किसी उम्मीदवार की कार्य-अनुभव और डिग्री की पुष्टि कैसे करें

आपने ऑफर दे दिया। सब कुछ ठीक लग रहा है। फिर तीन महीने बाद पता चलता है कि "एक मल्टीनैशनल कंपनी में पाँच साल" वास्तव में एक स्टाफिंग एजेंसी के ज़रिए किए गए आठ महीने थे, और सीवी पर लिखी डिग्री उस यूनिवर्सिटी की है जो, जितना आप जान सके, वह प्रोग्राम चलाती ही नहीं। अब आप ऐसे व्यक्ति को मैनेज कर रहे हैं जिसकी पूरी कहानी आपने कभी जांची ही नहीं।

यही रेफरेंस चेक और बैकग्राउंड चेक के बीच का फासला है, और छोटे नियोक्ता अक्सर दूसरे वाले को पूरी तरह छोड़ देते हैं क्योंकि लगता है कि यह सिर्फ बड़ी कंपनियों का काम है। ऐसा नहीं है। इसमें बस एक दोपहर लगती है, और यह किसी के जॉइन करने से पहले करना ज़रूरी है, बाद में कुछ गड़बड़ होने पर नहीं।

रेफरेंस चेक और बैकग्राउंड चेक एक जैसे नहीं हैं

रेफरेंस चेक किसी की राय पूछता है: उसने कैसा प्रदर्शन किया, क्या आप उसे फिर से नौकरी पर रखेंगे। बैकग्राउंड चेक तथ्यों की पुष्टि करता है: क्या यह व्यक्ति वास्तव में वहाँ काम करता था, क्या वास्तव में उसके पास वह पद था, क्या वास्तव में उसने वह डिग्री हासिल की। आपको दोनों की ज़रूरत है, लेकिन ये अलग-अलग सवालों के जवाब देते हैं। किसी दोस्त की तरफ से मिली शानदार रेफरेंस, जो असल में कभी मैनेजर ही नहीं था, आपको कुछ नहीं बताती अगर नौकरी का अनुभव ही मनगढ़ंत हो।

क्या जांचना ज़रूरी है

सीवी में लिखी हर बात को वेरिफाई करने की ज़रूरत नहीं है। उन दावों पर ध्यान दें जो अगर झूठे निकलें तो आपका फ़ैसला वास्तव में बदल जाएगा।

1. पिछले नियोक्ताओं के पास तारीखें और पद। प्रदर्शन नहीं, सिर्फ तथ्य: क्या उन्होंने वहाँ काम किया, कब से कब तक, किस पद पर। एक-दो महीने का फ़र्क आम बात है और आमतौर पर हानिरहित होता है — लोग गोल-मोल आंकड़े देते हैं। लेकिन कोई ऐसी नौकरी जो अस्तित्व में ही नहीं है, या ऐसा पद जो कंपनी द्वारा बताए गए पद से दो स्तर ऊपर है, यह एक अलग समस्या है।
2. डिग्री या योग्यता खुद, अगर भूमिका के लिए ज़रूरी हो। ऐसी नौकरी के लिए जिसमें वास्तव में अकाउंटिंग योग्यता, इंजीनियरिंग डिग्री, या नर्सिंग लाइसेंस चाहिए — पुष्टि करें कि वह मौजूद है। लेकिन जिस नौकरी में डिग्री केवल एक अतिरिक्त फ़ायदा है, वहाँ आमतौर पर इसमें समय लगाना ज़रूरी नहीं।
3. पेशेवर लाइसेंस और सर्टिफिकेशन, जहाँ भूमिका इस पर निर्भर हो — डिलीवरी रोल के लिए ड्राइविंग लाइसेंस, सिक्योरिटी लाइसेंस, या किसी पेशेवर निकाय की सदस्यता। ये आमतौर पर मिनटों में एक सार्वजनिक रजिस्टर पर जांचे जा सकते हैं।
4. काम करने का अधिकार (राइट टू वर्क), अगर आप सीमाओं के पार हायरिंग कर रहे हैं या उम्मीदवार को परमिट या वीज़ा की ज़रूरत है। यह वैकल्पिक नहीं है और वास्तव में यह कोई फ़ैसले की बात नहीं — ऑफर बाइंडिंग बनने से पहले इसकी पुष्टि करा लें।

छोटी कंपनी के लिए आमतौर पर जिसकी ज़रूरत नहीं होती: क्रेडिट चेक, ऐसी भूमिकाओं के लिए क्रिमिनल रिकॉर्ड चेक जिन्हें इसकी ज़रूरत नहीं, और किसी के सोशल मीडिया को स्क्रॉल करके रेड फ्लैग खोजना। खासकर आखिरी वाला, जानकारी से ज़्यादा पूर्वाग्रह (bias) लाता है — आप किसी की राजनीति या व्यक्तिगत जीवन के बारे में एक राय बना लेंगे जिसका इस बात से कोई संबंध नहीं कि वह काम कर सकता है या नहीं, और फिर आप उसे भूल नहीं पाएंगे।

इसे वास्तव में कैसे वेरिफाई करें

उम्मीदवार द्वारा दिए गए पुराने नियोक्ता के नंबर पर कॉल न करें। कंपनी की मुख्य लाइन खुद खोजें और HR या पीपल टीम से बात करने के लिए कहें। ज़्यादातर मिड-साइज़ और बड़ी कंपनियों के पास इसके लिए एक स्टैंडर्ड प्रोसेस होता है — कभी यह एक फ़ॉर्म होता है, कभी सिर्फ तारीखों और पद की जल्दी फोन पुष्टि, कोई राय नहीं दी जाती। छोटी कंपनियाँ और स्टार्टअप्स आपको जो भी वहाँ मौजूद हो उससे बात करने दे सकती हैं; यह ठीक है, लेकिन फिर भी वही नंबर कॉल करें जो आपने खुद ढूँढा है, वह नहीं जो आपको दिया गया था।

डिग्री के लिए, विभाग के पास नहीं, यूनिवर्सिटी रजिस्ट्रार के पास जाएँ। ज़्यादातर यूनिवर्सिटीज़ के पास ठीक इसी काम के लिए एक वेरिफिकेशन सेवा या फ़ॉर्म होता है — यह पुष्टि करने के लिए कि किसी नामित व्यक्ति ने किसी निश्चित साल में किसी नामित प्रोग्राम को पूरा किया। कुछ इसके लिए छोटी फ़ीस लेते हैं। इसमें कुछ दिन लगना सामान्य है, इसलिए इसे अपने ऑफर टाइमलाइन में पहले से शामिल करें, न कि किसी के जॉइन कर लेने के बाद करें।

पेशेवर लाइसेंस के लिए, सीधे रेगुलेटर के सार्वजनिक रजिस्टर की जांच करें। ज़्यादातर लाइसेंसिंग बॉडीज़ — मेडिकल, लीगल, इंजीनियरिंग, फाइनेंशियल — एक सर्चेबल लिस्ट प्रकाशित करती हैं। यह इस लिस्ट में सबसे तेज़ जांच है और अगर भूमिका के लिए लाइसेंस ज़रूरी है तो इसे छोड़ने की कोई वजह नहीं है।

अगर किसी चीज़ को ट्रेस करना मुश्किल हो तो उम्मीदवार से मदद मांगें, खासकर पुरानी नौकरियों या ऐसी कंपनियों के मामले में जो बंद हो गई हों या नाम बदल चुकी हों। एक जायज़ उम्मीदवार आपको पेस्लिप, रेफरेंस लेटर, या किसी पुराने सहकर्मी का संपर्क दे देगा। जो व्यक्ति खुद अपनी लिखी किसी बात की पुष्टि में मदद मांगने पर बचाव की मुद्रा में आ जाए या टालमटोल करे, वह आपको कुछ बता रहा है।

प्रक्रिया में इसे कब करें

इंटरव्यू के बाद, आपके यह तय करने के बाद कि आप उन्हें हायर करना चाहते हैं, लेकिन ऑफर पूरी तरह फाइनल होने से पहले — आदर्श रूप से ऑफर की एक शर्त के रूप में, स्पष्ट शब्दों में कहा गया: "यह ऑफर काम के अनुभव और योग्यताओं की पुष्टि के अधीन है।" यह एक वाक्य, लिखित रूप में, इससे पहले कि उन्होंने अपनी मौजूदा नौकरी से इस्तीफ़ा दिया हो, ज़्यादातर काम कर देता है। यह यह संकेत देता है कि आप जांच करते हैं, जो अपने आप में लोगों को सच से हटकर बात करने से रोकता है, और यह आपको बिना किसी विवाद के, अगर कुछ मेल न खाए तो ऑफर वापस लेने का एक साफ़ तरीका देता है।

जब कुछ मेल न खाए तो क्या करें

ज़्यादातर मिसमैच छोटे और समझाने-योग्य होते हैं — कोई पद जो किसी के जाने से छह महीने पहले बदल गया, कोई शुरुआती तारीख जो कंपनी के दर्ज करने के तरीके के कारण कुछ हफ़्तों से इधर-उधर हो। सबसे बुरा मानने से पहले उम्मीदवार से सीधे पूछें और उन्हें समझाने का मौका दें। "HR ने आपके सीवी से अलग तारीखों की पुष्टि की है — क्या आप मुझे इस फ़र्क को समझने में मदद कर सकते हैं?" यह इसे उठाने का एक निष्पक्ष और उचित तरीका है।

जो फ़ैसले की बात नहीं है: कोई डिग्री जो अस्तित्व में ही नहीं है, कोई नौकरी जो कभी हुई ही नहीं, कोई लाइसेंस जो रजिस्टर पर नहीं है। ये गोल-मोल त्रुटियाँ नहीं हैं। अगर किसी ने अपने आवेदन की बुनियाद ही मनगढ़ंत बनाई है, तो यह इस बात की जानकारी है कि आपकी कंपनी के भीतर आने के बाद वह कैसे काम करेगा — यह सिर्फ इस एक नियुक्ति के बारे में नहीं है।

यहाँ की सच्ची सीमा

इस तरह की जांच आपको यह बताती है कि किसी का इतिहास असली है या नहीं। यह आपको यह बिल्कुल नहीं बताती कि वह वास्तव में आपके सामने वाला काम कर सकता है या नहीं — यह एक अलग सवाल है, जिसका सबसे बेहतर जवाब एक और फोन कॉल के बजाय एक स्ट्रक्चर्ड इंटरव्यू और एक असली वर्क सैंपल से मिलता है। कुछ नियोक्ता ठीक इसी वजह से एक स्किल्स असेसमेंट का उपयोग करते हैं: इसे इससे कोई फ़र्क नहीं पड़ता कि कोई किस यूनिवर्सिटी में गया था, यह जांचता है कि वह आज क्या कर सकता है। इसी वजह से AssessFit किसी उम्मीदवार के कुल स्कोर में सीवी-आधारित स्कोरिंग को 30% तक सीमित करता है — योग्यताएँ मायने रखती हैं, लेकिन वे पूरी तस्वीर नहीं हैं, और उनकी पुष्टि करना तो बस पहला कदम है।