ऐसा जॉब डिस्क्रिप्शन कैसे लिखें जो सही लोगों को आकर्षित करे

आपने यह नौकरी अब तीसरी बार पोस्ट की है। वही टाइटल, वही बुलेट पॉइंट्स, जो किसी ने ऑनलाइन मिले टेम्पलेट से कॉपी किए थे। आपको चालीस आवेदन मिल रहे हैं और शायद उनमें से दो लोग ही वाकई यह काम कर सकते हैं। बाकी अड़तीस या तो यह काम कर ही नहीं सकते, या अगर उन्हें पता होता कि इस भूमिका में असल में क्या करना है, तो वे यह चाहते ही नहीं।

यह आमतौर पर सोर्सिंग की समस्या नहीं होती। यह लिखने की समस्या होती है। ज़्यादातर जॉब डिस्क्रिप्शन प्रभावशाली दिखने के लिए लिखे जाते हैं, सही तरीके से छांटने के लिए नहीं। इसे ठीक करने का तरीका यहाँ है।

मिशन स्टेटमेंट से नहीं, असल पल से शुरू करें

अपनी कंपनी की "रोमांचक यात्रा" वाला पैराग्राफ छोड़ दें। इसे कोई नहीं पढ़ता, और जो पढ़ते भी हैं वे अक्सर गलत लोग होते हैं — वे नौकरी को नहीं, बल्कि उस टोन को प्रतिक्रिया दे रहे होते हैं। इसके बजाय असल काम से शुरुआत करें:

> "आप अपने हफ्ते का ज़्यादातर हिस्सा सप्लायर इनवॉइस मिलाने, गुम PO नंबरों के लिए तीन विभागों के पीछे भागने, और महीने की 5 तारीख तक बहीखाता बंद करने में बिताएंगे।"

यह एक वाक्य किसी भी "डायनामिक टीम प्लेयर" वाली भाषा से कहीं बेहतर छंटाई करता है। जिसे कागज़ी काम के पीछे भागना नापसंद है, वह तुरंत खुद को अलग कर लेगा। जो इसी काम में माहिर है, वह इसमें खुद को पहचानकर पूरे भरोसे से आवेदन करेगा।

वे आवश्यकताएं लिखें जिन्हें आप असल में जांचेंगे, न कि जो सुरक्षित लगती हैं

ज़्यादातर आवश्यकताओं की सूची बचावात्मक होती है — पिछली किसी नियुक्ति में कोई कमी रह गई थी, या उन्हें छोड़ना जोखिम भरा लगता है, इसलिए जोड़ दी जाती है। नतीजा एक ऐसी विशलिस्ट होती है जिसे कोई पूरा नहीं करता, जो या तो अच्छे उम्मीदवारों को डरा देती है, या सबको थोड़ा-बहुत झूठ बोलना सिखा देती है।

आवश्यकताओं का सेक्शन लिखने से पहले, दो चीज़ों को अलग करें:

1. वह जो आप वाकई जांचेंगे या सत्यापित करेंगे — कोई कौशल, कोई प्रमाणपत्र, कोई भाषा, कोई टूल।
2. वह जिसकी आप उम्मीद रखते हैं पर जांच नहीं करेंगे — जैसे "मजबूत संवाद कौशल," "X के प्रति जुनूनी।"

श्रेणी 2 का ज़्यादातर हिस्सा हटा दें। अगर आप इसे सत्यापित नहीं कर सकते, तो यह आवश्यकता नहीं है — यह एक इच्छा है, और इसे ज़्यादा से ज़्यादा "नाइस टू हैव" लाइन में जगह मिलनी चाहिए, मुख्य आवश्यकताओं में नहीं।

श्रेणी 1 के लिए, ठोस रहें:

• खराब: "मजबूत एक्सेल कौशल।"
• बेहतर: "बिना किसी ट्यूटोरियल के, एक कच्चे एक्सपोर्ट से पिवट टेबल और VLOOKUP बनाने में सहज।"

दूसरा वर्जन सही व्यक्ति को बताता है "हाँ, यह मैं ही हूँ" और गलत व्यक्ति को बताता है "मुझे शायद इस आवेदन पर अपनी दोपहर बर्बाद नहीं करनी चाहिए।" आवश्यकताओं की सूची का पूरा काम यही है — प्रभावित करना नहीं, छांटना।

नंबर बताएं, या बताएं कि क्यों नहीं बताएंगे

अगर आप सैलरी रेंज बताने में सहज हैं, तो ज़रूर बताएं — इससे उन आवेदनों में कमी आती है जो ऑफर के समय वैसे भी पीछे हट जाते। अगर आप अभी इसे प्रकाशित करने के लिए तैयार नहीं हैं, तो कम से कम नौकरी पोस्ट करने से पहले इसे आंतरिक रूप से तय कर लें। इससे ज़्यादा समय किसी और चीज़ से बर्बाद नहीं होता कि तीन इंटरव्यू राउंड के बाद आखिर में पता चले कि कोई नंबर पहले से किसी ने कहा ही नहीं था।

बताएं कि यहाँ कौन नाखुश रहेगा

यह उल्टा लग सकता है, लेकिन यह सबसे उपयोगी वाक्यों में से एक है जो आप लिख सकते हैं। हर नौकरी किसी न किसी अच्छे, सक्षम व्यक्ति के लिए गलत होती है। उस व्यक्ति को नाम दें:

> "यह भूमिका उस व्यक्ति के लिए उपयुक्त है जिसे एक तय, अनुमानित दिनचर्या पसंद हो। अगर आप हर दिन विविधता और बदलाव में फलते-फूलते हैं, तो आपको यह निराशाजनक लगेगा।"

आप बिना किसी वजह के लोगों को डरा नहीं रहे — आप दोनों पक्षों को एक ऐसे इंटरव्यू से बचा रहे हैं जो कभी अच्छे नतीजे पर पहुंचने वाला ही नहीं था। एक जॉब डिस्क्रिप्शन जो सिर्फ यह बताता है कि कौन फिट है, आधी उपयोगी जानकारी छोड़ देता है।

विशेषणों के ढेर को काट दें

अपने ड्राफ्ट को पढ़ें और बिना किसी सबूत वाले विशेषणों को गिनें: "ड्राइवन," "डिटेल-ओरिएंटेड," "सेल्फ-स्टार्टर," "पैशनेट," "इनोवेटिव।" ये शब्द बताते हैं कि आप चाहते हैं कि उम्मीदवार खुद को कैसे देखे, न कि कोई ऐसी चीज़ जिसे आप माप सकें। हर कोई सोचता है कि वह डिटेल-ओरिएंटेड है। विशेषण हटाएं और उसकी जगह व्यवहार लिखें:

• "डिटेल-ओरिएंटेड" की जगह: "उन आंकड़ों को पकड़ लेता है जो मेल नहीं खाते, इससे पहले कि वे किसी क्लाइंट की समस्या बनें।"
• "सेल्फ-स्टार्टर" की जगह: "बिना रोज़ाना निर्देश के यह तय करने में सहज कि आगे क्या काम करना है, क्योंकि पहले तीन महीनों में आप ज़्यादातर अकेले ही काम करेंगे।"

व्यावहारिक जानकारी वहां रखें जहां लोग उसे असल में ढूंढ सकें

बहुत से अच्छे उम्मीदवार इसलिए हाथ से निकल जाते हैं, न कि इसलिए कि नौकरी उनके लिए गलत है, बल्कि इसलिए कि वे आपकी पोस्टिंग से यह नहीं समझ पाते कि बुनियादी लॉजिस्टिक्स क्या हैं। साफ-साफ शामिल करें, शुरुआत या अंत के पास:

• काम कहां होता है (ऑफिस, हाइब्रिड, पूरी तरह रिमोट, और अगर रिमोट है — तो कौन से टाइम ज़ोन ओवरलैप होने ज़रूरी हैं)
• काम के घंटे, खासकर अगर शिफ्ट में काम है या वीकेंड कवरेज ज़रूरी है
• हायरिंग प्रोसेस कैसा दिखता है और लगभग कितना समय लगता है

यह आखिरी बात लोगों की सोच से ज़्यादा मायने रखती है। "दो इंटरव्यू और एक छोटा स्किल्स एक्सरसाइज़, आमतौर पर दो हफ्तों में" एक गंभीर उम्मीदवार को बताता है कि आप उनके समय की कद्र करते हैं। यह चुपचाप उन लोगों को भी छांट देता है जो चरण छोड़ने की उम्मीद कर रहे हों।

तय करें कि आप किस चीज़ की जांच करेंगे, इससे पहले कि आप लिखें कि आप किसकी तलाश में हैं

यहाँ एक जाल है: जॉब डिस्क्रिप्शन में "मजबूत विश्लेषणात्मक कौशल" लिखना आसान है, लेकिन इंटरव्यू में यह वाकई पता लगाना कहीं ज़्यादा मुश्किल है कि किसी में यह है या नहीं। अगर कोई कौशल पोस्टिंग में डालने लायक महत्वपूर्ण है, तो अभी तय करें कि आप बाद में इसे कैसे जांचेंगे — एक वर्क सैंपल, एक छोटा संरचित टेस्ट, एक असली उदाहरण के साथ खास इंटरव्यू सवाल। AssessFit जैसे टूल्स ठीक इसी अंतर को पाटने के लिए मौजूद हैं, ताकि आप जिन कौशलों की सूची बनाएं, वे ऐसे हों जिन्हें आप वाकई सत्यापित कर सकें, न कि ऐसे जिनके बातचीत में उभर आने की उम्मीद कर रहे हों। लेकिन अगर जॉब डिस्क्रिप्शन ने कुछ ऐसा वादा किया जिसे जांचने की आपने कभी योजना ही नहीं बनाई, तो टूल कोई मायने नहीं रखता।

पोस्ट करने से पहले एक छोटी चेकलिस्ट

• क्या आज यह काम करने वाला कोई व्यक्ति आपके विवरण में अपने खुद के हफ्ते को पहचान पाएगा?
• क्या आप हर आवश्यकता का बचाव कर सकते हैं यह कहकर कि आप उसे वाकई सत्यापित करेंगे?
• क्या आपने सैलरी रेंज बताई, या जानबूझकर न बताने का फैसला किया और उसकी वजह भी बताई?
• क्या आपने लोगों को यह बताया कि यह नौकरी किसके लिए गलत है, न कि सिर्फ यह कि किसके लिए सही है?
• क्या पोस्टिंग में यह बताया गया है कि प्रक्रिया में कितना समय लगता है और इसमें क्या-क्या शामिल है?

एक जॉब डिस्क्रिप्शन जो ईमानदारी से छांटता है, आपको कम आवेदन देगा। यही तो मकसद है। चालीस आवेदन जिनमें से दो असली हों, वह बारह आवेदनों से बदतर है जिनमें से छह असली हों — भले ही दूसरा नंबर छोटा लगे।