Contratar ou Recorrer a Outsourcing? Uma Forma Prática de Decidir

Tem uma pilha de trabalho que ninguém está a fazer bem. Alguém sugere "contrata-se alguém" e outra pessoa diz "põe-se isso em outsourcing" e é você quem tem de decidir, com o seu próprio dinheiro em jogo, até sexta-feira.

Eis o que ninguém lhe diz: isto não é realmente uma questão de custo. Os freelancers frequentemente custam mais por hora do que os empregados, quando se compara em pé de igualdade. É uma questão sobre a natureza do trabalho — com que frequência se repete, quanto muda, e quanto precisa de alguém que compreenda o seu negócio em vez de apenas a tarefa.

Comece pelo trabalho, não pelo orçamento

Antes de pensar em dinheiro, descreva o trabalho com honestidade. Anote:

• Com que frequência é preciso fazer isto — diariamente, semanalmente, algumas vezes por ano?
• Requer conhecimento sobre os seus clientes específicos, produto ou historial — ou um desconhecido competente conseguiria fazê-lo com um briefing?
• O resultado é sempre o mesmo, ou muda com base em decisões de julgamento que só alguém de dentro do negócio consegue tomar?
• Se esta pessoa desaparecesse no próximo mês, quanto perderia?

Se as suas respostas forem "constantemente", "precisa de nos conhecer", "decisões de julgamento" e "muito" — isso é uma contratação, mesmo que seja a tempo parcial. Se as respostas forem "ocasionalmente", "só precisa de um briefing claro", "o resultado é sempre o mesmo" e "não muito" — isso é um candidato a outsourcing.

As quatro situações em que o outsourcing genuinamente vence

O trabalho é um projeto com fim à vista. Um novo website, um rebranding, uma revisão jurídica pontual. Não quer que alguém fique sem fazer nada depois de terminado, nem quer gerir uma especialidade de outra pessoa que não domina o suficiente para supervisionar a longo prazo.

A competência é rara e cara de manter internamente. Um especialista fiscal sénior de quem precisa quatro horas por mês. Um editor de vídeo para duas campanhas por ano. Pagar por especialização a tempo inteiro que só usa 10% do tempo é a forma como as pequenas empresas perdem dinheiro sem se aperceberem.

Precisa de testar se o trabalho vale mesmo a pena ser feito. Antes de se comprometer com uma função a tempo inteiro em redes sociais, pague a um freelancer durante três meses e veja se isso move alguma coisa. Se resultar, terá aprendido como a função deve ser realmente desenhada antes de escrever o anúncio de emprego.

A função seria solitária e a tempo parcial para sempre. Alguns trabalhos nunca crescem para uma função a tempo inteiro, não importa quão bem sejam feitos — a contabilidade para uma empresa do seu tamanho, por exemplo. Forçar isso numa contratação a tempo inteiro geralmente significa preencher a função com tarefas que ninguém realmente precisava, só para justificar o salário.

As quatro situações em que a contratação vence

O trabalho envolve clientes ou decisões de julgamento diariamente. Qualquer pessoa que fale com os seus clientes, tome decisões de preços ou represente o negócio precisa de fazer efetivamente parte dele, e não de faturar por hora com um olho no próximo cliente.

Está a formar alguém à medida que o trabalho avança. O outsourcing funciona quando entrega um briefing finalizado. Falha quando o verdadeiro valor está em alguém aprender o seu negócio ao longo de meses — um freelancer não tem razão para investir nisso, porque já terá partido antes de isso valer a pena.

O custo de as coisas correrem mal silenciosamente é elevado. Se um erro neste trabalho lhe custa um cliente, uma multa ou a reputação, quer alguém que responda perante si todos os dias, não alguém a gerir mais quatro clientes essa mesma semana.

Está a tornar-se mais do que uma coisa. Se a "ajuda de marketing em regime freelance" passou a incluir gerir três outros contratados, responder a mensagens de clientes e planear o próximo trimestre — isso já não é trabalho em outsourcing. É um emprego. Dê-lhe o estatuto de emprego.

A armadilha no meio

A maioria das más decisões acontece na zona cinzenta: trabalho que é a tempo parcial agora mas está claramente a crescer, ou uma função que começou como contratação mas na realidade só precisa de oito horas por semana. Duas perguntas honestas resolvem a maior parte dessa zona cinzenta:

1. Isto vai representar mais trabalho dentro de seis meses, ou o mesmo? Se está claramente a crescer, contrate agora — contratar e integrar demora mais tempo do que pensa, e ficará atrasado antes de começar.
2. Estou a tentar evitar a burocracia de contratar, ou genuinamente a evitar o custo? Seja honesto aqui. Muitas decisões de "vamos pôr isto em outsourcing" são na realidade "não quero lidar com folhas de pagamento e um anúncio de emprego", o que é uma razão válida, mas não é o mesmo que o trabalho não precisar de um empregado.

Se decidir contratar, não salte a parte que importa

Depois de decidir que se trata de uma contratação, a tentação é relaxar por já ter tomado a grande decisão. Mas as pequenas decisões — como faz a triagem, como conduz as entrevistas, o que verifica realmente antes de fazer uma proposta — importam mais para uma contratação a tempo inteiro do que para um freelancer, porque errar aqui custa-lhe meses, não apenas uma fatura. Se está a fazer a triagem de uma pilha de currículos para uma função que acabou de decidir tornar permanente, os testes de amostra de trabalho estruturados são uma das formas mais fiáveis de verificar se alguém consegue realmente fazer o que a função exige, em vez de adivinhar pela forma como se comporta numa entrevista.

O limite honesto disto tudo

Não existe uma fórmula que produza "contratar" ou "outsourcing" — cada negócio tem uma tolerância diferente ao risco, ao fluxo de caixa e ao tempo de gestão. Um fundador que odeia gerir pessoas vai inclinar-se para o outsourcing mesmo quando contratar faz mais sentido no papel. Isso é uma escolha de negócio legítima, não um erro. As perguntas acima servem para garantir que está a escolher deliberadamente, e não por defeito.