Cómo verificar el historial laboral y el título de un candidato

Hiciste la oferta. Todo el mundo respira tranquilo. Entonces, a los tres meses, descubres que los "cinco años en una multinacional" fueron en realidad ocho meses a través de una agencia de empleo temporal, y que el título del CV es de una universidad que, por lo que puedes comprobar, no ofrece ese programa. Ahora estás gestionando a alguien cuya historia completa nunca verificaste.

Esta es la diferencia entre comprobar referencias y hacer una verificación de antecedentes, y las pequeñas empresas suelen saltarse esta segunda parte porque da la sensación de ser algo que solo hacen las grandes compañías. No es así. Solo lleva una tarde, y vale la pena hacerlo antes de que alguien empiece a trabajar, no después de que algo salga mal.

Comprobar referencias y verificar antecedentes no es lo mismo

Comprobar referencias consiste en pedir la opinión de alguien: cómo se desempeñó esa persona, si la volverían a contratar. Una verificación de antecedentes confirma hechos: si esa persona realmente trabajó allí, si de verdad ocupó ese puesto, si obtuvo realmente ese título. Necesitas ambas cosas, pero responden a preguntas distintas. Una referencia excelente de un amigo que en realidad nunca fue su jefe no te dice nada si el propio empleo es inventado.

Qué vale la pena verificar

No necesitas verificar todo lo que aparece en un CV. Céntrate en las afirmaciones que realmente cambiarían tu decisión si resultaran falsas.

1. Fechas y puestos en empleadores anteriores. No el desempeño, solo los hechos: si trabajaron allí, desde cuándo hasta cuándo, en qué puesto. Las discrepancias de un mes o dos son habituales y normalmente inofensivas: la gente redondea. Un trabajo completo que no existe, o un cargo dos niveles por encima de lo que confirma la empresa, es un problema distinto.
2. El título o cualificación en sí, si el puesto lo requiere. Para un trabajo que realmente necesita una cualificación en contabilidad, un título de ingeniería, una licencia de enfermería, confirma que existe. Para un puesto en el que el título es simplemente un plus, normalmente no vale la pena dedicarle tiempo.
3. Licencias profesionales y certificaciones, cuando el puesto dependa de una: un permiso de conducir para un trabajo de reparto, una licencia de seguridad, la afiliación a un colegio profesional. Suelen poder comprobarse en un registro público en minutos.
4. El derecho a trabajar, si estás contratando entre distintos países o el candidato necesita un permiso o visado. Esto no es opcional ni una cuestión de criterio: confírmalo antes de que la oferta se vuelva vinculante.

Lo que normalmente no vale la pena para una pequeña empresa: comprobaciones de crédito, verificación de antecedentes penales para puestos que no lo requieren, y rastrear las redes sociales de alguien en busca de señales de alarma. Esto último, en particular, tiende a introducir más sesgo que información: te formarás una opinión sobre la política o la vida personal de alguien que no tiene nada que ver con si puede hacer el trabajo, y ya no podrás "no saberlo".

Cómo verificarlo realmente

No llames al número que el candidato te dio de su antiguo empleador. Busca tú mismo la línea principal de la empresa y pregunta por Recursos Humanos o el equipo de personas. La mayoría de las empresas medianas y grandes tienen un proceso estándar para esto: a veces es un formulario, a veces una confirmación telefónica rápida de fechas y puesto, sin opiniones incluidas. Las empresas pequeñas y las startups quizá simplemente te pongan en contacto con quien esté disponible; eso está bien, pero llama al número que encontraste tú, no al que te dieron.

Para los títulos universitarios, acude a la secretaría de la universidad, no al departamento. La mayoría de las universidades tienen un servicio o formulario de verificación exactamente para esto: confirmar que una persona concreta completó un programa concreto en un año determinado. Algunas cobran una pequeña tarifa. Es normal que esto tarde unos días, así que incorpóralo al calendario de la oferta en lugar de hacerlo cuando la persona ya haya empezado.

Para las licencias profesionales, consulta directamente el registro público del organismo regulador. La mayoría de los colegios y entidades reguladoras —médicas, legales, de ingeniería, financieras— publican una lista consultable. Es la comprobación más rápida de esta lista y no hay razón para saltársela si el puesto exige la licencia.

Pide ayuda al candidato si algo es difícil de rastrear, especialmente en trabajos antiguos o empresas que ya han cerrado o cambiado de nombre. Un candidato razonable te ofrecerá una nómina, una carta de referencia o el contacto de un excompañero. Alguien que se pone a la defensiva o se muestra evasivo cuando le pides ayuda para confirmar algo que él mismo escribió te está diciendo algo.

En qué momento del proceso hacerlo

Después de la entrevista, después de haber decidido que quieres contratar a esa persona, pero antes de que la oferta sea definitiva; idealmente, como condición de la oferta, expresada con claridad: "esta oferta está sujeta a la verificación del empleo y las cualificaciones". Esa frase, por escrito, antes de que la persona haya presentado su renuncia en su trabajo actual, resuelve la mayor parte del problema. Señala que tú verificas, lo cual por sí solo desanima a estirar la verdad, y te da una forma limpia de retirar una oferta si algo no se sostiene, sin que se convierta en un conflicto.

Qué hacer cuando algo no coincide

La mayoría de las discrepancias son pequeñas y explicables: un puesto que cambió de nombre seis meses antes de que la persona se fuera, una fecha de inicio con unas semanas de diferencia por cómo la empresa lo registró. Pregunta directamente al candidato y dale la oportunidad de explicarse antes de asumir lo peor. "Recursos Humanos confirmó fechas distintas a las de tu CV, ¿me puedes ayudar a entender la diferencia?" es una forma justa y neutral de plantearlo.

Lo que no es cuestión de criterio: un título que no existe, un trabajo que nunca ocurrió, una licencia que no está en el registro. Eso no son errores de redondeo. Si alguien fabricó la base de su solicitud, eso te dice algo sobre cómo actuará una vez dentro de tu empresa, no solo sobre esta contratación en particular.

El límite honesto de todo esto

Este tipo de verificación te dice si el historial de alguien es real. No te dice nada sobre si esa persona puede realmente hacer el trabajo que tienes delante; esa es una pregunta distinta, que se responde mejor con una entrevista estructurada y una prueba de trabajo real, no con otra llamada telefónica. Algunos empleadores usan precisamente por eso una evaluación de habilidades: no le importa a qué universidad fue alguien, mide lo que esa persona puede hacer hoy. AssessFit limita la puntuación basada en el CV al 30% del total de un candidato por esta razón: las credenciales importan, pero no lo son todo, y verificarlas es solo el primer paso.