jawaban universal yang benar di sini, dan waspadalah pada siapa pun yang mengaku punya jawaban pasti. Tim lima orang pendiri perusahaan yang sedang merekrut kepala operasional pertama mereka sebaiknya berbicara dengan kandidat itu lebih banyak dibanding perusahaan dengan 150 karyawan yang merekrut staf support kesepuluh mereka. Tes yang jujur bukanlah "berapa jumlah sesi yang standar" — melainkan apakah Anda bisa menjelaskan kepada kandidat, sebelum mereka mulai bekerja, tepatnya untuk apa setiap sesi itu dan apa yang terjadi setelahnya. Kalau Anda tidak bisa menjawab itu untuk salah satu sesi Anda, itulah sesi yang harus dipangkas.