जब आपकी कोई HR टीम न हो तो उम्मीदवारों का इंटरव्यू कैसे लें

आप दिन के अपने तीसरे इंटरव्यू में हैं, कार से कॉल ले रहे हैं क्योंकि ऑफिस में बहुत शोर है, और आधे रास्ते में आपको महसूस होता है कि आपने इस उम्मीदवार से बिल्कुल अलग सवाल पूछे हैं, जबकि मंगलवार वाले उम्मीदवार से कुछ और पूछा था। आपके नोट्स से मिलान करने के लिए कोई नहीं है। किसी शेयर्ड ड्राइव में कोई टेम्पलेट नहीं पड़ा है। बस आप हैं, आपका अंदाज़ा है, और एक फैसला है जो बिज़नेस के आने वाले दो साल तय करेगा।

10-200 लोगों वाली ज़्यादातर कंपनियों में यह सामान्य बात है। आपके पास HR डिपार्टमेंट नहीं है क्योंकि ज़्यादातर दिनों आपको इसकी ज़रूरत नहीं होती — आपको सिर्फ महीने के उन चार घंटों के लिए इसकी ज़रूरत होती है जब आप हायरिंग कर रहे होते हैं। समस्या यह नहीं है कि आपके पास एक्सपर्टीज़ की कमी है। समस्या यह है कि सब कुछ आपके दिमाग में ही रहता है: पहले उम्मीदवार में आपको क्या पसंद आया, तीसरे उम्मीदवार को लेकर आपको किस बात की चिंता हुई, क्या "अच्छा कम्युनिकेटर" कहने का मतलब दोनों बार एक ही था। याददाश्त एक खराब डेटाबेस है।

बिना किसी डिपार्टमेंट के, स्ट्रक्चर्ड प्रोसेस का ज़्यादातर फायदा पाने का तरीका यहाँ बताया गया है।

किसी से मिलने से पहले तय करें कि "अच्छा" कैसा दिखता है

तीन से पाँच ऐसी चीज़ें लिख लें जो इस खास रोल के लिए वास्तव में ज़रूरी हैं — पर्सनैलिटी ट्रेट्स नहीं, बल्कि ऐसी चीज़ें जिन्हें आप देख सकते हैं। बुककीपर के लिए: गलतियाँ पकड़ता है, बिना पीछे लगे काम करता है, यह कहने में सहज है कि "यह हिसाब सही नहीं बैठ रहा है।" सेल्सपर्सन के लिए: रिजेक्शन से हिम्मत नहीं हारता, पिच करने से पहले सवाल पूछता है, बिना कहे फॉलो-अप करता है।

यह पहले इंटरव्यू से पहले करें, न कि किसी ऐसे उम्मीदवार से मिल लेने के बाद जिसे आप पसंद करने लगे हों। ऐसे मानदंड पहले से तय करना, जो अपने पसंदीदा उम्मीदवार के हिसाब से हों, बाद में बना लेने की तुलना में कहीं ज़्यादा मुश्किल होता है — और तब आप सबको एक ही पैमाने पर परख पाते हैं।

हर उम्मीदवार से एक जैसे मूल सवाल पूछें

आपको बीस सवालों की ज़रूरत नहीं है। तीन-चार सवाल, जो सीधे आपके मानदंडों से जुड़े हों, काफी हैं। यहाँ बात वैरायटी की नहीं, तुलना करने की है। अगर आप उम्मीदवार A से पूछते हैं कि उन्होंने कब अपनी ही गलती पकड़ी थी, और उम्मीदवार B से उनके पाँच साल के प्लान के बारे में पूछते हैं, तो आप दो उम्मीदवारों की तुलना नहीं कर रहे — आप दो अलग-अलग इंटरव्यू की तुलना कर रहे हैं।

दो-तीन सवाल फ्लेक्सिबल रखें, ताकि उनके CV या जवाबों पर फॉलो-अप कर सकें। लेकिन मूल सवालों को सुरक्षित रखें। उन्हें लिख लें और उस हायरिंग राउंड में हर उम्मीदवार के लिए दोहराएँ।

इंटरव्यू के दौरान नोट्स लें, बाद में नहीं

जब तक आप चौथे उम्मीदवार पर पहुँचते हैं, पहला उम्मीदवार धुंधला पड़ चुका होता है, और जो आपको सबसे साफ याद रहता है वह अक्सर सबसे हाल का या सबसे भावनात्मक जवाब होता है — सबसे उपयोगी वाला नहीं। जब वे बोल रहे हों, तभी उनकी बात, उनके शब्दों में, लिख लें। शुरू में यह थोड़ा अभद्र लग सकता है। लेकिन तीन दिन बाद किसी धुंधली-सी छाप के आधार पर किसी का भविष्य तय करने से यह कहीं कम अभद्र है।

"क्या वे यह कर सकते हैं" को "क्या मुझे वे पसंद हैं" से अलग रखें

ये दो अलग सवाल हैं और अक्सर आपस में मिल जाते हैं, खासकर जब कमरे में कोई दूसरा व्यक्ति न हो जो आपको टोक सके। कोई इंसान गर्मजोशी वाला, बात करने में आसान हो सकता है, और फिर भी वह काम करने में सचमुच असमर्थ हो सकता है। कोई दूसरा इंसान कॉल पर थोड़ा अजीब लग सकता है और असल में वही हो जिसकी आपको ज़रूरत है। इन्हें अलग-अलग स्कोर करें, चाहे अनौपचारिक रूप से ही क्यों न हो — क्षमता पर एक छोटा नोट और यह कि आप उनके साथ रोज़ काम करना चाहेंगे या नहीं, इस पर अलग नोट। यदि ये दोनों टकराते हैं, तो इस पर ठहरकर सोचना ज़रूरी है, बजाय इसके कि जो भावना ज़्यादा सुविधाजनक लगे वह बिना सोचे जीत जाए।

अपने डीलब्रेकर्स पहले तय करें, बीच में नहीं

इंटरव्यू के बीच में किसी रेड फ्लैग को नज़रअंदाज़ करना आसान होता है, क्योंकि सामने वाला इंसान पसंद आ रहा होता है। पहले से तय कर लें: क्या CV में गैप अपने आप में अस्वीकार करने का कारण है? क्या इंटरव्यू में लेट पहुँचना है? क्या किसी पुरानी असफलता के बारे में सीधे सवाल को टाल जाना है? इंटरव्यू शुरू करने से पहले ये सब लिख लें, ताकि आप वह नियम लागू कर रहे हों जो आपने साफ दिमाग से सोचकर बनाया था, न कि वह जो आप उस पल किसी भावना को सही ठहराने के लिए बना रहे हों।

फैसला लिख लें, चाहे सिर्फ अपने लिए ही

फैसला करने के बाद, खुद को एक ईमेल भेजें: आपने किसे हायर किया, क्यों, और किस बात ने आपका मन बदलने की कगार तक ला दिया था। इसमें दो मिनट लगते हैं, और बिना HR के, यही आपके पास सबसे करीबी "इंस्टीट्यूशनल मेमोरी" होगी। अगली बार जब आप ऐसे ही किसी रोल के लिए हायरिंग करेंगे, तो आपके पास यह रेकॉर्ड होगा कि क्या काम आया, न कि सिर्फ एक खाली पेज और अपना अंदाज़ा फिर से शुरुआत बिंदु होगा।

जहाँ स्ट्रक्चर कुछ बोझ उठा सकता है

एक चीज़ जो HR टीमें अक्सर करती हैं और जिसे अकेले दोहराना मुश्किल होता है, वह है हर उम्मीदवार को एक ही ऑब्जेक्टिव मेज़र देना, बातचीत कैसी रही इससे अलग रखते हुए। अगर आपको खुद पर यह भरोसा नहीं है कि आप लंबे दिन के इंटरव्यू में हर किसी के साथ निष्पक्ष रह पाएँगे — और शायद आपको भरोसा नहीं होना भी चाहिए, कोई भी इंसान परफेक्ट नहीं होता — तो एक कैलिब्रेटेड असेसमेंट यह हिस्सा लगातार सही ढंग से कर सकता है, बेशक कोई भी उम्मीदवार कितना भी आकर्षक हो या आप कितने भी थके हों। AssessFit इसी तरह काम करता है: उम्मीदवार एक ही टेस्ट देते हैं, एक ही तरीके से स्कोर किए जाते हैं, और यह उनके लिए हर हाल में मुफ्त है। यह आपको यह नहीं बताएगा कि किसे हायर करना है। यह सिर्फ आपके दिमाग में संभालने वाली एक चीज़ कम कर देता है।

यह क्या ठीक नहीं करता

इनमें से कुछ भी आपकी समझ की जगह नहीं ले सकता, और कुछ भी आपको बायस से पूरी तरह मुक्त नहीं करता — यह सिर्फ बायस को बेरोकटोक काम करने की जगह कम कर देता है। कभी-कभी आप फिर भी गलत इंसान को हायर करेंगे। मकसद कोई परफेक्ट प्रोसेस नहीं है। मकसद इतना सुसंगत प्रोसेस है कि जब कुछ गलत हो, तो आप बता सकें क्यों हुआ, और अगली बार पूरी शुरुआत से शुरू करने की बजाय सिर्फ उस एक चीज़ को सुधार सकें।