Cara Mewawancarai Kandidat Saat Anda Tidak Punya Tim HR

Anda sedang menjalani wawancara ketiga hari itu, menerima panggilan dari dalam mobil karena kantor terlalu ramai, dan di tengah wawancara Anda baru sadar bahwa pertanyaan yang Anda ajukan ke kandidat ini sama sekali berbeda dari yang Anda tanyakan ke kandidat hari Selasa. Tidak ada orang lain untuk mencocokkan catatan Anda. Tidak ada template yang tersimpan di shared drive. Hanya ada Anda, insting Anda, dan sebuah keputusan yang akan memengaruhi dua tahun ke depan bisnis Anda.

Ini hal yang wajar terjadi di sebagian besar perusahaan dengan 10-200 karyawan. Anda tidak punya departemen HR karena memang tidak dibutuhkan di hari-hari biasa — Anda baru membutuhkannya selama empat jam dalam sebulan, yaitu saat merekrut. Masalahnya bukan karena Anda kurang kompeten. Masalahnya adalah semuanya hanya tersimpan di kepala Anda: apa yang Anda sukai dari kandidat pertama, apa yang membuat Anda ragu pada kandidat ketiga, apakah "komunikator yang baik" berarti hal yang sama di kedua kasus tersebut. Ingatan adalah database yang buruk.

Berikut cara mendapatkan sebagian besar manfaat dari proses yang terstruktur tanpa perlu membentuk sebuah departemen untuk menjalankannya.

Tentukan seperti apa "baik" itu sebelum bertemu siapa pun

Tuliskan tiga sampai lima hal yang benar-benar dibutuhkan untuk peran spesifik ini — bukan sifat kepribadian, melainkan hal-hal yang bisa Anda amati. Untuk seorang pembukuan: menemukan kesalahan, bekerja tanpa perlu diingatkan, nyaman mengatakan "ini datanya tidak cocok". Untuk seorang salesperson: tidak down saat ditolak, bertanya sebelum melakukan pitching, melakukan follow-up tanpa disuruh.

Lakukan ini sebelum wawancara pertama, bukan setelah Anda sudah bertemu kandidat yang Anda sukai. Jauh lebih sulit membuat-buat kriteria yang kebetulan menguntungkan kandidat favorit Anda ketimbang menetapkannya lebih dulu lalu mengukur semua kandidat dengan standar yang sama.

Tanyakan pertanyaan inti yang sama ke setiap kandidat

Anda tidak perlu dua puluh pertanyaan. Tiga atau empat pertanyaan yang langsung berkaitan dengan kriteria Anda sudah cukup. Intinya bukan variasi — melainkan keterbandingan. Jika Anda menanyakan kandidat A tentang saat mereka menemukan kesalahan mereka sendiri, lalu menanyakan kandidat B tentang rencana lima tahun ke depan, Anda sebenarnya tidak sedang membandingkan kandidat. Anda sedang membandingkan dua wawancara yang berbeda.

Sisakan dua atau tiga pertanyaan yang fleksibel untuk menindaklanjuti CV atau jawaban mereka. Tapi jaga agar pertanyaan inti tetap sama. Tuliskan pertanyaan-pertanyaan itu dan gunakan kembali untuk setiap kandidat dalam putaran rekrutmen tersebut.

Catat selama wawancara berlangsung, bukan sesudahnya

Saat Anda sampai di kandidat keempat, kandidat pertama sudah jadi kabur dalam ingatan, dan yang paling Anda ingat biasanya adalah jawaban paling baru atau paling emosional — bukan yang paling berguna. Tuliskan apa yang benar-benar mereka katakan, dengan kata-kata mereka sendiri, saat mereka mengatakannya. Rasanya sedikit tidak sopan pada awalnya. Tapi jauh lebih tidak sopan jika Anda menentukan masa depan seseorang berdasarkan kesan samar-samar tiga hari kemudian.

Pisahkan "bisakah mereka melakukan ini" dari "apakah saya menyukai mereka"

Ini dua pertanyaan yang berbeda, tapi terus-menerus tercampur, terutama tanpa ada orang kedua di ruangan yang bisa menyanggah. Seseorang bisa saja hangat, mudah diajak bicara, tapi benar-benar tidak mampu melakukan pekerjaan itu. Sebaliknya, orang lain bisa saja sedikit canggung saat panggilan, tapi justru dialah yang Anda butuhkan. Nilai keduanya secara terpisah, bahkan secara informal — catatan singkat soal kompetensi, dan catatan terpisah soal apakah Anda ingin bekerja dengan mereka setiap hari. Jika keduanya bertentangan, itu layak Anda renungkan, bukan langsung membiarkan perasaan yang lebih nyaman menang begitu saja.

Pinjam pendapat kedua, sekalipun dari orang yang tidak ahli

Nilai sesungguhnya dari HR dalam sebuah wawancara bukanlah keahlian, melainkan adanya otak kedua di ruangan yang bukan milik Anda sendiri. Anda bisa mendapatkan ini tanpa departemen. Minta kolega dari tim lain untuk ikut duduk dalam satu sesi wawancara, meskipun merekrut bukan tugasnya. Minta co-founder untuk membaca catatan Anda sebelum Anda memutuskan. Minta teman di luar perusahaan untuk mencari celah dalam pertimbangan Anda sambil ngopi. Anda bukan mencari seseorang untuk membuat keputusan — Anda mencari seseorang yang bisa melihat apa yang tidak bisa Anda lihat karena Anda terlalu dekat dengan situasinya.

Tentukan dealbreaker Anda sebelumnya, bukan saat wawancara berlangsung

Sangat mudah untuk meyakinkan diri sendiri mengabaikan red flag di tengah wawancara karena orangnya menyenangkan. Tentukan sejak awal: apakah ada jeda di CV yang otomatis membuat kandidat gugur? Apakah terlambat datang wawancara jadi masalah besar? Apakah menghindari pertanyaan langsung soal kegagalan di masa lalu jadi masalah? Tuliskan hal-hal ini sebelum Anda mulai mewawancarai, sehingga Anda menerapkan aturan yang Anda buat saat pikiran Anda masih jernih, bukan aturan yang Anda karang di tempat untuk membenarkan perasaan sesaat.

Tuliskan keputusan Anda, sekalipun hanya untuk diri sendiri

Setelah Anda memutuskan, kirim email ke diri sendiri: siapa yang Anda rekrut, kenapa, dan apa yang hampir mengubah pikiran Anda. Ini hanya butuh dua menit dan menjadi bentuk ingatan institusional terdekat yang bisa Anda miliki tanpa HR. Saat Anda merekrut untuk peran serupa di masa depan, Anda akan punya catatan tentang apa yang berhasil, bukan mulai dari halaman kosong dan insting Anda lagi.

Di mana struktur bisa membantu meringankan beban

Salah satu hal yang sering dilakukan tim HR namun sulit ditiru sendirian adalah memberikan ukuran objektif yang sama ke setiap kandidat, terlepas dari bagaimana jalannya percakapan. Jika Anda tidak yakin bisa bersikap adil sepanjang hari penuh wawancara — dan wajar saja, tidak ada yang benar-benar bisa — sebuah asesmen yang terkalibrasi bisa menjaga konsistensi itu, tidak peduli siapa yang menarik dan siapa yang sedang lelah. AssessFit bekerja dengan cara ini: kandidat mengerjakan tes yang sama, dinilai dengan cara yang sama, dan gratis untuk mereka apa pun hasilnya. Ini tidak akan memberi tahu Anda siapa yang harus direkrut. Ini hanya mengurangi satu hal lagi yang harus Anda jaga konsistensinya sendiri di kepala Anda.

Apa yang tidak bisa diperbaiki oleh cara ini

Tidak satu pun dari langkah-langkah ini menggantikan penilaian Anda, dan tidak satu pun membuat Anda kebal dari bias — semua ini hanya mengurangi ruang bagi bias untuk beroperasi tanpa terkendali. Anda tetap akan sesekali merekrut orang yang salah. Tujuannya bukan proses yang sempurna. Tujuannya adalah proses yang cukup konsisten sehingga ketika terjadi kesalahan, Anda bisa tahu penyebabnya, dan memperbaiki hal itu di lain waktu, bukan mulai dari nol lagi.