Cek Referensi yang Benar-Benar Memberi Jawaban Jelas

Panggilan referensi yang tidak memberi tahu apa-apa

Anda pasti pernah mengalami panggilan seperti ini. Anda bertanya "bagaimana rasanya bekerja dengannya?" dan jawabannya "bagus, kami sedih dia pergi, semoga sukses dengan perekrutannya." Dua belas detik basa-basi sopan, dan Anda tidak belajar apa pun yang belum Anda ketahui dari CV. Anda menutup telepon, mencontreng kotak formulir, lalu tetap merekrut berdasarkan insting — yang justru menggagalkan tujuan dari cek referensi itu sendiri.

Ini bukan salah si pemberi referensi. Tidak ada yang mau jadi orang yang membuat seseorang gagal dapat pekerjaan, dan kebanyakan perusahaan punya kebijakan hanya mengonfirmasi tanggal kerja dan jabatan, karena alasan hukum. Kalau Anda ingin sesuatu yang lebih berguna dari sekadar formalitas, Anda harus bertanya dengan cara yang berbeda.

Pilih orang yang tepat untuk dihubungi

Referensi yang diberikan kandidat dipilih karena mereka akan bicara baik-baik. Itu wajar — Anda bukan sedang mencoba menjebak siapa pun, Anda hanya ingin mendapatkan gambaran yang lebih hidup. Tapi Anda bisa meningkatkan peluang mendapatkan jawaban yang berguna:

• Minta untuk berbicara dengan manajer langsung, bukan HR dan bukan rekan sejawat. HR hanya memberi Anda tanggal. Rekan sejawat memberi Anda gosip. Manajer bisa benar-benar bicara soal hasil kerja.
• Minta dua referensi dari dua pekerjaan berbeda, jika kandidat punya lebih dari satu pengalaman kerja. Pola yang konsisten di berbagai perusahaan memberi tahu Anda lebih banyak dibanding satu panggilan yang penuh pujian.
• Jika kandidat ragu memberikan kontak manajer saat ini karena "dia belum tahu saya sedang mencari kerja baru," itu wajar dan bukan tanda bahaya dengan sendirinya — tapi itu berarti Anda hanya mendengar cerita tentang masa lalu, bukan situasi saat ini.

Pertanyaan yang menembus jawaban template

Pertanyaan umum menghasilkan jawaban umum. "Apakah Anda akan merekrutnya kembali?" itu berguna, tapi mudah dihindari dengan keheningan — yang sebenarnya juga memberi tahu Anda sesuatu. Lebih baik tanyakan situasi spesifik yang bisa diperiksa:

1. "Ceritakan tentang proyek atau tugas yang Anda berikan padanya yang tidak berjalan baik. Apa yang terjadi?" Semua orang pasti punya cerita seperti ini. Kalau si pemberi referensi benar-benar tidak bisa memikirkan satu pun, mereka mungkin sedang berhati-hati, atau memang tidak pernah bekerja cukup dekat untuk benar-benar mengenal orang itu.
2. "Bagaimana reaksinya saat diberi tahu bahwa dia salah?" Pertanyaan ini yang membedakan orang yang bisa menerima kritik dengan baik dari orang yang tampak hebat saat wawancara tapi rapuh saat ditegur.
3. "Kalau Anda memberinya tugas tanpa instruksi sama sekali, apa yang akan dia lakukan?" Ini menunjukkan tingkat inisiatif dibanding kebutuhan untuk diawasi ketat — relevan untuk perusahaan kecil di mana tidak ada yang punya waktu untuk terus memantau.
4. "Sebagai manajernya, gaya kepemimpinan seperti apa yang dia butuhkan dari Anda?" Referensi yang baik akan menjawab ini secara spesifik — "dia butuh deadline yang jelas, kalau tidak dia akan kehilangan arah" adalah jawaban berharga. Jawaban samar seperti "oh, dia tipe yang tidak butuh banyak perhatian" tidak sama nilainya.
5. "Apakah ada hal yang ingin Anda beri tahu sebelum kami merekrutnya, yang belum saya tanyakan?" Pintu terbuka ini menangkap hal-hal yang mungkin terlewat dari pertanyaan terstruktur, dan memberi izin kepada si pemberi referensi untuk mengungkapkan sesuatu tanpa harus memulai sendiri.

Perhatikan bahwa tidak satu pun dari pertanyaan ini meminta jawaban ya/tidak. Anda meminta cerita, dan cerita lebih sulit dipalsukan serta lebih mudah dibaca nada bicaranya — keraguan, pujian yang berlebihan panjangnya, tawa di momen yang salah.

Dengarkan apa yang tidak dikatakan, bukan hanya yang dikatakan

Referensi yang berbicara lima menit tentang betapa baiknya seseorang, tapi tidak sekali pun menyebut soal pekerjaannya, sedang memberi tahu Anda sesuatu. Begitu juga referensi yang menjawab setiap pertanyaan hanya dengan satu kalimat. Anda tidak sedang menganalisis kata-kata dalam transkrip — Anda sedang menelepon, jadi perhatikan:

• Kesenjangan antusiasme. Hangat soal orangnya, dingin soal pekerjaannya (atau sebaliknya).
• Pujian bersyarat. "Dia hebat soal teknis" lalu diam soal hal lain, padahal Anda bertanya soal kerja tim.
• Terlalu seperti dihafalkan. Kalau terdengar seperti sudah menyiapkan pernyataan, kemungkinan besar memang begitu — pertanyaan lanjutan yang lebih santai bisa membantu mengeluarkannya dari "naskah".

Minta jawaban tertulis kalau tidak bisa lewat telepon

Beberapa perusahaan hanya bersedia melakukan verifikasi lewat email. Itu bukan berarti tidak berguna — kirimkan tiga atau empat pertanyaan di atas lewat email, bukan formulir, dan Anda kadang akan mendapatkan kejujuran yang lebih besar lewat tulisan dibanding lewat telepon, karena si pemberi referensi punya waktu untuk berpikir dan tidak ada tekanan langsung untuk mengisi keheningan. Contoh email singkat seperti ini bisa dipakai:

> "Terima kasih sudah bersedia berbicara dengan kami tentang [nama]. Untuk menghemat waktu, berikut hal-hal utama yang ingin kami pahami: Apa yang menurut Anda menjadi kekuatan terbesarnya dalam peran tersebut? Apakah pernah ada tugas yang tidak berjalan baik, dan bagaimana dia meresponsnya? Gaya manajemen seperti apa yang paling sesuai untuknya? Apakah ada hal yang perlu kami ketahui sebelum kami mengambil keputusan?"

Apa yang tidak bisa diketahui dari cek referensi

Jujurlah pada diri sendiri soal batasan cara ini. Cek referensi memberi tahu Anda bagaimana seseorang bekerja di pekerjaan lain, dengan manajer lain, alat yang berbeda, dan tekanan yang berbeda. Ini sinyal yang kuat soal karakter dan kebiasaan kerja — tapi sinyal yang lemah soal apakah dia bisa mengerjakan pekerjaan spesifik ini, terutama kalau peran tersebut sudah berubah sejak terakhir kali dia mengerjakannya. Itu pertanyaan yang berbeda, dan biasanya lebih baik dijawab dengan memberi kandidat tugas nyata atau tes keterampilan, ketimbang meminta orang lain menggambarkannya dari memori. Kalau Anda ingin ukuran yang konsisten dan bisa dibandingkan soal kemampuan, bukan reputasi, itu langkah yang berbeda — alat seperti AssessFit dibuat justru untuk mengisi kesenjangan itu, dan cek referensi bersama tes keterampilan bekerja lebih baik sebagai pasangan dibanding masing-masing sendirian.

Daftar periksa singkat sebelum menelepon

• Konfirmasi tanggal kerja, jabatan, dan alasan berhenti dengan HR atau bagian penggajian, jika perusahaan mengharuskannya — itu jadi jaring pengaman fakta Anda.
• Hubungi manajer langsung untuk mendapatkan gambaran yang hidup, bukan cuma HR untuk urusan administratif.
• Minta cerita, bukan penilaian akhir.
• Tulis apa yang Anda dengar segera setelah panggilan berakhir — memori soal nada bicara cepat pudar, dan Anda akan membutuhkannya saat membandingkan kandidat nanti.
• Kalau seorang referensi menghindar dari pertanyaan sebanyak dua kali, itu sebuah data point. Jangan diabaikan hanya karena hal lain terdengar baik-baik saja.

Tidak satu pun dari ini membuat cek referensi jadi anti-gagal. Orang berpindah kerja, lupa detail, atau memang tidak pernah bekerja cukup dekat dengan seseorang untuk punya opini yang benar-benar valid. Perlakukan ini sebagai satu input di antara beberapa input lain, bukan sebuah keputusan final — dan waspadalah pada diri sendiri kalau satu panggilan telepon yang bagus sudah dianggap cukup untuk menanggung seluruh beban keputusan perekrutan.