リファレンスチェックで本当に使える答えを引き出す方法

何も分からなかったリファレンスコール

こんな経験はないでしょうか。「一緒に働いてみてどうでしたか?」と聞くと、返ってくるのは「素晴らしい人でした、辞めるのは残念でしたが、良いご縁を」という言葉。丁寧な12秒間で、履歴書に書かれていた以上のことは何も分かりません。電話を切り、チェック項目にチェックを入れて、結局は自分の感覚で採用を決める——これではチェックする意味がありません。

これはリファレンス(照会先)の責任ではありません。誰かの仕事を失わせる原因になりたい人などいませんし、法的な理由から「在籍期間と役職の確認のみ」というポリシーを掲げている企業が大半です。単なる形式以上のものを得たいなら、質問の仕方を変える必要があります。

話す相手を選ぶ

候補者が提示するリファレンスは、良いことを言ってくれる人が選ばれています。それはそれで構いません——誰かの落とし穴を探しているわけではなく、実像を知りたいだけなのです。ただ、以下のように工夫すれば確度を上げられます。

• 人事担当者や同僚ではなく、直属の上司に依頼する。人事は在籍期間しか教えてくれません。同僚は噂話をするだけです。上司であれば実際の成果について語ることができます。
• 候補者に複数の職歴がある場合は、2つの異なる職場から2人分のリファレンスを求める。複数の雇用主にわたって同じ傾向が見られることは、1回の好意的な電話よりもはるかに多くを教えてくれます。
• 候補者が「転職活動をしていることを知られたくない」という理由で現職の上司を紹介したがらない場合、それ自体は普通のことで、危険信号とは限りません——ただし、それは過去の話しか聞けず、現在の様子は分からないということでもあります。

決まり文句を超える質問

漠然とした質問には漠然とした答えしか返ってきません。「また雇いたいと思いますか?」は有用な質問ですが、沈黙で簡単にかわされてしまいます——もちろん、その沈黙自体が何かを物語っています。むしろ、具体的で検証可能な状況について聞く方が効果的です。

1. 「うまくいかなかったプロジェクトや業務があれば教えてください。何が起こりましたか?」 誰にでも一つはあるはずです。リファレンスが本当に何も思いつかない場合、慎重に言葉を選んでいるか、あるいはその人と十分に密接に働いておらず実態を知らないかのどちらかです。
2. 「間違いを指摘されたとき、どう対応していましたか?」 これは、フィードバックを素直に受け止められる人と、面接では良く見えても指摘を受けると崩れる人を見分ける質問です。
3. 「指示なしに業務を任せたら、どう動くタイプでしたか?」 主体性があるのか、それとも細かく管理される必要があるのかが分かります——誰も目を配る時間のない小さな会社にとっては重要な観点です。
4. 「あなたから見て、その人にはどんなマネジメントが必要でしたか?」 良いリファレンスはこれに具体的に答えます。「明確な締め切りが必要で、それがないと集中力が途切れがちだった」というのは貴重な情報です。「特に手をかける必要はなかった」というような漠然とした答えはそうではありません。
5. 「こちらから聞いていないことで、採用前に知っておいた方がいいことはありますか?」 この開かれた問いは、構造化された質問では漏れてしまう部分を拾い上げ、リファレンスが自発的に言い出せないことを話す余地を与えます。

これらのどれも、イエス・ノーの判定を求めていない点に注目してください。求めているのは「ストーリー」であり、ストーリーは偽りにくく、また口調——ためらい、必要以上に長い称賛、場違いな笑い——から本音を読み取りやすいのです。

語られたことだけでなく、語られなかったことに耳を澄ます

人柄については5分間も熱心に語るのに、仕事内容には一言も触れないリファレンスは、それ自体が何かを物語っています。逆に、どの質問にも一言だけで答えるリファレンスも同様です。文字起こしを分析しているわけではなく、電話で話しているのですから、以下の点に注意してください。

• 熱量のギャップ。 人物には温かいのに仕事には冷ややか(あるいはその逆)。
• 限定された称賛。 チームワークについて聞いたのに、「技術面は素晴らしかったです」と答えた後、それ以外は沈黙。
• 練習しすぎた印象。 まるで用意された声明のように聞こえる場合は、実際にそうである可能性が高いです——優しくフォローアップの質問をして、台本から外れてもらう価値があります。

電話が難しい場合は文書で

企業によってはメールでの確認しか受け付けていない場合もあります。それでも無駄にはなりません——上記の質問のうち3、4つを、定型フォームではなくメールで送ってみてください。書面の方が、電話よりも率直な回答が得られることがあります。相手には考える時間があり、沈黙を埋めるためにその場で話す必要もないからです。以下のような短いメールが有効です。

> 「[候補者名]についてお話を伺えることになり、ありがとうございます。お時間を節約するため、確認したい主な点をまとめました。この役割において、彼/彼女の最大の強みは何だったと思いますか? うまくいかなかった業務はありましたか、その際どう対応しましたか? どのようなマネジメントのもとで最もよく機能していましたか? 私たちが判断を下す前に、何か伝えておきたいことはありますか?」

リファレンスチェックで分からないこと

ここで正直になっておくべきことがあります。リファレンスチェックが教えてくれるのは、別の職場で、別の上司のもとで、別の道具や別のプレッシャーの中で、その人がどう振る舞ったかということです。人柄や仕事の習慣についての強い信号にはなりますが、この特定の職務を遂行できるかどうかについては弱い信号にしかなりません。特にその役割が以前と変わっている場合はなおさらです。それは別の問いであり、通常は他人の記憶による説明よりも、実際の課題やスキルアセスメントを候補者に与える方が良い答えが得られます。評判ではなく能力について一貫性のある、比較可能な評価を得たいのであれば、それは別のステップです——AssessFitのようなツールは、まさにそのギャップを埋めるために存在しており、リファレンスチェックとスキルチェックは、単独よりも組み合わせた方が効果を発揮します。

電話をかける前の簡単なチェックリスト

• 企業が求める場合は、人事や給与担当部門で在籍期間・役職・退職理由を確認する——これが事実面の裏付けとなります。
• 事務的な確認は人事に、実態を知るための会話は直属の上司に。
• 判定ではなく、ストーリーを求める。
• 電話が終わったら、すぐに聞いた内容を書き留める——口調の記憶はすぐに薄れてしまい、後で候補者を比較する際に重要になります。
• リファレンスが同じ質問を2回もかわした場合、それは一つのデータポイントです。他がすべて良好だったからといって無視しないこと。

これらを行っても、リファレンスチェックが完璧無欠になるわけではありません。人は異動し、細部を忘れ、あるいは本当にその人と十分に密接に働いておらず、実質的な意見を持っていないこともあります。これは複数ある判断材料の一つとして扱うべきであり、それだけで結論を出すものではありません——一度の素晴らしい電話だけで採用判断のすべてを担わせていないか、自分自身にも疑いの目を向けるべきです。