Comment vérifier le parcours professionnel et le diplôme d'un candidat

Vous avez fait l'offre. Tout le monde est soulagé. Puis, trois mois plus tard, vous découvrez que les « cinq ans dans une multinationale » se résumaient en réalité à huit mois via une agence d'intérim, et que le diplôme mentionné sur le CV provient d'une université qui, apparemment, ne propose pas ce cursus. Vous voilà en train d'encadrer quelqu'un dont vous n'avez jamais vérifié l'histoire.

C'est là toute la différence entre une prise de références et une vérification d'antécédents, et les petites entreprises sautent souvent cette seconde étape, comme si elle n'était réservée qu'aux grands groupes. Ce n'est pas le cas. Cela prend une après-midi, et il vaut mieux le faire avant qu'une personne ne prenne son poste, pas après que les problèmes aient commencé.

Prise de références et vérification d'antécédents : deux choses différentes

Une prise de références recueille une opinion : comment cette personne a-t-elle performé, la réembaucheriez-vous. Une vérification d'antécédents confirme des faits : cette personne a-t-elle réellement travaillé là, occupé ce poste, obtenu ce diplôme. Les deux sont nécessaires, mais elles répondent à des questions différentes. Une référence élogieuse donnée par un ami qui n'a jamais réellement été son manager ne vous apprend rien si l'emploi lui-même est inventé.

Que vaut-il la peine de vérifier

Inutile de tout contrôler sur un CV. Concentrez-vous sur les affirmations qui changeraient réellement votre décision si elles s'avéraient fausses.

1. Les dates et intitulés de poste chez les employeurs précédents. Pas la performance, juste les faits : la personne a-t-elle bien travaillé là, de quand à quand, à quel poste. Des écarts d'un mois ou deux sont fréquents et généralement sans gravité — les gens arrondissent. Un emploi entièrement inventé, ou un titre deux échelons au-dessus de ce que l'entreprise confirme, c'est un tout autre problème.
2. Le diplôme ou la qualification elle-même, si le poste l'exige. Pour un poste qui nécessite véritablement une qualification comptable, un diplôme d'ingénieur ou une licence d'exercice infirmier — confirmez qu'elle existe bien. Pour un poste où le diplôme n'est qu'un plus, cela ne mérite généralement pas le temps investi.
3. Les licences et certifications professionnelles, lorsque le poste en dépend — un permis de conduire pour un poste de livreur, une licence de sécurité, une adhésion à un ordre professionnel. Elles sont généralement vérifiables en quelques minutes sur un registre public.
4. Le droit de travail, si vous recrutez à l'international ou si le candidat a besoin d'un permis ou d'un visa. Ce point n'est pas facultatif et ne relève pas vraiment de l'appréciation personnelle — faites-le confirmer avant que l'offre ne devienne définitive.

Ce qui, en revanche, ne vaut généralement pas la peine pour une petite entreprise : les vérifications de solvabilité, les contrôles de casier judiciaire pour des postes qui n'en ont pas besoin, et le fait de scruter les réseaux sociaux d'une personne à la recherche de signaux d'alerte. Ce dernier point en particulier introduit souvent plus de biais que d'information — vous vous forgerez une opinion sur les convictions politiques ou la vie personnelle de quelqu'un, sans rapport aucun avec sa capacité à faire le travail, et vous ne pourrez plus faire abstraction de cette opinion.

Comment procéder concrètement

N'appelez pas le numéro que le candidat vous a donné pour son ancien employeur. Recherchez vous-même la ligne principale de l'entreprise et demandez à parler aux ressources humaines. La plupart des entreprises de taille moyenne ou grande ont une procédure standard pour cela — parfois un formulaire, parfois une simple confirmation téléphonique des dates et du titre, sans opinion donnée. Les petites entreprises et les startups vous mettront peut-être simplement en relation avec la personne disponible sur le moment ; c'est acceptable, mais appelez tout de même le numéro que vous avez trouvé vous-même, pas celui qu'on vous a fourni.

Pour les diplômes, adressez-vous au service de scolarité de l'université, pas au département concerné. La plupart des universités disposent d'un service ou d'un formulaire de vérification prévu exactement pour cela — confirmer qu'une personne nommée a bien suivi et validé un cursus donné, une année donnée. Certaines facturent de petits frais. Un délai de quelques jours est normal ; prévoyez-le dans votre calendrier d'embauche plutôt que de faire cette vérification une fois la personne déjà en poste.

Pour les licences professionnelles, consultez directement le registre public de l'organisme de régulation. La plupart des ordres professionnels — médical, juridique, ingénierie, finance — publient une liste consultable. C'est la vérification la plus rapide de toutes, il n'y a donc aucune raison de s'en dispenser si le poste exige cette licence.

Demandez de l'aide au candidat si un élément est difficile à retracer, notamment pour des emplois anciens ou des entreprises qui ont depuis fermé ou changé de nom. Un candidat raisonnable proposera une fiche de paie, une lettre de recommandation ou le contact d'un ancien collègue. Une personne qui se braque ou se dérobe quand on lui demande d'aider à confirmer ce qu'elle a elle-même écrit vous en dit long.

À quel moment du processus faire cela

Après l'entretien, une fois que vous avez décidé de recruter cette personne, mais avant que l'offre ne soit définitive — idéalement en la conditionnant explicitement : « cette offre est soumise à la vérification de l'emploi et des qualifications mentionnées ». Cette phrase, écrite noir sur blanc, avant que le candidat n'ait donné sa démission à son poste actuel, fait l'essentiel du travail. Elle signale que vous vérifiez, ce qui dissuade en soi les gens d'enjoliver la vérité, et elle vous donne un moyen propre de retirer une offre si quelque chose ne colle pas, sans que cela ne tourne au conflit.

Que faire quand quelque chose ne correspond pas

La plupart des écarts sont mineurs et explicables — un intitulé de poste modifié six mois avant le départ, une date de début décalée de quelques semaines à cause de la manière dont l'entreprise l'a enregistrée. Interrogez directement le candidat et laissez-lui la possibilité de s'expliquer avant de présumer le pire. « Les RH nous ont confirmé des dates différentes de celles indiquées sur votre CV — pouvez-vous m'aider à comprendre cet écart ? » est une façon juste et neutre d'aborder le sujet.

Ce qui, en revanche, ne relève pas de l'appréciation : un diplôme qui n'existe pas, un emploi qui n'a jamais existé, une licence absente du registre. Ce ne sont pas de simples arrondis. Si quelqu'un a fabriqué de toutes pièces les fondations de sa candidature, cela vous renseigne sur la manière dont cette personne se comportera une fois intégrée à votre entreprise — pas seulement sur ce recrutement précis.

La limite honnête de cette démarche

Ce type de vérification vous indique si le parcours d'une personne est authentique. Elle ne vous dit rien sur sa capacité à réellement faire le travail que vous lui confiez — c'est une question différente, à laquelle un entretien structuré et une véritable mise en situation professionnelle répondent bien mieux qu'un énième appel téléphonique. Certains employeurs utilisent d'ailleurs un test de compétences pour cette raison précise : peu importe l'université fréquentée, il évalue ce que la personne sait faire aujourd'hui. AssessFit plafonne d'ailleurs à 30 % la part du score total d'un candidat basée sur le CV — les diplômes comptent, mais ils ne racontent pas toute l'histoire, et les vérifier n'est que la première étape.