候補者の職歴と学歴を確認する方法

内定を出し、皆が安堵する。ところが入社3カ月後になって、「多国籍企業で5年間勤務」という経歴が実は派遣会社経由の8カ月間の勤務だったこと、そして履歴書に書かれていた大学が、調べる限りそのプログラムを実施していないことが判明する。こうしてあなたは、経歴のすべてを一度も確認していない人物をマネジメントすることになる。

これがリファレンスチェック（照会確認）とバックグラウンドチェック（経歴確認）の違いであり、小規模な雇用主は往々にして後者を完全にスキップしてしまう。大企業だけがやることのように感じられるからだ。しかし実際はそうではない。半日もあればできることであり、何か問題が起きた後ではなく、入社前にやっておく価値がある。

リファレンスチェックとバックグラウンドチェックは別物

リファレンスチェックは、その人の評判を尋ねるものだ——パフォーマンスはどうだったか、もう一度雇いたいと思うか。一方バックグラウンドチェックは、事実を確認するものだ——実際にそこで働いていたか、実際にその肩書を持っていたか、実際にその学位を取得したか。両方とも必要だが、答える問いが違う。実際にはマネージャーだったことのない友人からの絶賛のリファレンスも、そもそもその雇用自体が捏造されていれば何の意味もない。

何を確認する価値があるか

履歴書のすべての項目を検証する必要はない。もし虚偽だった場合に、実際に採用の判断を変えるような主張に絞って確認しよう。

1. 前職での在籍期間と役職。 パフォーマンスではなく、事実だけを確認する——本当にそこで働いていたか、いつからいつまでか、どんな役職だったか。1〜2カ月のずれはよくあることで、たいていは無害だ——人は日付を丸めがちなものだ。しかし、存在しない職歴まるごとや、会社側が確認した役職より2段階も上の肩書となると話は別だ。
2. その職務が必要とする場合の、学位や資格そのもの。 会計士資格、工学系の学位、看護師免許など、本当にその資格を必要とする職務であれば、それが実在するか確認しよう。学位があれば望ましい程度の職務であれば、通常はそこまで時間をかける価値はない。
3. その職務が依存している専門免許・資格——配送業務の運転免許、警備業の資格、専門団体の会員資格など。たいていは公開登録簿でものの数分で確認できる。
4. 就労資格——国境をまたいで採用する場合や、候補者に許可証やビザが必要な場合。これは選択の余地がある話ではなく、判断の分かれ目でもない。内定が確定する前に必ず確認しておくべきだ。

小規模な企業にとって、通常は価値がないもの：信用調査、その職務に必要のない犯罪歴チェック、そして誰かのSNSをスクロールして危険信号を探すこと。特に最後のものは、情報よりもむしろバイアスをもたらしがちだ——その人の仕事の能力とは何の関係もない政治観や私生活について、あなたは意見を持ってしまい、それを知らなかったことにはできなくなる。

実際にどう確認するか

候補者から教えられた旧職場の電話番号にはかけないこと。 自分でその会社の代表電話番号を調べ、人事部門に連絡を取ろう。中堅・大企業のほとんどは、こうした確認のための標準的な手続きを用意している——書式を使う場合もあれば、在籍期間と役職だけを電話で簡単に確認する（評価は一切伝えない）場合もある。小規模な会社やスタートアップでは、その場にいる誰かと話すだけということもあるだろう。それでも構わないが、その場合も教えられた番号ではなく、自分で調べた番号にかけること。

学位については、学部ではなく大学の学籍・証明担当部署（レジストラー）に問い合わせること。 ほとんどの大学には、まさにこの目的のための証明サービスや書式が用意されている——特定の人物が特定のプログラムを特定の年に修了したことを確認するものだ。少額の手数料がかかる場合もある。これには数日かかるのが普通なので、入社後ではなく、内定のスケジュールに組み込んでおこう。

専門免許については、規制団体の公開登録簿を直接確認すること。 医療、法律、工学、金融など、ほとんどの免許発行団体が検索可能な一覧を公開している。これはリストの中で最も早く確認できる項目であり、その職務にその免許が必要であるなら、省略する理由はない。

確認が難しい場合は、候補者本人に協力を求めよう。特に古い職歴や、その後閉業・社名変更した会社の場合はなおさらだ。まっとうな候補者であれば、給与明細や推薦状、元同僚の連絡先を提供してくれるはずだ。自分で書いた内容の確認に協力を求められて防御的になったり曖昧な態度を取ったりする人は、それ自体が何かを物語っている。

このプロセスのどの段階で行うべきか

面接の後、採用したいと決めた後、しかし内定が確定する前——理想的には、内定条件として明確にこう記しておく。「本内定は、職歴および資格の確認を条件とします」。この一文を、候補者が現職に退職の意向を伝える前に書面で示しておくことが、ほとんどの仕事をこなしてくれる。それは「確認をする」というシグナルとなり、それだけで人が話を盛ることを抑止する効果があり、また何か辻褄が合わない場合に、揉め事にすることなく内定を撤回するためのきれいな道筋を与えてくれる。

辻褄が合わないときの対応

食い違いの多くは些細で、説明のつくものだ——退職の半年前に変わった役職名、会社の記録方法の違いによる数週間のずれ。最悪の事態を想定する前に、まずは候補者本人に直接尋ね、説明の機会を与えよう。「人事から確認したところ、あなたの履歴書とは異なる日付が伝えられました。このギャップについて説明していただけますか？」というのは、公平で中立的な尋ね方だ。

判断の分かれ目にならないもの：存在しない学位、実際にはなかった職歴、登録簿に載っていない免許。これらは誤差の範囲ではない。もし応募の土台そのものを捏造していたのなら、それはこの1件の採用だけの問題ではなく、その人が入社後にどう振る舞うかについての情報でもある。

ここでの正直な限界

この種の確認は、その人の経歴が本物かどうかを教えてくれる。しかし、目の前の仕事を実際にこなせるかどうかについては何も教えてくれない——それは別の問いであり、もう一度電話をかけるよりも、構造化された面接と実際のワークサンプルによって答えるべきものだ。まさにこの理由から、スキルアセスメントを利用する雇用主もいる。それはその人がどの大学を出たかは気にせず、今日何ができるかを試すものだからだ。この理由から、AssessFitは候補者の総合スコアに占める履歴書ベースの評価の割合を30%までに制限している——資格は重要だが、それがすべてではなく、確認はあくまで最初の一歩に過ぎない。