¿Cuántas rondas de entrevistas necesitas realmente?

Acabas de ver cómo un buen candidato se queda callado después de la cuarta ronda. Estuvo receptivo en las rondas uno y dos, todavía comprometido en la tercera, y luego... nada. Otra empresa se movió más rápido y se lo llevó. No lo perdiste ante una mejor oferta. Lo perdiste ante tu propio calendario.

La mayoría de las pequeñas empresas no diseñan su proceso de entrevistas. Este crece por accidente: alguien propone "a lo mejor que el CEO también se reúna con ellos" para una contratación, y tres años después todo candidato se reúne con el CEO, lo necesite el puesto o no. Nadie elimina nunca una ronda. Solo se van añadiendo.

Entonces, ¿cuántas son realmente las adecuadas?

La respuesta corta

Para la mayoría de los puestos en una empresa de 10 a 200 personas: de dos a tres rondas. Un filtro inicial, una conversación real con el responsable de contratación y —para cualquier puesto técnico o de alto riesgo— un paso adicional que ponga a prueba el trabajo real. Cuatro rondas se justifican en puestos senior o de liderazgo, donde también necesitas comprobar el encaje con varias personas con las que trabajará de cerca. Cinco rondas o más casi nunca tienen que ver con tomar mejores decisiones. Tienen que ver con que nadie quiere ser quien diga "sí".

Para qué debe servir cada ronda

El problema no es el número. Es que la mayoría de las rondas hacen las mismas preguntas en una sala distinta. Si la segunda ronda simplemente repite la primera con otro entrevistador, no has aprendido nada nuevo: solo has hecho que el candidato diga "cuéntame sobre ti" dos veces.

Cada ronda debe tener una única función:

1. El filtro inicial (20-30 min). Sirve para descartar, no para confirmar. ¿Puede desempeñar este puesto, más o menos, con este salario, empezando aproximadamente cuando lo necesitas? Eso es todo. No profundices aquí.
2. La conversación real (45-60 min). Aquí es donde el responsable de contratación indaga en situaciones concretas del pasado: qué hizo realmente la persona, no qué haría en teoría. Esta es la ronda que predice el desempeño, así que dedícale más tiempo y las preguntas más agudas.
3. La ronda de prueba. Una muestra de trabajo, una prueba estructurada, un caso relevante para el puesto real. Es la ronda que más empresas se saltan y la que más lamentan haberse saltado. Alguien que entrevista de maravilla y alguien que hace bien el trabajo no son siempre la misma persona, y ninguna cantidad de conversación te dice a cuál de los dos tienes delante. También es la primera ronda que la gente recorta cuando tiene prisa, lo cual es un error, porque es precisamente la que cambia tu decisión.
4. La comprobación de encaje (opcional, 30 min). Un futuro compañero de equipo o una segunda persona senior, principalmente para detectar algo que al responsable de contratación se le pudo haber pasado y para que el candidato pueda hacer preguntas a alguien que no le está "vendiendo" el puesto.

Si estás haciendo más de cuatro rondas, pregúntate qué comprueba realmente la quinta ronda que no comprobara la segunda. Normalmente, la respuesta honesta es "tranquilidad", no información.

Ajustarlo al puesto

• Puestos de nivel inicial o de alto volumen: un filtro, una conversación, y listo. Si el puesto es genuinamente de nivel inicial, un proceso largo filtra justo a los candidatos que quieres: personas con otras opciones que no van a esperar tres semanas por un trabajo de almacén.
• Colaborador individual con perfil especializado: filtro, conversación con el responsable de contratación, muestra de trabajo o prueba. Tres pasos, nada más.
• Puesto de gestión o liderazgo de equipo: añade una ronda con un par o un subordinado directo, porque cómo trata la persona a quienes no deciden su suerte te dice algo que la conversación con el responsable de contratación no puede decirte.
• Liderazgo senior: cuatro rondas son razonables aquí, porque el costo de equivocarse es mucho mayor y más personas necesitan haber conocido realmente a la persona. Solo asegúrate de que cada ronda tenga un propósito distinto, definido por escrito antes de empezar, no decidido sobre la marcha.

El costo real de tener demasiadas rondas

Cada ronda adicional no solo te cuesta tiempo. Te cuesta candidatos. Las buenas personas —las que realmente quieres— suelen tener otras conversaciones en marcha. Un proceso que dura cinco rondas y tres semanas les dice algo sobre cómo se toman las decisiones en tu empresa, y no es nada halagador. Los candidatos que aguantan hasta la quinta ronda a veces son los que tienen menos alternativas, que es exactamente lo contrario de lo que quieres que seleccione tu embudo.

Hay también un costo más silencioso: el desgaste de los entrevistadores. Si seis personas dedican una hora cada una a cada candidato, estás consumiendo una jornada laboral completa de tiempo de la empresa por cada contratación, antes incluso de haber hecho una oferta. Nadie repara en este costo porque está repartido entre seis calendarios en lugar de figurar como una sola partida, pero es real, y suele ser lo primero que vale la pena recortar cuando contratar empieza a devorarte la semana.

Qué recortar primero, si necesitas ir más rápido

Empieza por cualquier ronda que exista principalmente para que alguien se sienta incluido, no para reunir información nueva. Después busca rondas duplicadas: dos personas haciendo variaciones de las mismas preguntas conductuales. Combínalas, o divide las preguntas de modo que cada entrevistador se encargue de un ángulo distinto y comparen notas después, en lugar de cubrir el mismo terreno dos veces.

Lo que no deberías recortar es la ronda de prueba: aquella en la que ves trabajo real, no una descripción de trabajo pasado. Si andas escaso de tiempo, a menudo es mejor hacerla antes de la conversación final que después: una prueba de habilidades breve y puntuada, o una muestra de trabajo que el candidato realiza por su cuenta, de modo que las rondas presenciales que sí hagas se dediquen a valoraciones que una prueba no puede hacer, y no a reverificar si el candidato puede desempeñar el puesto. AssessFit es una forma de hacer esto sin añadir un dolor de cabeza de programación: la prueba se realiza de forma asíncrona y, en cualquier caso, es gratuita para los candidatos.

La decisión de criterio de la que nadie te habla

Aquí no hay una respuesta universal correcta, y desconfía de quien afirme que sí la hay. Un equipo fundador de cinco personas que contrata a su primer responsable de operaciones probablemente debería hablar más con esa persona que una empresa de 150 personas que contrata a su décimo representante de soporte. La prueba honesta no es "cuántas rondas son lo estándar": es si podrías explicarle al candidato, antes de que empiece, para qué sirve exactamente cada ronda y qué ocurre después de ella. Si no puedes responder eso para alguna de tus rondas, esa es la que hay que recortar.