Cara Memverifikasi Riwayat Kerja dan Ijazah Kandidat

Anda sudah memberikan penawaran kerja. Semua orang lega. Lalu tiga bulan kemudian, Anda baru tahu bahwa "lima tahun di perusahaan multinasional" itu ternyata hanya delapan bulan melalui agensi penyalur tenaga kerja, dan gelar yang tercantum di CV berasal dari universitas yang, sejauh yang Anda ketahui, tidak menyelenggarakan program studi tersebut. Sekarang Anda mengelola seseorang yang seluruh riwayatnya belum pernah Anda periksa.

Inilah kesenjangan antara pengecekan referensi dan pengecekan latar belakang (background check), dan pengusaha kecil sering melewatkan yang kedua karena merasa itu hanya dilakukan perusahaan besar. Padahal tidak begitu. Prosesnya hanya butuh waktu satu sore, dan lebih baik dilakukan sebelum seseorang mulai bekerja, bukan setelah ada masalah.

Pengecekan referensi dan pengecekan latar belakang itu berbeda

Pengecekan referensi menanyakan pendapat seseorang: bagaimana performa kandidat, apakah Anda akan merekrutnya lagi. Pengecekan latar belakang mengonfirmasi fakta: apakah orang ini benar-benar pernah bekerja di sana, benar-benar memegang jabatan itu, benar-benar meraih gelar tersebut. Anda memerlukan keduanya, tapi masing-masing menjawab pertanyaan yang berbeda. Referensi yang memuji-muji dari seorang teman yang ternyata bukan atasan sungguhan tidak ada artinya jika pekerjaan itu sendiri fiktif.

Apa yang perlu diperiksa

Anda tidak perlu memverifikasi semua hal di CV. Fokuslah pada klaim-klaim yang benar-benar akan mengubah keputusan Anda jika terbukti salah.

1. Tanggal dan jabatan di tempat kerja sebelumnya. Bukan soal performa, hanya faktanya: apakah mereka benar-benar bekerja di sana, dari kapan sampai kapan, dengan jabatan apa. Selisih satu-dua bulan itu wajar dan biasanya tidak masalah — orang sering membulatkan angka. Tapi pekerjaan yang seluruhnya tidak pernah ada, atau jabatan yang dua tingkat lebih tinggi dari yang dikonfirmasi perusahaan, adalah masalah yang berbeda.
2. Gelar atau kualifikasi itu sendiri, jika memang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Untuk pekerjaan yang benar-benar membutuhkan kualifikasi akuntansi, gelar teknik, atau lisensi keperawatan — pastikan hal itu memang ada. Untuk pekerjaan di mana gelar hanyalah nilai tambah, biasanya tidak perlu repot memeriksanya.
3. Lisensi profesi dan sertifikasi, jika posisi tersebut memang mensyaratkannya — SIM untuk posisi kurir, lisensi keamanan, atau keanggotaan organisasi profesi. Ini biasanya bisa dicek dalam hitungan menit melalui register publik.
4. Hak untuk bekerja (right to work), jika Anda merekrut lintas negara atau kandidat membutuhkan izin kerja atau visa. Hal ini bukan pilihan opsional dan bukan soal pertimbangan subjektif — pastikan sudah terkonfirmasi sebelum penawaran kerja menjadi mengikat.

Yang biasanya tidak perlu dilakukan perusahaan kecil: pengecekan riwayat kredit, pengecekan catatan kriminal untuk posisi yang tidak memerlukannya, dan menelusuri media sosial seseorang untuk mencari "tanda bahaya". Yang terakhir ini justru cenderung menimbulkan bias, bukan informasi berguna — Anda akan membentuk opini soal pandangan politik atau kehidupan pribadi seseorang yang sama sekali tidak berkaitan dengan kemampuannya melakukan pekerjaan, dan opini itu sulit dihapus dari pikiran Anda.

Cara memverifikasinya

Jangan menelepon nomor yang diberikan kandidat untuk perusahaan tempatnya bekerja dulu. Carilah sendiri nomor utama perusahaan tersebut dan mintalah berbicara dengan bagian HR atau tim people. Sebagian besar perusahaan menengah dan besar punya prosedur standar untuk ini — kadang berupa formulir, kadang hanya konfirmasi cepat lewat telepon soal tanggal dan jabatan saja, tanpa opini pribadi. Perusahaan kecil dan startup mungkin hanya akan menyambungkan Anda ke siapa pun yang ada di kantor; itu tidak masalah, tapi tetap gunakan nomor yang Anda temukan sendiri, bukan yang diberikan kandidat.

Untuk gelar, hubungi bagian registrasi universitas, bukan fakultas atau jurusan. Kebanyakan universitas memiliki layanan verifikasi atau formulir khusus untuk ini — mengonfirmasi apakah seseorang dengan nama tertentu memang menyelesaikan program studi tertentu pada tahun tertentu. Beberapa mengenakan biaya kecil. Proses ini wajar memakan waktu beberapa hari, jadi masukkan hal ini ke dalam timeline penawaran kerja Anda, bukan dilakukan setelah orang tersebut sudah mulai bekerja.

Untuk lisensi profesi, periksa langsung register publik dari lembaga pengaturnya. Sebagian besar badan pemberi lisensi — di bidang medis, hukum, teknik, keuangan — menerbitkan daftar yang bisa dicari. Ini adalah pengecekan tercepat dari semua yang disebutkan di atas, dan tidak ada alasan untuk melewatkannya jika posisi tersebut memang mensyaratkan lisensi.

Minta bantuan kandidat jika sesuatu sulit dilacak, terutama untuk pekerjaan lama atau perusahaan yang sudah tutup atau berganti nama. Kandidat yang wajar akan menawarkan slip gaji, surat referensi, atau kontak rekan kerja lama. Seseorang yang menjadi defensif atau menghindar ketika dimintai bantuan untuk mengonfirmasi sesuatu yang mereka tulis sendiri, sebenarnya sedang memberi Anda sinyal.

Kapan waktu yang tepat untuk melakukan ini dalam proses rekrutmen

Setelah wawancara, setelah Anda memutuskan ingin merekrut kandidat tersebut, tapi sebelum penawaran kerja benar-benar final — idealnya sebagai syarat dari penawaran itu sendiri, yang dinyatakan secara jelas: "penawaran ini bersyarat pada verifikasi riwayat kerja dan kualifikasi." Kalimat itu, tertulis secara resmi, sebelum kandidat mengajukan pengunduran diri dari pekerjaannya saat ini, sudah menyelesaikan sebagian besar pekerjaan Anda. Ini menandakan bahwa Anda memang melakukan pengecekan, yang dengan sendirinya membuat orang berpikir dua kali sebelum melebih-lebihkan cerita, dan memberi Anda jalan yang bersih untuk membatalkan penawaran jika ada yang tidak sesuai, tanpa berujung menjadi perselisihan.

Apa yang harus dilakukan jika ada yang tidak sesuai

Kebanyakan ketidaksesuaian bersifat kecil dan bisa dijelaskan — jabatan yang berubah enam bulan sebelum seseorang berhenti, tanggal mulai kerja yang selisih beberapa minggu karena cara perusahaan mencatatnya. Tanyakan langsung pada kandidat dan beri mereka kesempatan untuk menjelaskan sebelum Anda berasumsi yang terburuk. "Pihak HR mengonfirmasi tanggal yang berbeda dari yang tercantum di CV Anda — bisa tolong bantu saya memahami perbedaannya?" adalah cara yang adil dan netral untuk menyampaikannya.

Yang bukan sekadar pertimbangan subjektif: gelar yang tidak pernah ada, pekerjaan yang tidak pernah terjadi, lisensi yang tidak tercantum di register resmi. Itu bukan sekadar kesalahan pembulatan. Jika seseorang memalsukan dasar dari lamarannya, itu adalah informasi tentang bagaimana mereka akan bersikap begitu sudah masuk ke perusahaan Anda, bukan sekadar soal rekrutmen ini saja.

Batasan yang perlu diketahui

Pengecekan semacam ini memberi tahu Anda apakah riwayat seseorang itu nyata. Tapi ini tidak memberi tahu apa pun soal apakah mereka benar-benar bisa melakukan pekerjaan yang ada di depan mereka — itu pertanyaan yang berbeda, dan paling baik dijawab dengan wawancara terstruktur dan contoh kerja nyata, bukan telepon tambahan. Sebagian pemberi kerja menggunakan skills assessment justru karena alasan ini: alat ini tidak peduli seseorang kuliah di universitas mana, tapi menguji apa yang bisa mereka lakukan hari ini. AssessFit membatasi penilaian berbasis CV maksimal 30% dari total skor kandidat karena alasan ini — kredensial itu penting, tapi bukan segalanya, dan memverifikasinya hanyalah langkah pertama.